Aşırı düşük teklif sorgulamasına esas olmak üzere isteklilere analiz formatı verilmesi

KİGT’nin 45.1.4’üncü maddesinde, “İdare tarafından ihale dokümanı kapsamında;

1. a) Teklif birim fiyatlı işlerde; her bir iş kaleminin yapım şartlarına, tarif ve içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,
2. b) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde; iş kalemleri ve/veya iş gruplarının yapım şartlarına bağlı kalınarak, her iş kalemi/iş grubunun içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,

 (Ek-Y.2)’de yer alan örneğe uygun analiz formatının isteklilere verilmesi, isteklilerin de tekliflerinin aşırı düşük olarak tespit edilerek kendilerinden açıklama istenmesi durumunda, yapacakları açıklamada sunacakları analizlerin verilen bu formata uygun olması gerekmektedir.

İdare tarafından bütün iş kalemleri/iş grupları için tek bir analiz formatı düzenlenebileceği gibi, iş kalemleri/iş gruplarının yapım şartlarına göre birden fazla analiz formatı da düzenlenebilir. Ancak bu durumda, idare ihale dokümanında hangi analiz formatının hangi iş kalemleri/iş grupları için kullanılacağını belirtmek zorundadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verilmesi gerekmektedir. Ancak idarece niteliği gereği analiz formatı hazırlanamayan iş kalemlerine ilişkin isteklilerin açıklamaları kapsamında analiz sunmalarına gerek olmayıp, anılan iş kalemlerine ilişkin açıklamalar 45.1.13 maddesi uyarınca yapılabilir.” açıklaması yer almaktadır.

Buna göre, ihale dokümanı kapsamında verilecek analiz formatında idare tarafından sadece girdi cinslerinin (malzeme, işçilik, makine vb. şeklinde) belirtilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla, ihale dokümanı kapsamında verilecek analiz formatı işin bünyesindeki her bir imalatın ayrıntılı dökümünü içerecek şekilde düzenlenmeyecektir. İmalatın ayrıntılı dökümü, daha açık anlatımla girdi cinslerine bağlı analiz girdileri ve birim miktarlar ise, istekli tarafından analize işlenecektir. İhale dokümanı kapsamında verilecek analiz formatında analiz girdileri ile birim miktarların belirtilmeyecek olması, isteklilerin farklı analiz girdileri ve birim miktarlar kullanmış olması durumunda, aşırı düşük tekliflerin ihale komisyonu tarafından değerlendirilmesini zorlaştıracak bir sonuç ortaya çıkabilecektir. Bu durum karşısında, ihale komisyonu üyelerinin analizleri değerlendirirken eşit muamele ilkesine uygun işlem tesis etmesi ve bu ilkeyi gözetmesi önemli hâle gelmektedir.^[1]

İdarece ihale dokümanı kapsamında isteklilere verilen analiz formatında sadece girdi cinslerine yer verilmesi gerekmekte olup, buna ilaveten analiz girdileri ile miktarlarına ve tutarlarına yer verilmesi ihale iptal sebebi olabilmektedir.^[2]

İsteklilerce verilen analizlerin söz konusu formata uygun olarak malzeme, işçilik, makine ve diğer girdiler ile bunlara ilişkin miktar ve fiyatları içermemesi açıklamaların reddedilmesi sonucunu doğuracaktır.

Söz konusu hususa ilişkin Kurul ve Mahkeme kararları aşağıda sunulmuştur.

Kurul’un 06.10.2015 tarih 2015/UY.I-2663 sayılı Kararı.

…Yukarıda anılan Tebliğ maddesi gereğince, idareler tarafından özel iş kalemlerine ve paçal iş kalemlerine ilişkin olarak bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının detaylı şekilde gösterildiği analiz formatlarının isteklilere verilmesi gerektiği, isteklilerin bu tür iş kalemlerine yönelik açıklamalarını bu analizleri esas alarak yapmaları gerektiği anlaşılmıştır.

 İdarenin aşırı düşük teklif sorgu yazısı incelendiğinde, 34 özel iş kaleminden yalnızca 3 adedine ilişkin olarak analizler düzenlenip isteklilere sunulduğu, geriye kalan 31 adet özel iş kalemi içerisinde esaslı imalat gerektiren iş kalemleri olduğu, söz konusu iş kalemlerine ilişkin olarak da idare tarafından analiz hazırlanıp isteklilere verilmesi gerektiği anlaşılmış olup idarenin aşırı düşük teklif sorgulama işlemi bu yönüyle mevzuata uygun bulunmamıştır.

İddia konularının aşırı düşük teklif değerlendirilmesi işlemine yönelik olduğu ve mevzuata uygun olmayan aşırı düşük teklif sorgulama işlemi neticesinde yapılan işlemlerin sağlıklı şekilde incelenemeyeceği sonucuna ulaşıldığından yukarıda anılan gerekçeler doğrultusunda aşırı düşük teklif sorgulama yazılarının tekrar düzenlenip sınır değerin altında kalan isteklilere yeniden gönderilmesi ve aşırı düşük teklif değerlendirilmesi işleminin yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

(Aşırı Düşük Teklif Sorgulama Rehberi, TBB Yayınları,2016)

[1] USLU; DEMİREL, a.g.e., ss. 274-275.

[2] 2011/UY.II-3462 sayılı Kurul Kararında bu hususa ilişkin olarak, …Bu itibarla, teklif birim fiyat üzerinden çıkılan söz konusu ihalede, idarece düzenlenen analiz formatının yukarıda yer verilen Tebliğ açıklamasına aykırı olduğu, idarece sadece girdi cinslerinin belirlenmesi gerekirken, analiz girdilerinin, miktarlarının ve tutarlarının belirlendiği anlaşıldığından, analiz formatının mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmış, idarece bu yönde yapılan değerlendirmenin yerinde olduğu anlaşılmıştır, denilmektedir.