BAŞVURU SAHİBİ:

Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kars Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/272049 İhale Kayıt Numaralı “55 Kalem Temizlik Malzemesi Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kars Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü tarafından 21.06.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “55 Kalem Temizlik Malzemesi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin 16.07.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu neticesinde alınan ikinci ihale komisyonunun idarenin 26.07.2021 tarihli yazısı ile bildirilmesi üzerine, başvuru sahibince 09.08.2021 tarih ve 35645 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 09.08.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/1310 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, kamu ihale mevzuatı ve ihale dokümanı çerçevesinde başvuru konusu ihalede isteklilerce teslim edilen numunelerin değerlendirilmesi neticesinde ihalenin sonuçlandırılması gerektiği, ancak idarece numunelerin teslimi yeterli görülerek herhangi bir inceleme yapılmadığı, sonuç olarak ihalenin numuneler değerlendirilerek neticelendirilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinin dördüncü fıkrasında “İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir…” hükümleri,

Bahse konu Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 58/A numaralı maddesinin dokuzuncu fıkrasında “(9) Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. … İhalede; aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan veya açıklamaları yeterli görülmeyen isteklilerin teklifleri reddedilir, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinin 16.9’uncu alt maddesinde “16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması,

Aynı Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir…” açıklamaları,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

ç) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği ilgili uygulama yönetmeliklerinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

…

7.5.6.

a) İstekliler Temizlik Malzemeleri için ihale tarihinden 1 (bir) iş günü sonra numuneleri eksiksiz idareye teslim edilecektir.  İstekliler numunelerin üzerine iş kalemi sıra numaralarını ve firma isminin açıkça yazıldığı bir etiket yapıştıracaklardır. Herbir kaleme ayrı ayrı numune vereceklerdir. Numuneler kutu içerisinde teslim edilecek ve ihale sıra numarasına göre sıralanacaktır.  Malzeme, orjinal ambalajında teslim edilecektir. Ambalajlar üzerinde son kullanma tarihi ve teknik özellikler belirtilmelidir. Numunenin şartnameye uygunluk aşamasında denenmesi veya kullanılması halinde numune için ayrıca ücret ödenmeyecektir.

b) Numunelerin görüldüğüne ilişkin tutanak idare yetkilisi ve istekli temsilcisi tarafından imzalanacaktır. Numune görüldü tutanağı olmayan ve numunesi eksik olan firmaların teklifi geçersiz sayılacaktır

…

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Numunelerin görüldüğüne ilişkin tutanak idare yetkilisi ve istekli temsilcisi tarafından imzalanacaktır.  Numunesi eksik olan ve numune değerlendirmesi başarısız sonuçlanan firmaların teklifi geçersiz sayılacaktır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir…” düzenlemeleri bulunmaktadır. 

21.06.2021 olan ihale tarihinde düzenlenen ve aynı tarihte ihale yetkilisince onaylanan ihale komisyonu kararı ile ihalenin Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmediği, kararda numunelerin teslimine/değerlendirilmesine ilişkin herhangi bir hususa değinilmediği anlaşılmıştır.  

Başvuru sahibinin şikâyeti üzerine 26.07.2021 tarihinde ihale yetkilisince onaylanan ikinci bir ihale komisyonu kararı alındığı, kararla numuneleri teslim etmeyen 5 isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti., ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin ise başvuru sahibi Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği görülmektedir.    

İhale işlem dosyası incelendiğinde; ihale üzerinde bırakılan istekli Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin numune teslim tutanağının bulunduğu, ihale komisyonu kararlarında doğrudan numunelerin değerlendirildiğine ve uygun olduğuna yönelik bir ifade bulunmamakla beraber, “numune teslim etmediklerinden dolayı ilgili isteklilerin tekliflerinin değerlendirilmediği, bu istekliler dışındaki isteklilerin tekliflerinin ise usulüne uygun olduğunun tespit edildiği” şeklinde genel bir ifadeye yer verildiği görülmektedir.  

İhale işlem dosyasında ayrıca, ihale komisyonu üyesi olmayan, muayene kabul komisyonunda görevlendirilmiş olan 3 idare personeli tarafından 28.06.2021 tarihinde tanzim edilmiş tutanağın bulunduğu, tutanakta Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin numunelerinin kontrol edildiği ve teknik şartnameye uygun olduklarının görüldüğü hususunun belirtildiği anlaşılmıştır.  

Yukarıda aktarılan Tebliğ açıklamaları uyarınca numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi gerektiği, İdari Şartname düzenlemesinde ise numunesi eksik olan ve numune değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifinin geçersiz sayılacağının belirtildiği ve ihale dokümanında numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmayacağına ilişkin ayrıca bir düzenleme bulunmadığı hususları göz önüne alındığında, başvuru konusu ihalede yukarıda alıntılanan Yönetmelik hükmü çerçevesinde ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar numune değerlendirmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

İhale işlem dosyasındaki belgelerden idarece ihale üzerinde bırakılan istekli Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin numunelerinin değerlendirildiği görülmekle birlikte, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin numunelerinin değerlendirildiğine ilişkin bir bilgi edinilememiş, öte yandan numune değerlendirmesi işlemlerinin ihale komisyonu üyelerince değil muayene kabul komisyonu üyelerince gerçekleştirildiği anlaşılmıştır.

Bu doğrultuda, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahipleri bakımından, usulüne uygun şekilde ihale komisyonu üyelerince numune değerlendirmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve ihalenin bu işlemler sonrasında neticelendirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, numune değerlendirmesi işlemlerinin usulüne uygun şekilde yeniden gerçekleştirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.