Önemli teklif bileşenlerine aşırı düşük teklif sorgulamasında yer verilmemesi HK.

Toplantı No : 2019/048
Gündem No : 37
Karar Tarihi : 24.10.2019
Karar No : 2019/UH.II-1389

BAŞVURU SAHİBİ:

Erçelik Taşımacılık Yemek İnşaat Petrol Nakliye Tic. San. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Lice İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/358458 İhale Kayıt Numaralı “2019-2020 Eğitim-Öğretim Yılında 98 Yerleşim Biriminden 2149 Öğrencinin 11 Taşıma Merkezi İlköğretim Okullarına 180 İş Günü 193 Araçla Taşıma İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Lice İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü, tarafından 26.08.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2019-2020 Eğitim-Öğretim Yılında 98 Yerleşim Biriminden 2149 Öğrencinin 11 Taşıma Merkezi İlköğretim Okullarına 180 İş Günü 193 Araçla Taşıma İşi” ihalesine ilişkin olarak Erçelik Taşımacılık Yemek İnşaat Petrol Nakliye Tic. San. Ltd. Şti.nin 20.09.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.09.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 01.10.2019 tarih ve 41120 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.09.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1198 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuruya konu ihalede tekliflerinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğu, idarece yapılan sınır değer hesaplaması sonucunda tekliflerinin aşırı düşük teklif olarak belirlenerek aşırı düşük teklif açıklamasının istenildiği, idarece aşırı düşük teklif açıklamasının ilgili mevzuata ve usulüne göre istenmediği, ancak taraflarınca mevzuata uygun olarak aşırı düşük teklif açıklamasının yapıldığı, idarece aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi işleminin mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İncelemeye konu ihalenin Lice İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından yapılan “2019-2020 Eğitim-Öğretim Yılında 98 Yerleşim Biriminden 2149 Öğrencinin 11 Taşıma Merkezi İlköğretim Okullarına 180 İş Günü 193 Araçla Taşıma İşi” olduğu, ihalede 23 adet ihale dokümanının indirildiği, 26.08.2019 tarihinde açık ihale usulü kapsamında gerçekleştirilen ihaleye 11 isteklinin katıldığı, Brt Taşımacılık Turizm Temizlik İnşaat Gıda Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği, başvuru sahibi Erçelik Taşımacılık Yemek İnşaat Petrol Nakliye Tic. San. Ltd. Şti.nin ise aşırı düşük teklif açıklamasının uygun görülmemesi sebebiyle teklifinin reddedildiği anlaşılmıştır.

Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında olan isteklilerden açıklama isteneceğinin belirtilmesi halinde, sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir. Bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler geçerli teklif olarak belirlenir. …” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

…

79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;

SD: Sınır değeri,

YM: Yaklaşık maliyeti,

n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,

T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,

R: Sınır Değer Tespit Katsayısını

…

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir…” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri gereğince, ihale komisyonunun verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine göre aşırı düşük teklifleri tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği anlaşılmaktadır. Bu çerçevede idarece sınır değerin altında kalan isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazılarında açıklamaya esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesi gerekmektedir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 2019-2020 Eğitim-Öğretim Yılında 98 Yerleşim Biriminden 2149 Öğrencinin 11 Taşıma Merkezi İlköğretim Okullarına 180 İş Günü 193 Araçla Taşıma İşi

b) Miktarı ve türü:

2019-2020 Eğitim-Öğretim Yılında 98 Yerleşim Biriminden 2149 Öğrencinin 11 Taşıma Merkezi İlköğretim Okullarına 180 İş Günü 193 Araçla Taşıma İşi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Demirçelik Ortaokulu, Mevlüt İlgin Ortaokulu, Atatürk İlkokulu, Demirçelik İlkokulu, Kayacık, Çeper, Oyuklu, Duru Bekiran, Zümrüt Ferhat Mutlu, Üçdamlar ve Yaprak İlkokulu/Ortaokulları

ç) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Aktarılan Şartname düzenlemelerinde; teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak isteneceği, ihale komisyonunca yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınarak aşırı düşük tekliflerin değerlendirileceği, bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifinin reddedileceğine ilişkin düzenleme yapılmıştır.

İdarece yapılan hesaplama sonucunda sınır değerin 2.883.568,68 TL olarak belirlendiği, sınır değerin altında 2.588.130,00 TL teklif sunan başvuru sahibinden 02.09.2019 tarihinde EKAP üzerinden “aşırı düşük teklif açıklama talebi” konulu yazının gönderildiği,

Anılan yazının “Bu mektup 02.09.2019 tarihinde tarafınıza EKAP üzerinden gönderilmiştir.

Müdürlüğümüzce 26/08/2019 tarihinde yapılan 2019-2020 Eğitim-Öğretim Yılında 98 Yerleşim Biriminden 2149 Öğrencinin 11 Taşıma Merkezi İlköğretim Okullarına 180 İş Günü 193 Araçla Taşıma İşi İhalesi için vermiş olduğunuz teklif, diğer teklifler ve yaklaşık maliyete göre İhale Komisyonu tarafından Hizmet Alımı Uygulama Yönetmeliğinin 59. Maddesi ve 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 38. Maddesine göre aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmiştir. Söz konusu yönetmelik ve kanun maddelerine göre;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü vb. hususlarında belgelendirmek suretiyle tebliğ tarihinde itibaren 5 (beş) gün içinde; yazılı açıklama yapmanız hususunda” şeklinde olduğu görülmüştür.

İsteklilerin aşırı düşük teklif açıklamalarını mevzuata uygun olarak yapabilmeleri ve idarelerin yapılan açıklamaları sağlıklı bir şekilde değerlendirmelerinin ön koşulu, idareler tarafından yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesidir.

11.09.2019 tarihli ihale komisyonu kararında “2019-2020 Eğitim-Öğretim yılında 98 Yerleşim biriminden 2149 öğrencinin 11 taşımalı İlköğretim merkezi okullarına 180 İş Günü 193 araçta taşıma işi ihalesine en düşük teklif veren Erçelik Taşımacılık Yemek İnşaat Petrol Nakliye Ticaret Sanayi Limited Şirketi’nden aşırı düşük teklif açıklaması istenmiş, ihale komisyonunca 11.09.2019 tarih ve 16708700 sayılı tutanak ile uygun görülmemiş olup ikinci düşük teklif veren Brt Taşımacılık Turizm Temizlik inşaat Gıda sanayi ve Ticaret Limited Şirketi üzerinde bırakılmasına komisyonumuzca
Oybirliğiyle karar verilmiştir.” ifadelerine yer verilmiştir.

Anılan tutanakta “…İsteklinin verdiği aşırı düşük teklif açıklaması incelenmesi sonucunda; söz konusu isteklinin sınır değerin altında teklif sunduğu, yakıt fiyatına EPDK’dan açıklama sunduğu ve açıklamasında teklif fiyatına dahil gider kalemlerine ilişkin; sürücü (personel) giderleri, amortisman giderleri, araç trafik sigorta ve kasko poliçe giderleri, zorunlu ferdi kaza koltuk sigorta giderleri, araç bakım onarım giderleri, araç muayene giderleri, araç kiralama giderleri ile ilgili açıklama yapılmadığı ve belge sunulmadığı tespit edilmiştir. Bu çerçevede Erçelik Taşımacılık Yemek İnşaat Pet. Nak. Tic. San. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasında maliyet kalemlerinin belgelendirilmediği, fiyatlandırılmadığı, araçların temini ve şoför giderleri gibi işin asli unsurlarının açıklamaya dahil edilmediği anlaşılmıştır. Yapılan açıklama mevzuata uygun olmadığından Erçelik Taşımacılık Yemek İnşaat Pet. Nak. Tic. San. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif savunması yetersiz görülmüş olup komisyonumuzca kabul edilmemiştir.” ifadelerine yer verilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları ile yapılan tespitler bir arada değerlendirildiğinde, önemli teklif bileşenlerine aşırı düşük teklif sorgulamasında yer verilmediği, dolayısıyla istekli tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin sağlıklı bir değerlendirme yapma imkânının bulunmadığı anlaşılmaktadır. Bu bağlamda, idare tarafından yapılan aşırı düşük teklif sorgulama işleminin, önemli teklif bileşenlerine aşırı düşük teklif sorgulama yazısında yer verilmesi suretiyle yenilenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, önemli teklif bileşenlerine aşırı düşük teklif sorgulama yazısında yer verilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulama işleminin yenilenmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.