Toplantı No : 2019/041
Gündem No : 32
Karar Tarihi : 05.09.2019
Karar No : 2019/UH.II-1075
BAŞVURU SAHİBİ:
Ef-Pa Hazır Yemek Gıda Tem. Güv. İnş. Hay. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Fatsa İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/239401 İhale Kayıt Numaralı “2019/2020 Eğitim ve Öğretim Yılında Fatsa İlçesinde Taşıma Kapsamında Bulunan 1596 İlkokul/Ortaokul Öğrencisine 175 İş Günü Malzeme Dahil Öğle Yemeği Hazırlanması, Dağıtılması ve Sonrası Hizmetleri Alımı” İhalesi
KURUMCA YAPILAN İNCELEME:
Fatsa İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 06.08.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2019/2020 Eğitim ve Öğretim Yılında Fatsa İlçesinde Taşıma Kapsamında Bulunan 1596 İlkokul/Ortaokul Öğrencisine 175 İş Günü Malzeme Dahil Öğle Yemeği Hazırlanması, Dağıtılması ve Sonrası Hizmetleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Ef-Pa Hazır Yemek Gıda Tem. Güv. İnş. Hay. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından 15.08.2019 tarih ve 33752 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.08.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2019/882 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi:
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; ihalenin kendi firmaları üzerinde bırakılmak suretiyle sonuçlandırılmasını beklerken Varan Hünkar Gıda Ltd. Şti. tarafından yapılan şikayet başvurusu üzerine idarece “her iki isteklinin de tekliflerini son teklif verme saatinden sonra verdiği” gerekçesiyle ihalenin iptal edildiği, oysaki her iki teklif zarfının da ihale saatinden önce görevliye teslim edildiği ve teslim saatinin teklif zarfı alındı belgesine kaydedildiği, kaldı ki ihalenin ilk oturumunda zarfların teslim saatine ilişkin herhangi bir hususun da gündeme gelmediği, dolayısıyla idarenin ihaleyi iptal gerekçesinin yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.
İptal gerekçeleri ile sınırlı olarak yapılan inceleme sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinin birinci fıkrasında, ihale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabileceklerin, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilecekleri; aynı maddenin onbirinci fıkrasında ise başvurular üzerine ihaleyi yapan idare veya Kurum tarafından gerekçeli olarak ihale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit edilmesi halinde ihalenin iptaline karar verileceği hükme bağlanmıştır.
Fatsa İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “2019/2020 Eğitim ve Öğretim Yılında Fatsa İlçesinde Taşıma Kapsamında Bulunan 1596 İlkokul/Ortaokul Öğrencisine 175 İş Günü Malzeme Dâhil Öğle Yemeği Hazırlanması, Dağıtılması ve Sonrası Hizmetleri Alımı İşi” ihalesinin, idareye yapılan şikâyet başvurusu üzerine ihale yetkilisinin kararıyla iptal edildiği anlaşılmıştır.
Başvuruya konu ihalede 7 adet ihale dokümanı temin edildiği, 06.08.2019 tarihinde yapılan ihaleye 2 istekli tarafından teklif verildiği, aynı tarihli ihale komisyonu kararı ile iki teklifin de geçerli olduğu belirlenerek ihalenin başvuru sahibi Ef-Pa Hazır Yemek Gıda Tem. Güv. İnş. Hay. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakılmasına ve Varan Hünkar Gıda Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlenmesine karar verildiği, ancak 06.08.2019 tarihinde (ihale kararı kesinleşmeden) Varan Hünkar Gıda Ltd. Şti. tarafından idareye şikayet başvurusunda bulunulması üzerine ihale yetkilisinin 08.08.2019 tarihli kararıyla ihalenin iptal edildiği, başvuru sahibince iptal gerekçesinin talep edilmesi üzerine idarenin 09.08.2019 tarihli ve E.14766376 sayılı yazısı ile “…raportörlerin incelemesi sonucunda, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesi ile 30’uncu maddesi hükümleri doğrultusunda her iki firmanın da tekliflerini son teklif verme saatinden sonra verdiğinin tespit edilmesi nedeniyle raportörlerin düzenlediği rapora istinaden idare yetkilisi tarafından iptal edilmiştir.” şeklinde gerekçe belirtildiği anlaşılmıştır.
Varan Hünkar Gıda Ltd. Şti.nin 06.08.2019 tarihli şikayet dilekçesinde, Ef-Pa Hazır Yemek Gıda Tem. Güv. İnş. Hay. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyasının son teklif verme saati geçtikten sonra idarece teslim alındığı iddiasına yer verilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinin üçüncü fıkrasında “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.” hükmü,
Anılan Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinin birinci fıkrasında “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.” hükmü yer almaktadır.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinin birinci fıkrasında “Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.” hükmü,
Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesi” başlıklı 18’inci maddesinde “(1) Uygulama yönetmelikleri ile bu Yönetmelikteki hükümlere göre başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesine ilişkin olarak gerçekleştirilen işlemler EKAP’a kaydedilir.” hükmü yer almaktadır.
İdari Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler ile ihale ve son teklif verme tarih ve saati” başlıklı 3’üncü maddesinde, “3.1.
a)İhale kayıt numarası: 2019/239401
b) İhale usulü: Açık ihale.
c) Tekliflerin sunulacağı adres: Fatsa İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü-Destek Hizmetleri Bürosu M.Kemal Paşa Mahallesi Hükümet Konağı, C Blok Kat:2 52400 Fatsa/ORDU
ç) İhalenin yapılacağı adres: Fatsa İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü-Destek Hizmetleri Bürosu M.Kemal Paşa Mahallesi Hükümet Konağı, C Blok Kat:2 52400 Fatsa/ORDU
d) İhale tarihi: 06.08.2019
e) İhale saati: 10:00
f) İhale komisyonunun toplantı yeri: Fatsa İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü-Toplantı Salonu
3.2. Teklifler ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar yukarıda belirtilen yere verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta yoluyla da gönderilebilir. İhale (son teklif verme) saatine kadar İdareye ulaşmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz.
3.3. Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz.
3.4. İhale tarihinin tatil gününe rastlaması halinde ihale, takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen yer ve saatte yapılır ve bu saate kadar verilen teklifler kabul edilir.
3.5. İlan tarihinden sonra çalışma saatlerinin değişmesi halinde de ihale yukarıda belirtilen saatte yapılır.
3.6. Saat ayarlarında, Türkiye Radyo Televizyon Kurumunun (TRT) ulusal saat ayarı esas alınır.” düzenlemesi,
Anılan Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “…22.2. Teklifler, ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) teslim edilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmadan istekliye iade edilir. Bu durum bir tutanakla tespit edilir.
22.3. Teklifler iadeli taahhütlü olarak posta ile de gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar İdareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir ve bu teklifler değerlendirmeye alınmaz.
…” düzenlemesi yer almaktadır.
Başvuru konusu ihaleye ilişkin son teklif verme saatinin 10:00 olarak belirlendiği anlaşılmış olup ihale işlem dosyası içerisinde yer alan iki adet “Teklif Zarfı Alındı Belgesi” incelendiğinde, Varan Hünkar Gıda Ltd. Şti.ne ait teklif zarfının 1 sıra numarasıyla teslim alındığı ve teklif zarfı teslim saatinin 09:59 olarak yazıldığı, Ef-Pa Hazır Yemek Gıda Tem. Güv. İnş. Hay. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif zarfının ise 2 sıra numarasıyla teslim alındığı ve teslim saatinin 10:00 olarak yazıldığı; söz konusu saat bilgilerinin idarece EKAP’a kaydedilen bilgilerle aynı olduğu tespit edilmiştir.
Ayrıca, ihale komisyonunca ihale günü düzenlenen “Teklif Zarflarının İhale Komisyonunca Teslim Alındığına Dair Tutanak” ta, “İhalenin başladığı saate kadar yukarıda dökümü bulunan 2 adet teklif zarfı, idare marifetiyle Komisyonumuza ulaşmıştır. İhale saatine kadar saklanmış olan teklif zarfları ekte olup 06.08.2019 tarihinde, saat 10:05’te teslim alınmıştır.” ibarelerine yer verildiği görülmüştür.
Varan Hünkar Gıda Ltd. Şti.nin şikayet başvurusunu incelemek üzere ihale yetkilisince görevlendirilen raportörler tarafından yapılan incelemede; şikayet dilekçesinde isimleri zikredilen idare görevlileri Şef ile Şube Müdürü ve İhale Komisyonu Başkanının beyanlarına başvurulduğu, anılan şahısların beyanlarını içeren ifade tutanaklarında özetle, “Ef-Pa Hazır Yemek Gıda Tem. Güv. İnş. Hay. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. yetkilisinin saat 10:00’dan önce tekliflerin teslim alındığı odaya geldiği, ancak teklif vermek için geldiğini beyan etmediği, Varan Hünkar Gıda Ltd. Şti.nin teklif zarfına ilişkin kayıt işlemlerini müteakip saat 10:02’de Ef-Pa Hazır Yemek Gıda Tem. Güv. İnş. Hay. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. yetkilisinin teklif zarfını çıkarıp görevliye uzattığı ve ihale komisyonu başkanının onayıyla kayıt işlemlerinin gerçekleştirildiği” hususlarının belirtildiği; raportörlerce düzenlenen inceleme raporunun sonuç kısmında “Şikayet başvurusunda ifade edilen şikayet konusu ve konuyu yaşayanların ifadeleri sonucu Ef-Pa Hazır Yemek Gıda Tem. Güv. İnş. Hay. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. yetkilisinin ihaleye teklif verme saatinde odaya geldiği, ancak ihaleye teklif verme saati olan 10:00’dan önce teklifte bulunacağını, istekli olduğunu beyan etmediği anlaşılmıştır.” denilerek, hatalı teklif kabulü yapılması nedeniyle ihalenin iptal edilmesinin uygun olacağı yönünde kanaat belirtildiği anlaşılmıştır.
Aktarılan tespitler ile mevzuat hükümleri çerçevesinde, idarenin “her iki isteklinin de tekliflerini son teklif verme saatinden sonra verdiği” şeklindeki iptal gerekçesi değerlendirildiğinde, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesi uyarınca tekliflerin alınmasına ilişkin işlemlerin standart formlar kullanılarak gerçekleştirileceği anlaşılmış olup, ihale günü düzenlenen Teklif Zarfı Alındı Belgelerine göre teklif zarflarının ihale saatinden önce idarece teslim alındığı ve EKAP kayıtlarının da aynı yönde olduğu, söz konusu kayıtların ihale komisyonunca düzenlenen Teklif Zarflarının İhale Komisyonunca Teslim Alındığına Dair Tutanak ile uyumlu olduğu, ayrıca isteklilerin teklif zarflarını sunmak üzere ihale saatinden önce öngörülen adreste hazır bulundukları hususunun gerek idare gerekse de şikayetçi Varan Hünkar Gıda Ltd. Şti. tarafından açık ve net şekilde ifade edildiği, bu çerçevede esas olanın teklif verme saatinde hazır bulunanların teklif zarflarını almak şeklindeki uygulama olacağı, nitekim idarece de bu yönde uygulama yapıldığı, bu itibarla idarenin teklif zarflarının teslim alınması ve kaydedilmesine ilişkin işlemlerinde hukuka aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır. Bu nedenle başvuru sahibinin iddiası yerinde görülerek idarece ihalenin iptal edilmesi işleminin mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.
