İdarenin aktarılan cevabi yazısından da anlaşılacağı üzere, ihalenin ilk oturumunda hazır bulunan isteklilere son (ikinci) yazılı fiyat tekliflerini ne zaman vereceklerinin sözlü olarak bildirildiği, ancak Kamu İhale mevzuatında sözlü bildirim usulünün bulunmadığı, ayrıca Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale ve ön yeterlik dokümanının hazırlanması” başlıklı 13’üncü maddesi gereğince idarenin ihale dokümanının hazırlanmasında ve ihalenin gerçekleştirilmesinde anılan Yönetmelik’in ekinde yer alan standart formları esas alması gerektiği değerlendirilmiş olup, KİK014.4/H standart formu ile isteklilerin son yazılı fiyat tekliflerini vermeye davet edilmeleri gerektiği anlaşılmıştır.
Bu bağlamda, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin ekinde bulunan KİK014.4/H “pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde isteklilerin son yazılı fiyat tekliflerini vermeye davet edilmelerine ilişkin form” standart formunda yer alan “…4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin [(a)/(b)/(c)/(d)/(e)(f)] bendinde göre pazarlık usulü ile gerçekleştirilen [işin adı] ihalesine ilişkin olarak ilk fiyat teklifinizi aşmamak kaydıyla, son fiyat teklifinizi en geç _ _/_ _/_ _ _ _ tarihi, saat _ _:_ _’a kadar ihale dokümanında yapılan düzenlemeye uygun olarak ihale komisyonuna ulaştırmanız gerekmektedir.
Bu mektubun [elden tebliğ edilmesi halinde aynı gün/iadeli taahhütlü mektupla gönderilmesi halinde mektubun teslim edildiği tarih /EKAP üzerinden** bildirilmesi halinde bildirim tarihi/ faksla bildirilmesi halinde bildirim tarihi ] tarafınıza tebliğ tarihi sayılacaktır…” ifadeden pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalelerde idare tarafından, isteklilerin son yazılı fiyat teklifini vermek için, aktarılan standart forma uygun olarak elden, iadeli taahhütlü mektupla veya EKAP üzerinden yazılı olarak davet edilmeleri gerektiği sonucuna varılmıştır.
Bu çerçevede yapılan değerlendirmede, teklif veren 9 isteklinin sundukları belgelerin tam ve uygun olduğu şeklinde tutanak tutulduğu, isteklilerden son yazılı fiyat tekliflerinin kamu ihale mevzuatında belirtilen şekilde yazılı olarak istenildiği ve ihale komisyonunca teslim alındığına dair herhangi bir belge veya bilginin bulunmadığı, söz konusu durumda sadece bir isteklinin son (ikinci) yazılı fiyat teklifinin bulunduğu göz önünde bulundurulduğunda, mevcut durumun Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelere ve 21’inci maddesinin beşinci fıkrasına aykırı olduğu sonucuna ulaşılmıştır.
Ayrıca, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler” başlıklı 7’nci maddesinin beşinci fıkrasına aykırı olarak, geçerli teklif sahibi isteklilerden son fiyat teklifleri mevzuata uygun şekilde alınmaksızın yaklaşık maliyetin hazır bulunanlara açıklandığı, bu çerçevede sadece ihale üzerinde bırakılan isteklinin son (ikinci) yazılı fiyat teklifini verdiği, ihalede gelinen aşamada isteklilerin son fiyat tekliflerini sağlıklı oluşturmasının mümkün olamayacağı ve bu aşamadan sonraki işlemlerin geri alınamayacağı tespit edildiğinden ihalenin iptali gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.
