- Doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımlarda muayene ve kabul işlemlerinin yapıldığı belgelenmeden ödemede bulunulması
Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin amir hükümlerine rağmen ödeme belgelerine giderin gerçekleştiğini gösteren belgeler eklenmeksizin ödemede bulunulabildiği görülmektedir. Doğrudan temin yöntemiyle muhtelif zamanlarda demir alımı ödemelerine ilişkin belgelerde muayene ve kabul işlemlerinin yapıldığını gösteren kanıtlayıcı belgelerin bulunmaması örnektir.
Kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgelere kanıtlayıcı belgeler denmektedir.
Kesin veya ön ödeme şeklinde yapılacak kamu harcamalarında, harcamanın çeşidine göre Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin ilgili maddelerinde belirtilen kanıtlayıcı belgeler ödeme belgesine eklenir.
Ödeme belgesinin birinci nüshasına, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya yasal bir sebeple aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretleri eklenir. Fatura ve taşınır işlem fişinin asıllarının eklenmesi esastır.
Tüketim mal ve malzemeleri, demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alım giderlerine ilişkin kanıtlayıcı belgeler, yönetmeliğin 38’inci maddesinde belirtilmiş ve bunların arasında muayene ve kabul komisyonu tutanağına da yer verilmiştir. Doğrudan temin suretiyle yapılan alımlar için yönetmeliğin 49’uncu maddesinde ayrıca düzenlenmektedir ve bu maddede de muayene ve kabul komisyonu tutanağı veya kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belgenin ödeme belgesine bağlanacağı belirtilmektedir. Tutanak veya düzenlenecek belgede alım konusu malın, şartnamede veya idarece alım için tanımlandığı belgelerde belirtilen tür, miktar ve nitelikte, sağlam, eksiksiz, hasarsız ve üretim özelliklerine uygun olup olmadığı belirtilecek; tartım ve ölçümlerle laboratuvar testleri gibi gereklilikler söz konusu ise bunların da belgelenmesi gerekecektir.
Doğrudan temin suretiyle yapılan alımlarda muayene ve kabul işleminin yapıldığını gösteren belgelerin ödeme belgesine eklenmesine gerek bulunmayan durumlar, Yönetmelik’in 49’uncu maddesinde belirtilmektedir. Bunlar tercüme ücreti ödemeleri ile elektrik, su, doğalgaz, ulaştırma ve haberleşme giderlerine ilişkin ödemelerle sınırlandırılmıştır.
İdare, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin iş ve kontrol süreçlerinin mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmesi, Yönetmelik’te belirtilen kanıtlayıcı belgelerin düzenlenmesi ve bunların asıl nüshaları ödeme belgesine bağlanmadan ödeme yapılmamasını temin etmek için gerekli önlemleri almalıdır.
Kamu idaresi cevabı
“Belediyemizce doğrudan temin yöntemiyle alınan muhtelif malzemelerde muayene ve kabul işleminin yapıldığını gösterir belgelerin ödeme belgesinde olmaması hususunda harcama birimlerine hizmet içi eğitim verilmiştir. Harcama birimlerince doğrudan temin yöntemiyle alınan malzemeler için muayene ve kabul tutanağı imzalanıp eklendikten sonra ödeme için muhasebe birimine gönderilmektedir.” denilmektedir.
Sonuç olarak
Kurum cevabında bulguda belirtilen hususlarla ilgili olarak gerekli tedbirlerin alındığı ve harcama birimlerinde konuya ilişkin hizmet içi eğitim düzenlenerek uygulamanın bulguda belirtilen doğrultuda düzeltildiği anlaşılmaktadır.
Uygulamanın etkinliği takibeden Sayıştay denetimlerinde izlenecektir.
