Toplantı No : 2019/048
Gündem No : 35
Karar Tarihi : 24.10.2019
Karar No : 2019/UM.II-1387
BAŞVURU SAHİBİ:
Hitachi Healthcare Turkey Sağlık Sanayi A.Ş.,
VEKİLİ:
Av. Burcu CILIZ,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Mesleki ve Çevresel Hastalıklar Hastanesi,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/328665 İhale Kayıt Numaralı “Usg-Ekokardiyografi Cihazı Alımı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Mesleki ve Çevresel Hastalıklar Hastanesi tarafından 05.08.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Usg-Ekokardiyografi Cihazı Alımı” ihalesine ilişkin olarak Hitachi Healthcare Turkey Sağlık Sanayi A.Ş.nin 04.09.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.09.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 20.09.2019 tarih ve 39583 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.09.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2019/1133 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
27.08.2019 tarihli ihale komisyonu kararında teklif edilen cihazın Teknik Şartname’nin 2’inci bölümün 18’inci maddesine uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı,
a- İhale dokümanında demonstrasyon yapılacağı belirtilmemesine rağmen ihale sonrasında idarenin satın alma birimi çalışanı Aynur Şahingöz tarafından 06.08.2019 tarihinde Ankara Ofislerinin aranarak 08.08.2019 tarihinde saat 12:00’da başlayacak demonstrasyon yapılacağının bildirildiği, mevzuata aykırı şekilde yapılan demonstrasyon sonucunda karar verilmesinin uygun olmadığı, demonstrasyon yapılacağının taraflarınca önceden bilinmesi durumunda tüm hazırlıkların eksiksiz şekilde yapılabileceği, standby için gerekli olan opsiyonel güç ünitesinin de tedarik edileceği,
b- Teklif etmiş oldukları cihazın istenilen tüm özellikleri karşılar nitelikte olduğu, teklifin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinde Teknik Şartname’nin 18’inci maddesine atıf yapıldığı, anılan maddede “18) Sisteme istenildiğinde opsiyonel olarak entegre gelişmiş güç yönetimi özelliği eklenebilmeli ve sistem direkt fişten çekildiğinde standby da kalabilmeli, tekrar fişe takıldığında en son çalışma yapılan sistem ekranı ile devam edilmelidir.” ifadelerine yer verildiği, bahsi geçen maddede geçen “standby” teriminin, elektrik kesilmeleri gibi durumlarda sistemin otomatik olarak açık uygulama ayarlarını kaydederek belirli bir süre (yaklaşık 30-50 dakika) bellekte tutması ve tekrar elektrik verildiğinde çalışmaya kaldığı yerden devam etmesini sağlayan güç yönetim sistemi tipi olduğu, taraflarınca sunulan cihazda opsiyonel olarak(ücret karşılığında) eklenebilen entegre güç yönetim özelliği olarak “batarya ünitesi”nin mevcut olduğu, opsiyonel güç yönetim sistemine sahip sistemin 70 dakikaya varan çalışma süresine sahip olduğu, bu şekilde elektrik kesilmeleri gibi durumlarda sistemin kapanmadan çalışır kalabildiği,
Ayrıca sistemi tarif eden Teknik Şartname’de “C-2. 1 (bir) adet uygun güçte On Line özellikte kesintisiz güç kaynağı verilecektir.” maddesinin de bulunduğu, dolayısıyla sistemin hiçbir zaman ani elektrik kesintisine maruz kalmayacağı, opsiyonel bir özelliğin ihale dokümanında yer verilmeyen demonstrasyon uygulaması için 2 gün içinde tedarik edilmesinin mümkün olmadığı,
İdarece şikayet başvurusuna verilen cevap yazısında “teknik ve kullanıcı personellerden görüş alındığında; bu özellik Teknik Şartname’de her ne kadar opsiyonel olarak istenmiş olsa da, cihazda söz konusu özelliği aktif hale getirilmesi, kullanıcılar tarafından iş rahatlığı ve tanı koyma güvenilirliği açısından, daha sonra büyük oranda istenmesi belirtilmektedir.” ifadelerine yer verildiği, bu ifadelerin idarenin kendi hazırladığı İdari Şartname ve Teknik Şartname’ye aykırı davrandığının en açık tezahürü olduğu, Teknik Şartname’nin 18’inci maddesinde “sisteme istenildiğinde opsiyonel olarak eklenebilecek entegre gelişmiş güç yönetimi” özelliğinden bahsedildiği, yani ihale sonucunda teslim edilecek cihazda bu özelliğin olmayacağı, bu özelliğin opsiyonel olarak eklenebilir olacağı, dolayısıyla idarece tekliflerinin bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olmadığı,
İdarece söz konusu özelliğin opsiyonel olma şartını koymamış olması durumunda kendilerince de entegre olarak batarya sistemi hazır olan bir cihazın teklif edilmiş olacağı, bu duruma göre fiyatlandırmanın yapılmış olacağı, mevcut ihale dokümanları kapsamında ihale komisyonu kararının hukuka aykırı olduğu, tekliflerinin geçerli teklif olarak belirlenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:
…
b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;
…
9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları” hükmü,
Anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.” hükmü,
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.
(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir…” hükmü,
Mal Alımları Denetim, Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “Muayenede aranacak hususlar” başlıklı 13’üncü maddesinde “Muayenede aranacak hususlar; ihale dokümanında yazılı şartlardır.” hükmü yer almaktadır.
İhaleye ait İdari Şartname’nin “İsteklilerden tekliflerine açıklık getirmelerinin istenilmesi” başlıklı 32’nci maddesinde “32.1. İhale komisyonunun talebi üzerine İdare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere açık olmayan hususlarla ilgili isteklilerden açıklama isteyebilir.
32.2. Bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında öngörülen kriterlere uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve bu sonucu doğuracak şekilde kullanılamaz.
32.3. İdarenin yazılı açıklama talebine, istekli tarafından yazılı olarak cevap verilir.” düzenlemesi,
Teknik Şartname’nin “Vazgeçilmez Teknik Özellikler” başlıklı B bölümünün 18’inci maddesinde “Sisteme istenildiğinde opsiyonel olarak entegre gelişmiş güç yönetimi özelliği eklenebilmeli ve sistem direkt fişten çekildiğinde standby da kalabilmeli tekrar fişe takıldığında en son çalışma yapılan sistem ekranı ile devam edilmelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.
27.08.2019 tarihli ihale komisyonu kararında “…aşamasında isteklilerin teklif dosyalarında sunmuş olduğu belgeler incelendiğinde; Hitachi Healthcare Turkey Sağlık Sanayi A.Ş. firmasının şartnameye uygunluk beyanı kapsamında sunduğu katalog ve diğer belgelerde, cihazın teknik şartnamede belirtilen özellikleri tam yansıtamadığı anlaşıldığından, ilgili firma bu özellikleri cihaz üzerinde gösterebileceğini belirtmiştir. Firmanın bu talebi, kamu yararı ve kurum kârı gözetilerek Komisyonumuzca, her ne kadar idarenin yazılı talep olmasa da; Kanun’un 37’nci maddesi ve İdari Şartnamenin 32’nci maddesine göre uygun görülmüş ve eşitlik ilkesi çerçevesinde ihaleye katılan diğer firmanın da aynı şekilde, Teknik Şartname’de belirtilen hususları, cihazı üzerinde gösterebileceği her iki firmaya da bildirilmiştir.
Bu kapsamda; Hitachi firması 08.08.2019 tarihinde, Penta firması 20.08.2019 tarihinde cihazı komisyonumuzun değerlendirmesine sunmuştur.
Değerlendirme aşamasında;
1- Penta firması gerek kataloglarında, gerekse cihazı üzerinde, teknik şartnamede istenen tüm özellikleri karşıladığı gösterebilmiştir.
2- Hitachi firması şartnameye uygunluk beyanı kapsamında sunduğu, kataloglarda; Teknik Şartname’nin Bölüm-B 18. maddesinde istenilen ‘…Sisteme istenildiğinde opsiyonel olarak entegre gelişmiş güç yönetim özelliği eklenebilmeli ve sistem direkt fişten çekildiğinde standby da kalabilmeli tekrar fişe takıldığında en son çalışma yapılan sistem ekranı ile devam edilmelidir.’ özelliği için, sadece cihazın bataryasının olduğu ve çalışma süresini belirtmekte olup, standby modu ve en son çalışma yapılan sistem ekranı ile devam edebilme ile ilgili özelliğini karşıladığına dair herhangi bir veri bulunmadığı görülmüştür. Firma cihaz üzerinde yaptığı tanıtımında da bu maddeyi karşılayıp karşılamadığını gösterememiştir.
Teklif değerlendirme aşaması devam ederken; komisyonumuzun ilgili firmadan herhangi bir ek bilgi/belge talebi olmadığı halde, firma bu defa Hastane Başhekimliğine hitaplı 19.08.2019 tarih ve 2163 sayılı yazıyla (yazı hastane idaresince, ilgisi nedeniyle komisyonumuzun değerlendirmesine sunulmuştur.), cihazının Teknik Şartname’nin 18’inci maddesine uyduğunu, ihale dokümanında demo istenmediği halde demo yapıldığını, teklifinin kamu menfaati dikkate alınarak değerlendirilmesi gerektiğini, aksi takdirde Kamu İhale Kurumuna başvuruda bulunmak zorunda kalacağını belirtmiştir. Firmanın bu başvurusu; İdari Şartnamenin 32’nci maddesine, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik 8’inci maddesi 4’üncü fıkrasına uygun olmadığından, hastane idaresinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 17’nci maddesi ve 58’inci maddesinden kaynaklanan hakları saklı kalmak kaydıyla bu dilekçe, komisyonumuzca dikkate alınmamıştır.
Komisyonumuz, Hitachi firmasını teklif etmiş olduğu cihazın Teknik Şartname’nin Bölüm-B 18. maddesine uygun olmadığından değerlendirme dışı bırakılmasına karar vermiştir. …” ifadelerine yer verilmiştir.
İncelenen ihalede, “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde ve diğer hususlar başlıklı 47’nci maddesinde teklif edilen cihazlara ait katalog ile Teknik Şartname’ye uygunluk beyanının ihaleye katılımda sunulmasına yönelik bir düzenleme yapılmadığı, ayrıca, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon yapılmasına yönelik bir düzenlemenin bulunmadığı görülmüştür. Bahse konu hususlara ilişkin düzenlemelere Teknik Şartname’de de yer verilmemiştir.
a- Aktarılan mevzuat hükümleri çerçevesinde, idarece, teklif edilen cihazların teknik şartnameye uygunluğunun demonstrasyon yoluyla değerlendirilebilmesi için, demonstrasyon yapılacağının veya yapılabileceğinin ihale dokümanında belirtilmiş olması gerekmektedir. İhalelerde tekliflerin kataloglar üzerinden mi, numuneler üzerinden mi, demonstrasyon yapılarak mı değerlendirileceği konusunda ihale dokümanında düzenleme yapma noktasında idarenin takdir yetkisi olduğu gibi, idarece bu değerlendirme yöntemlerinden hiçbirisi seçilmeyerek ürünün teknik şartnamede belirtilen özellikleri karşılayıp karşılamadığına ilişkin değerlendirmenin muayene kabul aşamasına bırakılması da idarenin takdirinde olan bir konudur. Şikayete konu ihaleye ait dokümandaki mevcut düzenlemeleri yapmak suretiyle takdir yetkisini kullanmış olan idarenin, yapmış olduğu doküman düzenlemesine ihale sürecinde uyması gerektiği ve bu düzenlemenin ortaya çıkarabileceği riskler noktasında doküman oluşturma aşamasında inisiyatif almış olduğu değerlendirilmelidir.
Demonstrasyon yapılmasının istekliler açısından bir maliyet unsuru olduğu da dikkate alındığında, ihalede demonstrasyon yapılabileceği hususunun ihale dokümanında açıkça belirtilmiş olması gerekmektedir.
Şikayete konu ihaleye ait ihale dokümanı incelendiğinde, teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’de belirtilen özellikleri karşılayıp karşılamadığına ilişkin değerlendirmenin ihale aşamasında nasıl yapılacağına ilişkin bir belirleme yapılmadığı, İdari Şartname’nin yeterlik kriterlerine yer verilen maddelerinde teklif edilen ürüne ait katalog veya numune istenildiğine veya demonstrasyon yapılabileceğine ilişkin özel bir düzenleme bulunmadığı görülmüştür.
Ayrıca 27.08.2019 tarihli ihale komisyonu kararından da anlaşıldığı üzere idarenin demonstrasyona ilişkin yazılı bir talebinin olmadığı, başvuru sahibi tarafından teknik özelliklerin cihaz üzerinden gösterilmek istendiği ve idarece bu talebin kabul edilerek demonstrasyon yapıldığı anlaşılmaktadır.
Bu çerçevede, idarece, teklif edilen cihazların teknik şartnameye uygunluğunun, ihale dokümanında öngörülmediği halde tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında kataloglar ve istekliler tarafından sunulan teknik şartnameye cevaplar üzerinden ve yahut demonstrasyon yoluyla belirlenmesine imkan bulunmadığından, söz konusu ihalede teklif edilen ürünlere ilişkin değerlendirmenin, ancak muayene ve kabul aşamasında ilgili muayene kabul komisyonu tarafından yapılabileceği sonucuna ulaşılmaktadır.
Dolayısıyla, söz konusu ihalede tekliflerin değerlendirilmesi amacıyla demonstrasyon gerçekleştirilmesi ihale dokümanına aykırı olup demonstrasyon neticesinde yapılan değerlendirmelerin hukuki dayanağı bulunmadığı sonucuna varılmıştır.
