Toplantı No : 2020/017
Gündem No : 97
Karar Tarihi : 10.04.2020
Karar No : 2020/UM.I-750
BAŞVURU SAHİBİ:
Ran Pet Petrol Gıda Taşım. Maden. İnş. San. ve Tic. A.Ş.
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Mersin Büyükşehir Belediyesi Başkanlığı Makina İkmal Bakım ve Onarım Dairesi Başkanlığı,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/691450 İhale Kayıt Numaralı “Mersin Büyükşehir Belediyesi 2020 Yılı Motorin Alım İşi” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Mersin Büyükşehir Belediyesi Başkanlığı Makina İkmal Bakım ve Onarım Dairesi Başkanlığı tarafından 10.02.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Mersin Büyükşehir Belediyesi 2020 Yılı Motorin Alım İşi” ihalesine ilişkin olarak Ran Pet Petrol Gıda Taşım. Maden. İnş. San. ve Tic. A.Ş.nin 09.03.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 13.03.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 23.03.2020 tarih ve 14851 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.03.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2020/543 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 22.01.2020 tarihinde dokümana yönelik idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu, idarenin 23.01.2020 tarihinde şikâyete cevap verdiği, şikâyete konu ihaleye bu şekliyle teklif verilerek aşağıdaki hususların mevzuata aykırı olduğu;
1) İdare tarafından teklif veren 5 sıra numaralı isteklinin teklifinin en son sırada okunduğu, bütün tekliflerin açıldığı an itibariyle okunması gerekirken teklifin okunmasının tüm tekliflerin açılmasından sonraya bırakıldığı, bütün isteklilerin teklifi teklif verilme sırasına göre okunmuşken 5 sıra numaralı isteklinin teklifinin en son sırada okunmasının ihalede saydamlığa ve şeffaflığa gölge düşürdüğü, ayrıca ihale aşamasında teklif zarfının ağzının açık olduğu söylenmesine rağmen idare tarafından teklif zarfının ağzının kapalı olduğu belirtilerek ihaleye devam edildiği, ihale aşamasında kamera veya benzeri ekipmanlar kullanılarak ihaleyi şeffaflaştırmak yerine ihalenin şaibelere açık bırakacak şekilde gerçekleştirildiği,
…
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.
Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.
Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.
Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez. hükmü,
Aynı Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.
İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır” hükmü,
İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;
a) Adı: Mersin Büyükşehir Belediyesi 2020 Yılı Motorin Alım İşi
b) Varsa kodu: –
c) Miktarı ve türü:
Motorin (Diğer)=14.000.000 Litre
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
ç) Teslim edileceği yerler: 14.000.000 litre olan motorin ihtiyacından 10.000.000 litre motorini Mersin il sınırları içerisinde bulunan ana dağıtım ve pazarlama kuruluşlarından veya ana dağıtım ve pazarlama kuruluşlarının diğer bayilerinden idaremiz tankerleriyle akaryakıt taşıması yaparak alacak olup; kalan 4.000.000 litre motorini de ATC vasıtasıyla tedarik edecektir…” düzenlemesi,
Anılan Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler ile ihale ve son teklif verme tarih ve saati” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1.
a) İhale kayıt numarası: 2019/691450
b) İhale usulü: Açık ihale.
c) Tekliflerin sunulacağı adres: Mersin Büyükşehir Belediyesi Makine İkmal Bakım ve Onarım Dairesi Başkanlığı İhale Toplantı Salonu
ç) İhalenin yapılacağı adres: Mersin Büyükşehir Belediyesi Makine İkmal Bakım ve Onarım Dairesi Başkanlığı İhale Toplantı Salonu
d) İhale (son teklif verme) tarihi: 10.02.2020
e) İhale (son teklif verme) saati: 10:00
f) İhale komisyonunun toplantı yeri: Mersin Büyükşehir Belediyesi Makine İkmal Bakım ve Onarım Dairesi Başkanlığı İhale Toplantı Salonu
3.2. Teklifler ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar yukarıda belirtilen yere verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta yoluyla da gönderilebilir. İhale (son teklif verme) saatine kadar İdareye ulaşmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz.
3.3. Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz.
3.4. İhale tarihinin tatil gününe rastlaması halinde ihale, takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen yer ve saatte yapılır ve bu saate kadar verilen teklifler kabul edilir.
3.5. İlan tarihinden sonra çalışma saatlerinin değişmesi halinde de ihale yukarıda belirtilen saatte yapılır.
3.6. Saat ayarlarında, Türkiye Radyo Televizyon Kurumunun (TRT) ulusal saat ayarı esas alınır.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak bu Şartnamede istenilen bütün belgeler bir zarfa veya pakete konulur. Zarfın veya paketin üzerine isteklinin adi, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi ise ait olduğu ve ihaleyi yapan İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak, mühürlenir veya kaşelenir.
22.2. Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) teslim edilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmadan istekliye iade edilir. Bu durum bir tutanakla tespit edilir.
22.3. Teklifler iadeli taahhütlü olarak posta ile de gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar İdareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle isleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir ve bu teklifler değerlendirmeye alınmaz.
22.4. Zeyilname ile teklif verme süresinin uzatılması halinde, İdare ve isteklilerin ilk teklif verme tarih ve saatine bağlı tüm hak ve yükümlülükleri süre açısından, tespit edilen yeni teklif verme tarih ve saatine kadar uzatılmış sayılır.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) verilecektir.
30.2. İhale komisyonu tarafından, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır:
30.2.1. İhale komisyonunca bu Şartnamede belirtilen ihale saatinde ihaleye başlanır ve bu saate kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur.
30.2.2. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adi, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi ise ait olduğu, ihaleyi yapan İdarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi veya kaselenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan zarflar bir tutanakla belirlenerek değerlendirmeye alınmaz.
30.2.3. İhale konusu işin yaklaşık maliyeti açıklandıktan sonra zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif bedelleri açıklanarak tutanağa bağlanır. Düzenlenen bu tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır ve ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti isteyenlere imza karşılığı verilir. Ancak fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılan ihalelerde; istekliler, teklif fiyatları ve eksiltmeye konu fiyat dışı unsurların değerleri yaklaşık maliyet ile birlikte, eksiltme tamamlandıktan sonra açıklanır ve düzenlenen tutanaklardan, yalnızca Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının istekli isimleri kapatılarak ihale komisyonu başkanı tarafından onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilir.
30.2.4. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesi yer almaktadır.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde teklif zarfının üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresinin yazılacağı, zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürleneceği, “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde idareye verilen teklif zarflarının tutanakla tespit edilerek, ihalede hazır bulunanlara duyurulacağı, ihale tarihinde ihale komisyonunun teklif zarflarını alınış sırasına göre inceleyeceği ve 30’uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarfları bir tutanak ile belirleyerek değerlendirmeye almayacağı, isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığının kontrol edileceği ve tutanağa bağlanacağı anlaşılmıştır.
İhale komisyonu tarafından yapılan işlemler incelendiğinde, aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
10.02.2020 tarihinde saat 10:00’da gerçekleştirilen ihaleye toplam 8 teklif zarfı alındığına dair “Teklif zarflarının ihale komisyonunca teslim alındığına dair tutanak”ın ihale komisyonu tarafından saat 10:00’da imza altına alındığı, ihale komisyonunca “Uygun olmadığı için değerlendirmeye alınmayan teklif zarflarına ilişkin ihale komisyonu tutanağı”nın düzenlenmediği, teklif zarfları usulüne uygun olan isteklilerin sunmuş oldukları teklif dosyaları incelenerek “zarf açma ve belge kontrol tutanağı”nın imza altına alındığı, ihale komisyonunca tekliflerin ayrıntılı değerlendirmesine geçilerek 17.02.2020 tarihi itibariyle “uygun olmayan belgelerin uygun sayılmama gerekçelerine ilişkin tutanak”ın imza altına alındığı, söz konusu tutanakta 4 isteklinin muhtelif gerekçelerle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin Opet Petrolcülük A.Ş. üzerinde bırakıldığı, 27.02.2020 tarihli ihale komisyonu kararının 28.02.2020 tarihinde ihale yetkilisince onaylandığı ve aynı tarihte başvuru sahibine tebliğ edildiği görülmüştür.
İhale işlem dosyası üzerinde yapılan inceleme neticesinde yukarıda aktarılanlar dışında ihale komisyonu tarafından tutulan bir tutanağın mevcut olmadığı, bununla birlikte başvuru sahibi istekli tarafından talep edilen herhangi bir tutanağın bulunmadığı, ayrıca idare tarafından ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif zarfının açık olduğunu gösterir “Uygun olmadığı için değerlendirmeye alınmayan teklif zarflarına ilişkin ihale komisyonu tutanağı”nın düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Yukarıda aktarılan tespitler ve mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, başvuru sahibi isteklinin itirazen şikâyet başvurusunda dile getirdiği hususun ihale esnasında gerçekleşen olaya ilişkin olduğu, söz konusu iddianın belgeler üzerinden tespitinin ve değerlendirmesinin yapılmasının mümkün olmadığı, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirmede ise idare yetkilisi tarafından teklif zarfının kapalı alındığının beyan edildiği ve şikayete verilen cevapta, iddiada yer verilenin aksine teklif okunması işlemlerinin usulüne uygun yapıldığının ifade edildiği, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesi hükmü uyarınca idarelerin ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla yükümlü oldukları da dikkate alındığında, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
