İhalelerde Tüzel Kişi İsteklilerin Ortaklık ve Yönetim Bilgilerinin EKAP Üzerinden Tevsiki
1. Giriş
Kamu ihalelerinde saydamlık, rekabet ve eşit muamele ilkelerinin sağlanabilmesi için ihaleye katılan isteklilerin hukuki ve idari yapılarının doğru ve eksiksiz şekilde tespit edilmesi büyük önem taşımaktadır. Bu kapsamda, isteklilerin tüzel kişi olması hâlinde ortaklık yapısı, ortaklık oranları ve yönetimde görev alan kişilere ilişkin bilgilerin idare tarafından sağlıklı bir şekilde temin edilmesi, ihale sürecinin güvenilirliği açısından temel unsurlardan biridir.
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden yürütülen ihale süreçlerinde, bu bilgilerin hangi yöntemle ve hangi belgelere dayanılarak temin edileceği hususu, mevzuat düzenlemeleri ve idari uygulamalar çerçevesinde netleştirilmiştir.
2. Tüzel Kişi İsteklilere İlişkin Bilgilerin EKAP Üzerinden Temini
İhaleye katılım sağlayacak isteklilerin tüzel kişi olması durumunda;
-
Yönetimdeki görevlilere,
-
İlgisine göre ortaklara ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç),
-
Üyelere ve
-
Kuruculara
ilişkin bilgilerin, idare tarafından EKAP üzerinden temin edilmesi gerekmektedir.
Bu düzenleme ile amaçlanan; isteklilerden fiziki belge talep edilmesine gerek kalmaksızın, ihale sürecinin elektronik ortamda hızlı, güvenilir ve standart bir şekilde yürütülmesinin sağlanmasıdır. Böylelikle hem idarelerin iş yükü azalmakta hem de istekliler açısından belge sunumuna ilişkin tereddütler ortadan kaldırılmaktadır.
3. Anonim Şirketlerde Ortaklık Bilgilerinin Kaydı
İsteklinin anonim şirket olması hâlinde, ortaklık bilgilerine ilişkin uygulama, şirketin ortaklık yapısına göre farklılık göstermektedir.
Bu çerçevede;
-
Tek ortaklı anonim şirketler hariç olmak üzere,
-
Birden fazla ortağı bulunan anonim şirketlerin,
-
Ortaklar ve ortaklık oranlarının EKAP’a kaydı kapsamında,
beyan edilen kişilere ilişkin;
-
Pay defterinin,
-
Yönetim kurulu karar defterinin dayanak teşkil eden ilgili bölümlerinin,
taranarak EKAP’a yüklenmesi gerekmektedir.
Bu belgeler, şirketin güncel ortaklık yapısının ve ortaklık oranlarının tevsiki açısından yeterli kabul edilmekte olup, idarelerin ayrıca farklı bir belge talep etmesine gerek bulunmamaktadır.
4. Ticaret Sicil Gazetesi Sunulmasına Gerek Bulunmaması
Mevzuat ve EKAP uygulamaları çerçevesinde dikkat çeken önemli bir husus da, herhangi bir ticaret sicil gazetesinin beyan edilmesine gerek bulunmamasıdır.
Pay defteri ve ilgili yönetim kurulu karar defteri kayıtlarının EKAP’a yüklenmesi;
-
Ortaklık yapısının tespiti,
-
Ortaklık oranlarının belirlenmesi,
-
Yönetimde görev alan kişilerin anlaşılması
bakımından yeterli görülmektedir. Bu yönüyle, ticaret sicil gazetesi sunulması zorunluluğunun kaldırılması, hem idareler hem de istekliler açısından uygulamada önemli bir kolaylık sağlamaktadır.
5. Sonuç
Kamu ihalelerinde tüzel kişi isteklilere ilişkin ortaklık ve yönetim bilgileri, EKAP üzerinden elektronik ortamda temin edilmekte; anonim şirketlerde ise pay defteri ve dayanağı yönetim kurulu karar defteri kayıtları esas alınmaktadır. Bu kapsamda, ticaret sicil gazetesi sunulmasına gerek bulunmaması, ihale uygulamalarında önemli bir sadeleşme sağlamaktadır.
Söz konusu düzenlemeler, kamu ihale sisteminin dijitalleşme hedefleriyle uyumlu olup, şeffaflık ve güvenilirlik ilkelerini güçlendiren niteliktedir.
