Mal Alımı İhalelerinde Numune ve Demonstrasyon Değerlendirmesi: İdarenin Yetkisi ve Sorumluluğu
Giriş
Mal alımı ihalelerinde, teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’ye uygunluğunun tespiti, ihale sürecinin en kritik aşamalarından biridir. Bu uygunluğun sağlıklı biçimde belirlenebilmesi amacıyla mevzuat, idarelere numune değerlendirmesi ve/veya demonstrasyon yaptırılması imkânı tanımaktadır. Özellikle teknik özelliklerin yalnızca katalog ve dokümanlar üzerinden net biçimde anlaşılamadığı durumlarda bu yöntemler büyük önem taşımaktadır.
Numune ve Demonstrasyonun Hukuki Dayanağı
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesi uyarınca, teklif edilen malın Teknik Şartname’de yer alan kriterleri karşılayıp karşılamadığının belirlenmesi amacıyla numune ve/veya demonstrasyon yaptırılabilir.
Bu değerlendirme;
-
İhale komisyonu üyelerinin tamamı,
-
İhale komisyonunun uzman üyelerinin tamamı,
-
Uzman üyeler ile birlikte alımı yapılacak malı kullanacak personel arasından görevlendirilen kişiler
tarafından düzenlenen numune inceleme raporu veya tutanağı çerçevesinde gerçekleştirilebilir.
Teknik Dokümanlar ve Numune Değerlendirmesi İlişkisi
İhalelerde, teklif edilen mal veya hizmete ilişkin kataloglar, teknik şartnameye cevaplar, açıklayıcı dokümanlar ve fotoğraflar, ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.
Ancak bu belgeler üzerinden teknik kriterlerin karşılanıp karşılanmadığının tam olarak anlaşılamaması hâlinde;
-
İhale dokümanında öngörülmüş olmak kaydıyla
-
Numune değerlendirmesi veya demonstrasyon yoluna gidilmesi mümkündür.
Bu noktada takdir yetkisi idareye aittir. Bununla birlikte, teknik değerlendirmenin yapılacağının ihale dokümanında açıkça düzenlenmesi zorunludur.
İdarenin Nihai Sorumluluğu
Numune değerlendirmesi veya demonstrasyon hangi aşamada yapılırsa yapılsın, ürünün Teknik Şartname’ye uygunluğuna ilişkin nihai sorumluluk idareye aittir. Bu nedenle;
-
Değerlendirme işlemlerinin
-
Şeffaf,
-
Denetime açık
-
Gerekçeli ve raporlanmış
şekilde yürütülmesi büyük önem taşır.
Numune Değerlendirmesinde Usul ve Şeffaflık
Numune değerlendirmesi veya demonstrasyon sürecinde;
-
İhale komisyonu üyesi yetkili personelden oluşan bir heyet gözetiminde,
-
İstekli tarafından sunulan ürünlerin denenmesi veya çalıştırılması,
-
Yapılan tüm işlemlerin ayrıntılı şekilde raporlanması,
-
Düzenlenen tutanağa uygun biçimde ihalenin sonuçlandırılması
gerekmektedir. Bu hususlar, olası uyuşmazlıkların önlenmesi açısından kritik rol oynamaktadır.
İtirazen Şikâyet Sürecinde Kurum İncelemesi
Numune veya demonstrasyona dayalı ihale kararlarına karşı yapılan itirazen şikâyet başvurularında, Kamu İhale Kurumu tarafından;
-
Değerlendirme işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığı,
-
Numune değerlendirme/demonstrasyon tutanağı ile ihale komisyonu kararı arasında uyum bulunup bulunmadığı
incelenerek karar verilmektedir. Usulüne uygun yapılmış değerlendirmelerde, yetki ve sorumluluk ihale komisyonuna aittir.
Somut Olayın Değerlendirilmesi
Somut olayda; ürünler numune değerlendirmesi yoluyla incelenmiştir. Yapılan değerlendirme sonucunda:
-
8 ürünün Teknik Şartname’ye uygun olduğu,
-
4 ürünün (soğuk iklime uygun bot, soğuk iklime karşı korumalı pantolon, mekanik ve soğuk risklere karşı korumalı eldiven, soğuk hava koşullarına uygun bere) teknik kriterleri karşılamadığı
tespit edilmiştir.
Bu tespitler ve gerekçeleri içeren 21.11.2025 tarihli Numune Değerlendirme Tutanağı, ihale komisyonu üyelerinin tamamı tarafından imzalanmış ve EKAP üzerinden başvuru sahibine tebliğ edilmiştir. Tutanak ile ihale komisyonu kararı arasında uyumsuzluk bulunmadığı anlaşılmıştır.
Sonuç
Yapılan inceleme sonucunda;
-
Numune değerlendirmesi işlemlerinin mevzuata uygun şekilde yürütüldüğü,
-
Değerlendirme tutanağının usulüne uygun düzenlendiği,
-
İhale komisyonu kararının tutanakla uyumlu olduğu
tespit edilmiştir. Bu çerçevede, başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
Bu karar, mal alımı ihalelerinde numune ve demonstrasyon değerlendirmesinin, idarelerin yetki ve sorumluluğu çerçevesinde ne denli belirleyici olduğunu bir kez daha ortaya koymaktadır.