Aşırı düşük teklif açıklamalarını sunmaları için isteklilere 1 günlük süre verilebilir mi?

Toplantı No : 2024/018
Gündem No : 28
Karar Tarihi : 25.04.2024
Karar No : 2024/UH.II-620
BAŞVURU SAHİBİ:

Öz Aras Kurumsal İth. İhr. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ankara Vakıflar Bölge Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/107771 İhale Kayıt Numaralı “Ankara Vakıflar Bölge Müdürlüğü Aşevinde Sıcak Yemek Hazırlama ve Dağıtımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ankara Vakıflar Bölge Müdürlüğü tarafından 29.02.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Ankara Vakıflar Bölge Müdürlüğü Aşevinde Sıcak Yemek Hazırlama ve Dağıtımı” ihalesine ilişkin olarak Öz Aras Kurumsal İth. İhr. Ltd. Şti.nin 12.03.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 13.03.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 21.03.2024 tarih ve 138175 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.03.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/397 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İhalede, beyan etmiş oldukları bilgi ve belgelerin Teknik Şartname’nin 15.9’uncu maddesine uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ancak ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda ihaleye ilişkin yeterlik kriterlerinin İdari Şartname’de düzenlendiği, kendileri tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerin İdari Şartname’ye uygun olduğu, Teknik Şartname’nin anılan maddesinde yer alan belgenin bir yeterlik kriteri olarak düzenlenmemiş olduğu, yine Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili maddesi uyarınca idarelerin kendi hizmet binalarında gerçekleştirilecek hizmetler için Hizmet Yeterlik Belgesi istenemeyeceği belirtilen sebeplerle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı,

2) Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili maddesi uyarınca hizmet işlerinde, isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamalarını idareye sunmaları için üç işgününden az olmamak üzere süre verilmesi gerektiği ancak idarenin isteklilere sadece bir iş günü süre tanındığı,

3) İdareye sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarında, ihale konusu işte yemek dağıtımında kullanılacak araçlara ilişkin kullanıcı gideri ve periyodik bakım maliyetlerine maliyet unsurları arasında yer verilip verilmediği ile bu araçların iş sürecindeki arıza onarım giderleri ve yedek parça maliyetlerinin ne şekilde belirlendiğinin anlaşılamadığı, söz konusu giderlerin önemli maliyet bileşenleri olduğu ve sağlıklı bir belgelendirme ile maliyet hesaplamalarına yansıtılmamış olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teknik şartname” başlıklı 16’ncı maddesinde “(1) İşin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dokümanına dahil edilir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur. Bu şartnamelerde yerli isteklilerin katılımını engelleyici düzenlemelere yer verilemez.” hükmü,

“Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28’inci maddesinde “… (2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.” hükmü,

“Sözleşmenin yürütülmesi aşamasındaki mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler” başlıklı 30’uncu maddesinde “(1) Ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen, ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu öngörülen mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler teknik şartnamede yer alır. Bu düzenlemelerde, işin niteliği ile bu Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri esas alınır. Bu yükümlülüklere ilişkin olarak yüklenici tarafından hangi belgelerin idareye sunulması gerektiğinin teknik şartnamede açıkça düzenlenmesi zorunludur.” hükmü,

“Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “… (4) İhale konusu işin yerine getirilmesi için alınması zorunlu olan ve ilgili mevzuatında o iş için özel olarak düzenlenen sicil, izin, ruhsat vb. belgelerin adaylar veya istekliler tarafından sunulmasına ilişkin hükümlere, ilan ve ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İstenecek belgeler” başlıklı 65’inci maddesinde “65.1. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 29 uncu maddesinde; idareler tarafından ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere hangi belgelerin istenilmesinin zorunlu olduğu ve hangi belgelerin istenemeyeceği belirtilmiştir. Bunun dışında kalan hallerde, idarelerce ilanda ve dokümanda belirtilmek kaydıyla, anılan maddede yer verilen belgelerden gerekli görülenler ile makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler, kapasite raporu ve kalite ve standarda ilişkin belgelerin ihale konusu işin niteliği dikkate alınarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin ilgili maddeleri ve bu Tebliğde yapılan açıklamalar doğrultusunda istenilmesi mümkün bulunmaktadır.” açıklaması,

“Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 74’üncü maddesinde “… 74.6. Hizmet yeterlilik belgesinin kuruluş yapısı, planlama faaliyetleri ve sorumluluklar göz önünde bulundurulduğunda; idarelerin kendi hizmet binalarında gerçekleştirilen hizmetler (idarelerin hizmet binalarında, servislerce gerçekleştirilecek montaj, bakım ve onarım hizmetleri hariç) ile niteliği gereği hizmet yeterlilik belgesi istenmesi uygun olmayan (personel ve öğrenci taşıma hizmetleri, araç kiralama, mesleki eğitim, toplantı ve organizasyon hizmetleri gibi) ihalelerde bu belge istenmeyecektir. İdareler, hizmet yeterlilik belgesine yönelik düzenlemelerde; hizmet yeterlilik belgesinin hizmet kapsamını ve standardını açık olarak yazmalıdır.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Ankara Vakıflar Bölge Müdürlüğü Aşevinde Sıcak Yemek Hazırlama ve Dağıtımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı: 621.600 kişilik menü (3 çeşit) sıcak yemek alımı muhtaç ailelere hazırlanıp, dağıtımı işi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Ankara ilinde idareye ait örnek mahallesi No 13 Altındağ/ANKARA adresinde bulunan aşevi mutfağı ve dağıtım Ankara ilçeler” düzenlemesi,

“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

ı) İhale tarih itibariyle geçerliliği olan Hizmet Yeterlilik Belgesi – [TS 8985 – (12.06.2013) İş yerleri – yemek fabrikaları ve toplu yemek mutfakları – Genel kurallar standardına uygun hizmet veren standardına uygun yemek fabrikası] ve

– İhale tarih itibariyle geçerliliği olan Hizmet Yeterlilik Belgesi – [TS 13075 İşyerleri – Gıda Maddeleri Taşıma Hizmetleri – Genel Kurallar Standardına Uygun Hizmet Veren Gıda Maddeleri Taşıma Hizmeti Veren İşyeri]

-İşletme Kayıt Belgesi bulundurulacaktır.

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler: {Belirtilmemiştir}

7.5.5 Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Tanım” başlıklı 1’inci maddesinde “Ankara ilinde idareye ait örnek mahallesi No 13 Altındağ/ANKARA adresinde bulunan aşevi mutfağında, haftanın 7 günü idarenin temin edeceği mutfak malzemeleri ile hazırlanıp (Resmi Tatiller ve Bayram günleri dahil) Günlük 2100 (ikibinyüz) toplam 621.600 (altıyüzyirmibirbinaltıyüz) kişilik 3 çeşit sıcak yemek alımı, idare tarafından belirlenecek muhtaç ailelerin evlerine ve aşevi içerisinde bulunan yemekhane bölümünde dağıtımı” düzenlemesi,

“Genel Hususlar” başlıklı 15’inci maddesinde “15.9 İdare mutfağında oluşabilecek teknik bir arızada ya da ihale dokümanında belirtilen şartlara uymadığı için geri çevrilen/kabul edilmeyen yemek olduğunda yüklenici tarafından yeni yemek temin edilecektir, Kabul edilmeyen ve yeniden çıkarılan yemek maliyeti yükleniciye aittir. Böyle bir sorun ortaya çıktığında yemeklerin en kısa sürede temin edilmesi esastır. Yemekler Ankara ilinde Yüklenici adına işletme kayıt belgesi ve Hizmet Yeterlilik Belgesi – [TS 8985 – (12.06.2013) bulunan yükleniciye ait bir mutfaktan temin edilecektir. Bu hususu yüklenici ilgili idareye yazılı olarak bildirecek ve ilgili idarenin yemek ihtiyacı en kısa sürede karşılanacaktır. (İhale dokümanında belirtilen şartlara uymadığı için geri çevrilen/kabul edilmeyen yemeklerin bu şartnamede belirtilen servis saati itibariyle yüklenici mutfağında yeniden hazırlanacağı durumlarda yüklenici mutfağını kullanarak bu yemekleri hazırlayacaktır.)” düzenlemesi yer almaktadır.

İncelemeye konu ihalenin Ankara Vakıflar Bölge Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen aşevinde sıcak yemek hazırlama ve dağıtımı işi olduğu, iş kapsamında Ankara İlinde idareye ait aşevi mutfağında, haftanın 7 günü günlük 2100 adet olmak üzere toplam 621.600 kişilik 3 çeşit sıcak yemek alımı, idare tarafından belirlenecek muhtaç ailelerin evlerine ve aşevi içerisinde bulunan yemekhane bölümünde dağıtımı işlerinin yapılacağı, ihalede 53 adet ihale dokümanı indirildiği, 29.02.2024 tarihinde yapılan ihaleye 35 isteklinin katıldığı, başvuru sahibi dahil olmak üzere 18 isteklinin teklifinin, Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda beyan edilen işletme kayıt belgesinin, Teknik Şartname’nin 15.9’uncu maddesinde yer alan “… yemekler Ankara ilinde yüklenici adına işletme kayıt belgesi ve hizmet yeterlilik belgesi bulunan bir mutfaktan temin edilecektir.” düzenlemesine uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, 5 isteklinin teklifinin ise farklı gerekçelerle uygun bulunmadığı ve değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalede 12 teklifin geçerli teklif bulunduğu ve 04.03.2024 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin Öz Gaziantep Lokantacılık San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin, ihaleye katılabilmek için gereken belgeleri ve yeterlik kriterlerini düzenleyen 7’nci maddesinde, isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için ihale tarihi itibariyle geçerliliği olan TS 8985 ve TS 13075 standartlarına ilişkin Hizmet Yeterlilik Belgelerinin ve İşletme Kayıt Belgesinin sunulmasının istendiği, Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde farklı bir belgeye yer verilmediği, 7.5.5’inci maddede ise Şartnamenin 7’nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgelerin tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmayacağının düzenlendiği, başvuru sahibinin iddialarına ilişkin olarak Teknik Şartname’nin 15.9’uncu maddesinde, idare mutfağında oluşabilecek teknik bir arıza durumunda ya da ihale dokümanında belirtilen şartlara uymadığı için geri çevrilen/kabul edilmeyen yemek olması halinde yüklenici tarafından yeni yemeklerin Ankara İlinde Yüklenici adına İşletme Kayıt Belgesi ve Hizmet Yeterlilik Belgesi – [TS 8985 – (12.06.2013)] bulunan yükleniciye ait bir mutfaktan temin edileceği, yüklenici tarafından bu hususun idareye yazılı olarak bildireceğinin düzenlendiği görülmüştür.

İlgili düzenlemeler bir arada değerlendirildiğinde; İdari Şartname’nin 7.1.(ı) maddesinde isteklilerden Hizmet Yeterlilik Belgelerinin ve İşletme Kayıt Belgesinin sunulmasının istendiği ancak söz konusu belgelere ilişkin işletmelerin Ankara İlinde olması gerektiğine ilişkin bir sınırlama yapılmamış olduğu, anılan Şartname’nin 7.5.4’üncü ve 7.5.5’inci maddelerinin de bu husus ile uyumlu olduğu öte yandan Teknik Şartname’nin 15.9’uncu maddesinde, idare mutfağında oluşabilecek teknik bir arıza veya ihale dokümanında belirtilen şartlara uymadığı için geri çevrilen/kabul edilmeyen yemek olduğu durumlarda, yeni yemeklerin Ankara İlinde yüklenici adına İşletme Kayıt Belgesi ve Hizmet Yeterlilik Belgesi – [TS 8985 – (12.06.2013)] bulunan yükleniciye ait bir mutfaktan temin edileceğinin düzenlendiği, Teknik Şartname’deki düzenlemenin sözleşmenin yürütülmesi sürecine ilişkin olduğu, belirtilen İşletme Kayıt Belgesi ve Hizmet Yeterlilik Belgesinin yeterlik aşamasında idareye sunulmasına yönelik bir düzenleme yapılmadığı ve ilgili mevzuat hükümlerine göre İdari Şartname’de düzenlenen yeterlik kriterlerine ilişkin bir atıf yapılmamış olduğu anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi istekli tarafından sunulan Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda TR-16-K-031532 sayılı İşletme Kayıt Belgesinin ve 16-HYB-3233 sayılı Hizmet Yeterlik Belgesinin beyan edildiği, yapılan sorgulamada söz konusu belgelerin geçerliliğinin devam etmekte olduğu, anılan belgelerde işletme adresi ve hizmet yeri adresinin Mesudiye Mah. 1. Hilal Sok. No: 4 İnegöl/Bursa olarak belirtildiği, başvuru sahibi istekli tarafından İşletme Kayıt Belgesi ve Hizmet Yeterlik Belgesine ilişkin olarak İdari Şartname’nin 7.1.(ı) maddesinde düzenlenen yeterlik kriterlerinin karşılandığı görülmüştür.

Yapılan tespit ve incelemeler neticesinde; ilgili mevzuat hükümleri gereğince tekliflerin değerlendirilmesinde esas alınması gereken yeterlik kriterlerinin İdari Şartname’de düzenleneceği, incelemeye konu ihalede İdari Şartname’nin 7.1.(ı) maddesinde isteklilerden Hizmet Yeterlilik Belgelerinin ve İşletme Kayıt Belgesinin sunulmasının istendiği ancak söz konusu belgelere ilişkin işletmelerin Ankara İlinde olması gerektiğine ilişkin bir sınırlama yapılmamış olduğu, anılan Şartname’nin 7.5.4’üncü ve 7.5.5’inci maddelerinin de bu husus ile uyumlu olduğu, başvuru sahibi istekli tarafından İşletme Kayıt Belgesine ilişkin olarak İdari Şartname’nin 7.1.(ı) maddesinde düzenlenen yeterlik kriterinin karşılandığı öte yandan Teknik Şartname’nin 15.9’uncu maddesindeki düzenlemenin ise sözleşmenin yürütülmesi sürecine ilişkin olduğu, belirtilen İşletme Kayıt Belgesi ve Hizmet Yeterlilik Belgesinin idareye sunulmasına yönelik bir düzenleme yapılmadığı ve ilgili mevzuat hükümlerine göre İdari Şartname’de düzenlenen yeterlik kriterlerine ilişkin bir atıf yapılmamış olduğu görüldüğünden başvuru sahibinin birinci iddiasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2 ve 3’üncü iddialarına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde “… 79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

…

79.2.6. Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.

Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Girdi Maliyeti + İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir. Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Bu maddede yer alan ana girdi ibaresi kapsamında, kırmızı et; beyaz et; balık; işlenmiş et ürünleri (sucuk, salam, sosis, kavurma gibi); kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi); sebze; meyve; toz şeker, süt; yoğurt, ayran; yağ ürünleri (ayçiçek yağı, zeytinyağı, tereyağı) kahvaltı malzemeleri (peynir, zeytin, yumurta, reçel, bal gibi); pet su, ekmek açıklama yapılacak unsurlar olarak dikkate alınır. İdarenin ihale dokümanında bu girdilerin dışında ana girdi niteliğinde malzeme içeren yemek öğünü düzenlemesi durumunda aşırı düşük teklif açıklama yazısında açıklama istenecek unsurlar arasında bu malzemelerin de belirtilmesi zorunludur. Bu çerçevede, isteklinin beyan ettiği orana uygun teklif sunması durumunda, yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.

Örneğin; 1.000 öğün yemek alımı için çıkılan bir ihalede, birim fiyat olarak 5 TL teklif veren bir isteklinin, 5.000 TL olan toplam teklif bedelinin aşırı düşük olarak değerlendirilmesi ve istekli tarafından sunulan Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelinde “(Ana Girdi Maliyeti + İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,90 olarak belirtilmesi halinde, teklifin 4.500 TL’sinin ana çiğ girdi ile işçilik toplamını içerdiği kabul edilir ve isteklinin sadece bu kısma ilişkin açıklama yapması gerekir. Teklifin 500 TL’lik kısmının ise yardımcı giderlere ilişkin olduğu kabul edildiğinden, bu kısma ilişkin açıklama yapılması gerekmemektedir.

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, kırmızı et; beyaz et; balık; kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi); sebze; meyve maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak 79.2.2 nci maddede yer alan diğer yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabilir.

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde sadece iki haftalık örnek menüdeki ana girdiler ve işçilik giderleri dikkate alınarak açıklama yapılmalıdır. İsteklilerin örnek menüdeki girdiler ve işçilik gideri kullanılarak teklif ettikleri birim fiyatı açıklamaları gerekmekte olup toplam miktar ve tutar açıklaması yapılmayacaktır. Örneğin normal kahvaltı, diyet kahvaltı, ara öğün, normal yemek ve diyet yemek gibi birim fiyatları içeren bir ihalede, isteklilerin teklif ettikleri birim fiyatı; örnek menüyü ve bu menünün üretimi için gerekli işçilik tutarını kullanarak tevsik etmeleri durumunda açıklama uygun kabul edilecektir.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyatına dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Ulaşım, sigorta, nakliye, dağıtım, vergi, resim ve harçlar yükleniciye aittir

Aşçı 2

Temizlik Personeli 3

En az ilkokul mezunu 0

Bulaşıkçı 3

Aşçı Yardımcısı 2

Mutfak Personeli 2

Diyetisyen 1

Dağıtım ve yükleme Personeli 8

621.600 kişilik menü (3 çeşit) sıcak yemek alımı muhtaç ailelere hazırlanıp, dağıtım işi

4 adet kombivan araç

1 adet binek otomobil araç

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Kısa vadeli sigorta prim oranları belirtilecektir. %2” düzenlemesi,

“Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi,

“İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “… 36.1.1. Aşırı düşük teklif sorgulamasının yapıldığı ihalelerde, aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.” düzenlemesi,

“Diğer hususlar” başlıklı 48’inci maddesinde “48.1. İhalede uygulanacak sınır değer katsayısı (R): Malzemeli Yemek/0,79” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan Şartname’nin ek kısmında aşağıdaki tabloya yer verilmiştir.

Açıklama

Birimi

İşçi Sayısı

Ay/gün/saat

1

Aşçı (Brüt asgari ücretin %20 fazlası)

Gün

2,00

296

2

Aşçı Yardımcısı (Brüt asgari ücret)

Gün

2,00

296

3

Mutfak Personeli (Brüt asgari ücret)

Gün

2,00

296

4

Diyetisyen (Brüt asgari ücretin %20 fazlası)

Gün

1,00

296

5

Dağıtım ve Yükleme Personeli (Brüt asgari ücret)

Gün

8,00

296

6

Temizlik Personeli (Brüt asgari ücret)

Gün

3,00

296

7

Bulaşıkçı (Brüt asgari ücret)

Gün

3,00

296

Açıklama

Birimi

Miktarı

1

Adreslere yemek dağıtımı

Adet

592.000

2

Aş evi yemek dağıtımı

Adet

29.600

3

Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günleri Aşçı (Brüt asgari ücretin %20 fazlası) Sgk payı dahil

Gün

14,5

4

Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günleri Aşçı Yardımcısı (Brüt asgari ücret) Sgk payı dahil

Gün

14,5

5

Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günleri Mutfak Personeli (Brüt asgari ücret) Sgk payı dahil

Gün

14,5

6

Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günleri Diyetisyen (Brüt asgari ücretin %20 fazlası) Sgk payı dahil

Gün

14,5

7

Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günleri Dağıtım ve Yükleme Personeli (Brüt asgari ücret) Sgk payı dahil

Gün

14,5

8

Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günleri Bulaşıkçı (Brüt asgari ücret) Sgk payı dahil

Gün

14,5

İncelemeye konu ihalenin idarenin mutfağında sıcak yemek hazırlama ve dağıtımı işi olduğu, ihalede 53 adet ihale dokümanı indirildiği, 29.02.2024 tarihinde yapılan ihaleye 35 isteklinin katıldığı, idare tarafından 12 teklifin geçerli teklif olarak kabul edildiği, ihalede yaklaşık maliyetin 55.426.000,00 TL ve aşırı düşük teklif sınır değerinin 33.102.201,50 TL olarak belirlendiği, sınır değerin altında teklif sunan üç isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu ve 04.03.2024 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin Öz Gaziantep Lokantacılık San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarına ilişkin ilgili mevzuat hükümleri incelendiğinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının yapılacağı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerden; teklif açıklamalarının isteneceği, aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin yazılarda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesinin zorunlu olduğu ve isteklilere aşırı düşük teklif açıklamalarını sunması için üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verileceği, ek olarak malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerine ilişkin olmak üzere, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılacağı ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarlarının belirtileceği, aşırı düşük teklif açıklamalarının sadece iki haftalık örnek menüdeki ana girdiler ve işçilik giderleri dikkate alınarak yapılacağı görülmüştür.

29.03.2024 tarihli ve 2024/5600 sayılı yazı ile idareden, ihalede sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları istenilmiş olup, idarenin 01.04.2024 tarihli ve 621785 sayılı cevabi yazısında, Öz Gaziantep Lokantacılık San. ve Tic. Ltd. Şti., Favori Kurumsal Yemek Üretim Hizmetleri Paz. Gıda Tem. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Name Kurumsal Yemek Gıda A.Ş.den aşırı düşük teklif açıklamasının istendiği, Öz Gaziantep Lokantacılık San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının sisteme yüklendiği ve ihalenin anılan istekli üzerinde bırakıldığı belirtilmiştir.

İhalede, sınır değerin altında üç geçerli teklif bulunduğu, idare tarafından ihale üzerinde kalan istekli olan Öz Gaziantep Lokantacılık San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 29.02.2024 (Perşembe) tarihli yazı ile aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu ve aşırı düşük teklif açıklamasının sunulması için 04.03.2024 (Pazartesi) tarihine kadar süre tanındığı, anılan yazının açıklama kısmında teklif açıklamasının en geç iki (2) gün içerisinde sunulmasının istendiği, isteklinin 04.03.2024 tarihinde açıklamasını idareye sunduğu, sınır değerin altında teklif sunan diğer iki istekli olan Favori Kurumsal Yemek Üretim Hizmetleri Paz. Gıda Tem. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Name Kurumsal Yemek Gıda A.Ş.den 01.03.2024 (Cuma) tarihli yazılar ile aşırı düşük teklif açıklamasının istendiği, anılan isteklilere de aşırı düşük teklif açıklamasının sunulması için 04.03.2024 (Pazartesi) tarihine kadar süre tanındığı, söz konusu isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamalarını idareye sunmadığı buna rağmen isteklilerin tekliflerinin reddedilmediği ve Favori Kurumsal Yemek Üretim Hizmetleri Paz. Gıda Tem. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

İdare tarafından isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazılarının ekinde, önemli teklif bileşenlerine ilişkin olarak, İdari Şartname’nin ek kısmında yer alan tabloya yer verildiği, söz konusu tabloda başvuru sahibinin 3’üncü iddiasında belirtilen yemek dağıtımında kullanılacak araçlara ilişkin kullanıcı gideri ve periyodik bakım, arıza onarım ve yedek parça maliyetlerinin yer almadığı, idare tarafından söz konusu gider ve maliyetler için açıklama istenilmemiş olduğu dolayısıyla da sunulan teklif açıklamasında söz konusu gider ve maliyetler için açıklama sunulmamış olduğu görülmüştür.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesinde idarelerin ihale dokümanında asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesine yer vermesi ve aşırı düşük teklif açıklamalarında isteklilerin sadece iki haftalık örnek menüdeki ana girdiler ve işçilik giderlerini dikkate alarak açıklama yapması gerektiğinin düzenlendiği, idare tarafından hazırlanan Teknik Şartname’nin ek kısmında 30 günlük örnek menüye yer verildiği, isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazılarının ekinde de, isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamasında esas alacakları iki haftalık örnek menüye ilişkin bir belirleme yapılmamış olduğu bu sebeple de ihale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının söz konusu 30 günlük örnek menü üzerinden yapıldığı anlaşılmıştır.

Yapılan tespit ve incelemeler neticesinde; başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak, ilgili mevzuat hükmünde, hizmet alımı ihalelerinde isteklilere aşırı düşük teklif açıklamalarını sunması için üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verileceği belirtilmesine rağmen idarenin aşırı düşük teklif açıklamasını sunması için ihale üzerinde kalan istekliye iki (2) iş günü, diğer isteklilere ise sadece bir (1) iş günü süre tanıdığı, ihale üzerinde kalan isteklinin teklif açıklamasını idareye sunduğu ancak sadece bir (1) iş günü süre tanınan diğer isteklilerin teklif açıklamalarını idareye sunmamış olduğu, belirtilen gerekçeyle aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan isteklilere ilgili mevzuat hükmünde belirtilen asgari sürenin tanınmadığı, öte yandan aşırı düşük teklif açıklamalarını idareye sunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedilmediği ve geçerli teklif olarak belirlendiği, anılan isteklilerden Favori Kurumsal Yemek Üretim Hizmetleri Paz. Gıda Tem. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı gerekçesiyle teklifi reddedilerek değerlendirme dışı bırakılması gereken Favori Kurumsal Yemek Üretim Hizmetleri Paz. Gıda Tem. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Name Kurumsal Yemek Gıda A.Ş.ye aşırı düşük teklif açıklamalarının sunmaları için yeterli süre tanınmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin ikinci iddiasının yerinde olduğu bu sebeple de başvuru sahibinin üçüncü iddiasına ilişkin olarak, isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamalarının başvuru sahibinin iddiasına konu edilen gider ve maliyetler yönünden sağlıklı bir şekilde değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak inceleme yapılmasına gerek bulunmadığı tespit edilmiştir.