4734 Sayılı Kanun ve İkincil Mevzuat Çerçevesinde Teklif Değerlendirmesi, Bilgi Eksikliklerinin Tamamlatılması ve İş Deneyim Belgelerine İlişkin İnceleme Yetkisi

Kamu ihale hukukunda tekliflerin değerlendirilmesi, yeterlik belgelerinin incelenmesi ve eksik bilgi tamamlama süreçleri; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ve Kamu İhale Genel Tebliği’nde ayrıntılı olarak düzenlenmiş olup, bu düzenlemeler birlikte ele alındığında idare ve istekliler açısından bağlayıcı ilkeler ortaya çıkmaktadır.

1. 4734 Sayılı Kanun’un 37. Maddesi Kapsamında Tekliflerin Değerlendirilmesi

Kanunun 37’nci maddesi sistematik bir değerlendirme süreci öngörmektedir:

1. İlk aşamada teklif mektubu ve geçici teminatın usulüne uygun olup olmadığı incelenir,

2. Bu aşamada eksik belge sunan istekliler değerlendirme dışı bırakılır,

3. Ancak teklifin esasını değiştirmeyecek nitelikte bilgi eksiklikleri mevcut ise idarece tamamlatılması mümkündür,

4. Tamamlama yazısına rağmen belirtilen sürede eksiklik giderilmezse teklif değerlendirme dışı bırakılır,

5. Bu aşamadan sonra ihale komisyonu yeterlik kriterleri ile teklifin dokümana uygunluğunu ayrıntılı olarak inceler.

Bu hüküm; baştan hiç sunulmamış belgelerin tamamlatılamayacağı, ancak sunulan belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılabileceği yönündeki temel ilkeyi ortaya koymaktadır.

2. Yönetmelik’in 57. Maddesi: Bilgi Eksikliklerinin Tamamlatılması

57’nci madde, Kanunun 37’nci maddesi ile paralel şekilde düzenlenmiş olup:

• Sadece bilgi eksikliği tamamlatılabilir,

• Belge eksikliği tamamlatılamaz,

• Tamamlama süresi iki iş gününden az olamaz,

• Süresinde tamamlanmaması hâlinde teklif değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminat gelir kaydedilir.

Bu süreç, ihale güvenliği ve eşit muamele ilkesi gereği sıkı kurallara tabi tutulmuştur.

3. Yönetmelik’in 50. Maddesi: İş Deneyim Belgelerinde İnceleme Yetkisi

İhale komisyonları:

• İsteklilerce sunulan iş deneyim belgelerinde tereddüt edilmesi hâlinde,

• Gerekli incelemeyi yapmaya

• Ve belgeyi düzenleyen idarelerden bilgi talep etmeye

yetkilidir.

Bu madde uyarınca yapılacak inceleme, belgeyi tamamlatmaya değil, belgedeki tereddütü gidermeye yöneliktir. Bu husus, bilgi eksikliği tamamlatma prosedürü ile karıştırılmamalıdır.

4. Kamu İhale Genel Tebliği 16.6: Eksik Bilgilerin Tamamlatılması Rejimi

Tebliğin 16.6 maddesi; belge eksikliği ile bilgi eksikliği ayrımını netleştirmekte ve uygulamayı geniş kapsamlı biçimde açıklamaktadır:

• Belge eksikliği kesinlikle tamamlatılamaz,

• Ancak teklifin esasını değiştirmeyecek bilgi eksiklikleri tamamlatılabilir,

• Asli unsurları taşımayan veya belgenin verildiği kurumdan kaynaklanan hatalar giderilebilir,

• Tüm talepler ve cevaplar yazılı olmak zorundadır,

• Tamamlama sonucunda sunulan belgeler ihale tarihinden sonra düzenlenmiş olsa bile, isteklinin ihale tarihi itibarıyla şartları sağladığı anlaşılıyorsa kabul edilir,

• Tebliğ 16.6.4 uyarınca:
  İdare tarafından hiç istenmemiş bir belge veya bilginin değerlendirme aşamasında sonradan istenmesi ve tamamlatılması  yasaktır.

5. Genel Hukuki Değerlendirme

Tüm aktarılan düzenlemeler birlikte değerlendirildiğinde ortaya çıkan temel ilkeler şunlardır:

A. Sunulmayan belge sonradan tamamlatılamaz

Sunulması gereken bir belgenin tamamen eksik olması hâlinde idare tamamlama talep edemez. Bu tür eksiklik teklifin esasına ilişkindir.

B. Sadece bilgi eksikliği tamamlatılabilir

Belgenin içeriğine ilişkin eksiklik (örneğin belge numarası, tarih, imza, açıklayıcı bilgi vb.) tamamlatılabilir.

C. İhale komisyonunun inceleme yetkisi tamamlatma yetkisi değildir

Komisyon tereddütleri giderebilir ancak eksik belgeyi sonradan isteyemez.