DOĞRU BİR AŞIRI DÜŞÜK TEKLİF SORGULAMASI NASIL YAPILIR?
İhale işlem dosyasında yer alan yaklaşık maliyete ilişkin icmal incelendiğinde, açıklaması istenen iş kalemleri listesinde yer alan; örneğin inşaat iş kalemlerinden olan “Özel poz-1” poz numaralı “Çim çit yapay yeşil duvar (mevcut taşıyıcı sistem üzerine montaj)” ve “Özel poz-4” poz numaralı “1,5 mm sac kapı kanadı yapılması ve yerine montajı”; Yangın Tesisatı iş kalemlerinden olan; “Özel poz-1” poz numaralı “Elektrikli asıl pompa 45 kw, dizel yedek pompa 41 kW ve Jokey Pompa 9 kW; TSE ve NFPA normuna uygun”, “Özel poz-4” poz numaralı “180×16 PE-100 boru (metre)” ile “Özel poz-41” poz numaralı “Yangın galvaniz boru işçiliği – DN50 galvaniz boru (metre)” özel iş kalemlerinin yer aldığı, ancak bahse konu iş kalemleri ile bu nitelikteki diğer iş kalemlerine ilişkin analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının söz konusu tebligatta ve ihale dokümanı kapsamında yer almadığı görülmüştür.
Aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığına yönelik başvurularda idarece gerçekleştirilen aşırı düşük teklif sorgulama işlemlerinin mevzuata uygun olup olmadığı hususu öncelikli olarak incelenmekte ve idarenin gerçekleştirdiği işlemlerde aykırılık tespiti halinde istekliler tarafından sunulan açıklamalar bakımından iddia konusu diğer hususlar hakkında herhangi bir değerlendirme yapılmamaktadır. Zira Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili maddelerine aykırı olarak gerçekleştirilen işlemler üzerinden isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ihale sürecinin hatalı olarak devam etmesine neden olacaktır.
Kaldı ki, mevzuata aykırı olacak şekilde aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi, yapılan açıklamaların mevzuata uygunluğu bakımından doğru bir değerlendirme yapılmasına engel olmaktadır.
İdarece gönderilen aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısına konu edilen ve açıklanması talep edilen iş kalemlerinin bir kısmının özel/paçal iş kalemi oldukları, ancak söz konusu iş kalemlerine ait alt analiz girdilerinin ihale dokümanında yer almadığı, aşırı düşük teklif açıklama talep yazısı ekinde de bulunmadığı tespit edilmiş olup, idare tarafından;
a) “Sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubunun, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenmesi,
b) Açıklama istenilecek iş kalemlerine ait birim fiyat analizlerinin temel girdilere (işçilik, mazot, diğer malzeme girdileri, makine amortismanı vb. makine girdileri) kadar ayrıştırılarak yapılması,
c) İş kalemlerine ait analizde aynı poz numarasına sahip girdilerin miktar ve tutarlarının toplanması (örneğin aynı paçal iş kalemi analizi içerisinde yer alan tüm mazot girdilerinin toplanması),
d) Yukarıdaki işlemlerden sonra Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2.2’nci maddesine göre açıklama istenilmeyecek analiz girdilerinin belirlenmesi,
e) Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2.2’nci maddesine göre aynı girdinin birden fazla paçal/özel iş kalemi analizinde yer alması halinde, bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek, herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilmesi,
f) Açıklama istenilecek iş kalemlerinin tümüne ilişkin olarak tek bir açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesinin hazırlanması,
İdarece hazırlanan açıklama istenilen iş kalemleri listesi, açıklama istenilecek paçal/özel iş kalemlerine ait temel girdilerin cins ve miktarlarının gösterildiği analiz formatları ve açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesinin sınır değer altında teklif sunanlara gönderilerek yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.
