5.03.2019 tarihinde yapılan “Özel Güvenlik Hizmet Alımı” ihalesine EKAP üzerinden e-imza kullanarak tekliflerini sundukları, 15.03.2019 tarihinde kendilerinden beyanlarını tevsik eden belgelerin sunulmasının istenildiği, 18.03.2019 tarihinde istenilen belgelerin asılları ve birer adet fotokopileri ile birlikte idareye gidilerek sunulan belgelerin idare görevlisi Cuma Ali GÜNDOĞDU tarafından “aslı idarece görülmüştür” ibaresi ile şerh edilmesinin istenildiği, belgelerin kontrolü esnasında iş deneyimini tevsik etmek amacıyla sunulan Kilis Organize Sanayi Bölge Başkanlığına yapmış oldukları işe ait sözleşme, SGK işe giriş bildirgeleri ve fatura suretlerine adı geçen idare görevlisi tarafından “fatura ve SGK işe giriş bildirgelerinin noter onaylı olmadığı” gerekçesiyle “aslı idarece görülmüştür” kaşesinin yapılmadığı, söz konusu durumun tutanak altına alınarak şikâyet dilekçesi ekinde yer aldığı, 25.03.2019 tarihli ihale komisyonu kararı ile “Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 47’nci maddesine istinaden iş deneyimini tevsik etmek amacıyla sundukları fatura örneklerinin noter onaylı olmadığı” gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakılmalarının Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesine aykırı olduğu,
İddia edilmiştir.
İLGİLİ KARAR
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde “…ç) İş deneyim belgesi: Adayın veya isteklinin ihale konusu hizmet veya benzer hizmetlerdeki mesleki deneyimini gösteren, hizmet alımlarında iş bitirme belgesi, yapımla ilgili hizmet işlerinde ise iş bitirme belgesi, iş durum belgesi, iş denetleme belgesi ve iş yönetme belgesini,
- d) İş deneyimini gösteren belgeler: İş deneyim belgeleri ve teknolojik ürün deneyim belgesi ile gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa gerçekleştirilen işlere ilişkin olarak Yönetmeliğin 47 nci maddesinde belirtilen belgeleri,
…ifade eder.” hükmü,
Aynı Yönetmelik’in “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.” hükmü,
Aynı Yönetmelik’in “İş deneyim belgesi düzenlenemeyen hallerde iş deneyimini gösteren diğer belgeler ve bu belgelerde aranacak kriterler” başlıklı 47’nci maddesinde “(1) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, iş deneyim belgesi düzenlenemez. Bu durumda, bitirilen işlere ilişkin iş deneyiminin belgelendirilmesinde aşağıdaki esaslar uygulanır:
(a) Yurtdışında gerçekleştirilen işler hariç bu madde kapsamında yer alan işlerde; sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen; fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri veya serbest meslek makbuzu nüshaları ya da bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri, personel çalıştırılan işlerde ise bu belgelere ek olarak o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgeler, iş deneyimini gösteren belgelerdir. Aday veya istekli, iş deneyimini gösteren bu belgeleri başvuru veya teklifi kapsamında sunar. Bu maddede belirtilen işler için iş deneyim belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınamaz…” hükmü,
Aynı Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) Açık ihale usulü veya Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendine göre pazarlık usulünün kullanıldığı ihaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.
(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.
(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.
…
(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.
(10) Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için (Mülga ibare:16.03.2019-30716 R.G/12. md.; yürürlük:26.03.2019)makul bir süre verilir. Verilen süre içerisinde beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektubu ve sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektubunu idarenin talebi üzerine sunmayan (Mülga ibare: 16.03.2019-30716 R.G/12. md.; yürürlük:26.03.2019) istekliler hakkında, Kanunun 17 nci maddesi uyarınca işlem yapılır.
(11) İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen bilgiler, bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgeler ya da geçici teminat mektubu arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez.” hükmü yer almaktadır.
…
Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:
7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;
- a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya
- b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,
sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 25’den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir…” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.9’uncu maddesinde “7.9.1. İdarece talep edilmesi halinde istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte bu maddede düzenlenen şekil kurallarına uygun olarak sunulur.
7.9.2. İstekliler, bu madde kapsamında idarece talep edilen belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.
7.9.3. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.9.4. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine belgelerin tesliminden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini sunabilirler.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir.
…
22.8. İdarece talep edilmesi durumunda istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak süresi içerisinde sunulmak zorundadır.” düzenlemesi yer almaktadır.
İnceleme konusu ihalenin e-teklif alınmak suretiyle ve açık ihale usulüyle gerçekleştirildiği, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesine uygun olarak tekliflerin elektronik ortamda alındığı, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmeliğin ekinde bulunan diğer standart formların kullanıldığı,
25.03.2019 tarihli ihale komisyonu kararında ihalede 10 adet ihale dokümanı alındığı,15.03.2019 tarihinde elektronik ortamda gerçekleştirilen ihaleye 3 isteklinin katıldığı, Mono Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.nin teklif tutarının sınır değerin altında olduğu gerekçesiyle teklifinin reddedildiği, başvuru sahibi Türkler Özel Güvenlik Koruma ve Eğitim Hizmetleri Ltd. Şti.nin iş deneyimini tevsik etmek amacıyla sunduğu fatura örneklerinin belgelerin sunuluş şekline uygun olmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin tek geçerli teklif sahibi ESK Karahanlılar Özel Güvenlik Koruma Hizmetleri Tic. ve San. Ltd. Şti.- Özel Feza Güvenlik Hizmetleri Eğitim Ltd. Şti. İş Ortaklığının üzerinde bırakıldığı görülmüştür.
Öncelikle, aktarılan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği hükümlerinden gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde iş deneyiminin belgelendirilebilmesi için, işe ilişkin sözleşmenin, fatura örneklerinin veya yetkili makamlarca onaylı suretlerinin, personel çalıştırılan işlerde ise bu belgelere ek olarak o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgelerin sunulmuş olması gerektiği,
İdari Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinden; “yeterlik bilgileri tablosu”nda “ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” ile “istekliye ait bilgiler” ve “açıklamalar” başlığı altında ayrı sütunlar açıldığı, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle standart formalara uygun şekilde doldurulacağı, idarece talep edilmesi durumunda ise istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenlerin ekleri ile birlikte aynı Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.9’uncu maddesinde düzenlenen şekil kurallarına uygun olarak sunulacağı, isteklilerin idarece talep edilen belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorunda oldukları, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyan belgelerin geçerli kabul edilmeyeceği, isteklilerin istenen belgelerin aslı yerine belgelerin tesliminden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini sunabileceği anlaşılmaktadır.
İdarece gönderilen ihale işlem dosyası incelendiğinde, başvuru sahibi istekli tarafından e-teklifi kapsamında sunulan Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin bilgiler bölümünün “iş deneyim belgesi düzenlenmeyen hallerde iş deneyimini gösteren diğer belgeler” kısmının doldurulduğu, sözleşme tarihinin 17.05.2017 olarak, sözleşme tutarının 79.434,68 TL, toplam fatura tutarının 77.555,58 TL olarak belirtildiği görülmüştür.
İdarenin 15.03.2019 tarihli ve 113 sayılı yazısı ile anılan istekliden e-teklifi kapsamında beyan ettiği bilgilerin tevsiki için EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet siteleri üzerinden sorgulanamayan belgelerin İdari Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.9’uncu maddesine uygun olarak 19.03.2019 tarihine kadar idareye sunmalarının istenildiği,
Başvuru sahibi Türkler Özel Güvenlik Koruma ve Eğitim Hizmetleri Ltd. Şti. tarafından iş deneyimini tevsik etmek üzere Kilis Organize Sanayi Bölgesi Yönetim Kurulu Başkanlığına gerçekleştirilen özel güvenlik hizmet alımı işine ilişkin sözleşme ve faturalarla birlikte Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş belgelerin 18.03.2019 tarihinde idareye sunulduğu tespit edilmiştir.
Bahse konu sözleşmede, sözleşme konusunun “3 personel ile (1silahlı 2 silahsız) özel güvenlik hizmet alımı.”, sözleşme bedelinin “79.434,68 TL (KDV hariç)”, işe başlama tarihinin “22.05.2017”, bitiş tarihinin 31.12.2017”, iş kapsamında çalışacak personel sayısının 3 (üç) kişi olarak belirtildiği görülmüş olup sözleşme üzerine idare görevlisi Cuma Ali Gündoğdu tarafından “Aslı gibidir” kaşesinin yapıldığı görülmüştür.
Ayrıca, belge ekinde 31.05.2017, 30.06.2017, 31.07.2017, 22.08.2017, 30.09.2017, 31.10.2017, 30.11.2017 ve 31.12.2017 tarihli 8 adet fatura örneğinin yer aldığı, söz konusu nüshalar üzerinde noter, meslek mensubu (SM, YMM, SMMM) veya vergi dairesi onayı bulunmadığı tespit edilmiştir.
Şikâyete konu fatura örneklerinin asılları gösterilmek suretiyle fotokopilerinin idareye sunulduğunun itirazen şikâyet dilekçesinde belirtilmekle birlikte, idare yetkilisi tarafından Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesi gereğince ihale tarihinden sonra getirilen fotokopi belgelere “aslı gibidir” kaşesi yapılmadığı ve söz konusu durumun 18.03.2019 tarihinde tutanak altına alındığı görülmüştür.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde isteklilerin istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini de teklifleri kapsamında sunabilecekleri yönünde hüküm olmakla birlikte, inceleme konusu ihalenin elektronik ortamda e-teklif alınmak suretiyle gerçekleştirildiği ve “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” kullanılarak ihale dokümanının oluşturulduğu dikkate alındığında, söz konusu ihalede, e-ihalenin niteliği, işleyişi ve sistematiğine uygun olarak ihale sürecinde uygulanacak kuralların belirlendiği İdari Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.9’uncu maddesinde yer alan “İstekliler istenen belgelerin aslı yerine belgelerin tesliminden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini sunabilirler.” düzenlemesinin uygulanması gerektiği anlaşılmıştır.
Bu bağlamda, başvuru sahibi istekli tarafından beyan ettiği iş deneyimi bilgilerini tevsik eden sözleşme, fatura ve SGK internet çıktıları belgelerini idareye sunmasında, fatura örnekleri ile birlikte birer adet fotokopilerini de idareye sunarak, İdare Şartname’nin “Belgelerin Sunuluş şekli” başlıklı 7.9’uncu maddesi gereğince belge tesliminden önce fotokopilere idare tarafından “Aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülmesi istenilmesinde teklif türü (e-teklif) itibariyle mevzuata aykırılık bulunmadığı tespit edilmiştir.
Sonuç itibariyle, idarece başvuru sahibi istekli tarafından sunulan fatura örnekleri gösterilmek suretiyle fotokopilerine “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde bir şerh yapılmamasında ve anılan isteklinin teklifinin söz konusu gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uygunluk bulunmadığı, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır
