İhale onay belgesi düzenlenmeden önce, miktar tespiti ve fiyat araştırması yapılmak suretiyle ihale konusu işin KDV hariç yaklaşık maliyeti hesaplanır ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir.
Ön ilan yayımlanmadan önce yapı tekniği ve ihtiyaç programına göre tahmin edilen fiziki miktar veya kapsam esas alınarak hesaplanan yaklaşık maliyet, ihale veya ön yeterlik ilanı öncesi gerekiyorsa yeniden hesaplanır.
İhale konusu işin bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olduğu hâllerde, yaklaşık maliyet her bir kısım için ayrı ayrı olmak üzere işin tamamı dikkate alınarak hesaplanır.
İhale konusu işin bünyesine girecek veya yardımcı olarak kullanılacak malzeme, araç, teçhizat, makine ve ekipman gibi unsurların idare tarafından verilmesi durumunda; yaklaşık maliyet, bu unsurların bedeli hariç tutularak hesaplanır ve bu unsurların listesi yaklaşık maliyet hesap cetvelinin ekine konulur.
İdarelerce, ihale konusu işin yaklaşık maliyetine ilişkin fiyat ve rayiçlerin tespitinde aşağıdaki yöntemlerden biri kullanılabilir:
▪ İhaleyi yapan idarenin daha önce gerçekleştirdiği, ihale konusu işe benzer nitelikteki işlerin sözleşmelerinde ortaya çıkan fiyatlar,
▪ Kamu kurum ve kuruluşlarınca belirlenerek yayımlanmış birim fiyat ve rayiçler,
▪ İlgili meslek odaları, üniversiteler veya benzeri kuruluşlarca belirlenerek yayımlanmış fiyat ve rayiçler,
▪ Yüklenici veya alt yüklenici olarak faaliyet gösteren, konusunda deneyimli kişi ve kuruluşlardan alınacak, ihale konusu işe benzer nitelikteki işlere ilişkin maliyetler,
▪ İdarenin piyasa araştırmasına dayalı rayiç ve fiyat tespitleri.
İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, yukarıda belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler.
İşin bütünü, iş grubu, iş kalemi ve malzeme rayici bazında yapılacak piyasa araştırmasına dayalı fiyat tespitlerinde; iş, imalat ve/veya malzemenin yapımcılarından, üreticilerinden, ana bayilerinden, toptancılarından, yetkili satıcılarından ve satıcılarından fiyatlar veya proforma faturalar alınmak ve gerekli karşılaştırmalar yapılmak suretiyle uygun fiyatlar belirlenir. Tereddüt edilen fiyatların gerçek piyasa rayiçlerine uygun olup olmadığı hususu Ticaret ve/veya Sanayi Odalarından alınacak yazılı rayiçlerle netleştirilir.
Fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu, iş kalemi veya malzemenin ayrıntılı özellikleri ve standardına yer verilir, fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar KDV hariç istenir. İstenen özellikleri taşımayan fiyat bildirimleri ve proforma faturaları dikkate alınmaz.
Bu sırada idareler aşırı düşük sorgulamasına esas olmak üzere;
- Yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında her bir iş kalemi/grubunun yaklaşık maliyete oranını tespit edecektir.
- Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve oranların kümülatif toplamının da gösterildiği “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” oluşturacaklardır.
- Ayrıca, iş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler ve analiz girdilerinin tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine ekleyeceklerdir.
Sıralı iş kalemleri/grupları listesi oluşturulurken, iş kalemleri/grupları tutarlarının yaklaşık maliyete oranları, en yakın dört ondalık basamaklı sayıya getirilecek biçimde yuvarlanacak ve bu oranların toplamının, yuvarlama nedeni ile 1 den farklı olması dikkate alınmayacaktır.
İdare tarafından söz konusu hazırlıkların yapılmamış olması aşırı düşük sorgulamasını imkansız hale getirecektir.
Örnek Karar: Aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında idare tarafından yapılması gereken işlemler hakkında.
Kurul’un 2011/UY.I-3721 sayılı Kararı.
…Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda yer verilen 38 inci maddesine göre, idareler tarafından yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere, sıralı iş kalemleri/grupları listesi ile sıralı analiz girdileri tablosunun hazırlanması ve ihale onay belgesine eklenmesi gerekmektedir.
İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde; idare tarafından yaklaşık maliyetin, piyasada faaliyet gösteren üç adet gerçek/tüzel kişiden, 63 adet iş kaleminin tamamına, her bir iş kaleminin birim fiyatları ayrı ayrı belirtilmek üzere alınan fiyat teklifleri esas alınarak tespit edildiği, bununla birlikte, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılacak olan sıralı analiz girdileri tablosunun hazırlanmadığı, bu aykırılık nedeniyle, aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında açıklama istenilecek iş kalemleri içerisinde yer alan açıklama istenilecek ve istenilmeyecek girdilerinin tespit edilmediği ve teklifi aşırı düşük teklif olarak tespit edilen Gür İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nden sıralı iş kalemleri listesi kullanılarak tespit edilen 26 adet iş kaleminin tüm girdilerine ilişkin aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği görülmüştür.
Bu durumda, sıralı analiz girdileri tablosunun idarece hazırlanmamış olması nedeniyle, aşırı düşük tekliflerin Kamu İhale Genel Tebliği’ne göre değerlendirilmesine olanak bulunmamaktadır.
(Aşırı Düşük Teklif Sorgulama Rehberi, TBB Yayınları,2016)
