Demonstrasyona dayalı olarak teklif değerlendirilmesi yapılabilmesinin ön şartı demonstrasyonun yapılmasını öngören düzenlemeye ihale dokümanında yer verilmesidir. 

Medikoset Tıbbi Ürün. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Dr. Sami Ulus Kadın Doğum Çocuk Sağlığı ve Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/146333 İhale Kayıt Numaralı “9 Kısım Sonuç Karşılığı Laboratuvar Hizmeti Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Dr. Sami Ulus Kadın Doğum Çocuk Sağlığı ve Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 20.04.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “9 Kısım Sonuç Karşılığı Laboratuvar Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Medikoset Tıbbi Ürün. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 20.05.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 22.05.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.05.2020 tarih ve 23201 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 28.05.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Kamu İhale Kurulunun 02.12.2020 tarihli ve 2020/MK-289 sayılı kararı gereğince yapılan incelemeye aşağıda yer verilmiştir.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/888-01 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 7. kısmı “Kan Kültür Grubu Testleri” için en avantajlı fiyatı verdikleri, ancak 27.04.2020 tarihinde yapılan demonstrasyon sonucu idarece tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, oysa cihazlarının Teknik Şartname’nin 7.4.1, 7.4.16 ve 7.4.17 maddelerini karşıladığı, idarece demonstrasyon sonucu yapılan değerlendirmenin varsayımlar üzerinden yapıldığı ve gerçekliği yansıtmadığı, demonstrasyon aşamasında ihale komisyonu tarafından tutanak tutulmadığı ve Teknik Şartname’ye uyan ve uymayan kısımlar hakkında taraflarına bilgilendirme yapılmadığı, demonstrasyonun daha şeffaf ve adil şartlarda tekrarlanması ve ihalenin üzerlerinde bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi tarafından ihalenin 7 sıra numaralı kalemi olan “Kan Kültürü Grubu Testleri”ne “teklif verilmiştir.

Başvuru sahibi istekli 21.04.2020 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazı ile teklif edilen cihaz ve kitler için 27.04.2020 tarihinde demonstrasyon yapmaya davet edilmiştir.  Başvuru sahibince anılan tarihte idare yetkilileri ile demonstrasyon başlama tutanağı tutulmuş ve tutanak münderecatında, demonstrasyona başlandığı, cihaza ilişkin eğitimlerin verildiği ve demonstrasyon için cihaz ve şişelerin aktif hale getirilerek idareye teslim edildiği belirtilmiştir. Daha sonra 06.05.2020 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen başka bir yazı ile demonstrasyon sürecinin devam ettiği ve devam eden bu süreçte “Hemofilis Influenza ve HACEKten 2 tip suş” temin edilmesi ve 07.05.2020 tarihine kadar idareye teslim edilmesi istenmiştir.  06.05.2020 tarihinde yapılan talep üzerine başvuru sahibince bila tarihli dilekçe ile idarenin talebinin, talep edilen suşların ülke içinden temininin mümkün olmaması nedeniyle verilen kısa süre içerisinde yerine getirilmesinin mümkün bulunmadığı ve demonstrasyon sürecinin iyi niyetle yürütülmediği belirtilmiştir.

Başvuru sahibinin teklif ettiği cihaz ve kitlere yönelik olarak 08.05.2020 tarihinde ihale komisyonunca demonstrasyon tutanağı tutularak imza altına alınmıştır. Bu tutanakta, “Sistem zaman zaman donmaktadır. Sistemin donduğu süre zarfında mikroorganizmayı üretme işlemine devam edip etmediği, üreme uyarısı verip vermediği anlaşılamamıştır. Bu durumda nazlı bakteriler üreyemeyecek, geç üreyen bakterilerin istenen süre içinde üreme sinyali vermesi mümkün olamayacaktır.

Üstelik sistem donduğu dönemde anında sesli uyarı ve/veya görüntülü uyarı her zaman vermemekte bu da müdahale edilmesini önlemektedir. Dolayısı ile donduğunda fark etmekte mümkün olamadığı için anında müdahale şansını da engellemektedir.

Yukarıda bahsi geçen nedenlerden dolayı Teknik Şartname’nin 7.4.1, 7.4.16 ve 7.4.17 maddelerini sağlamayacaktır.” şeklindeki gerekçeler ile demonstrasyon sonucunda cihaz Teknik Şartname’ye uygun bulunmamıştır.

Öte yandan idarece gönderilen ihale işlem dosyasının tetkikinden, başvuru konusu kaleme ilişkin olarak ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği cihazın teknik şartnameye uygunluğuna yönelik demonstrasyon yapıldığına ilişkin herhangi bir belge veyahut bilgiye rastlanmamıştır. Dolayısıyla ihale işlem dosyasından başvuru konusu kalemde sadece başvuru sahibinin teklif ettiği cihaza yönelik demonstrasyon yapıldığı anlaşılmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.9 Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1. Kurulacak cihazların marka, model, tip, hız v.b. özelliklerini ve şartnameye uygunluklarını maddeler halinde Türkçe olarak gösteren, firma yetkilisince imzalı belgeleri teklifleri ile birlikte vereceklerdir….” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Muayene ve Kabul İşlemleri” başlıklı 5’inci maddesinde; “5.2. Yüklenici firmalara yer teslimatından sonra kurulacak cihazların muayene ve kabulü sırasında firma yetkilileri mutlaka bulunacak ve muayene komisyonuna cihazların şartnameye uygunluğu konusunda gerekli bilgi verilerek demonstrasyon yapılacaktır. Demonstrasyon tarih, saat ve yeri idare tarafından yazılı olarak firmaya bildirilecektir. Muayene heyeti gerekli gördüğü takdirde cihazların teknik şartnameye uygunluğu ve sağlamlığı hakkında ikna olmasına yetecek süre ve sayıda demonstrasyon isteyebilecektir. Muayene esnasında kullanılan tüm malzemeler (kit, sarf malzemesi ve teknik malzeme) firma tarafından ücretsiz olarak sağlanacaktır. Demonstrasyon sırasında doğabilecek hasarların yükümlülüğü firmaya ait olacaktır. Demonstrasyon sonrası karar ilgili kısmın sorumlu laboratuvar uzmanları tarafından verilecektir. Demonstrasyon sonrası şartnamenin ilgili hükümlerine uymadığı tespit edilen cihaz veya kitleri öneren firmaların teklifi değerlendirilmeyecektir. İkinci ekonomik teklifler değerlendirmeye alınacak ve benzer işlemlere tabii olacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu, idareler tarafından, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belge üzerinden veya demonstrasyon veyahut numune değerlendirmesi yoluyla yapılabileceği gibi, bu değerlendirme ürünün teslimini müteakip muayene ve kabul aşamasında da gerçekleştirilebilir. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin de yapılmasının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesi gerekmektedir. Bununla birlikte, teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu ister belgeler üzerinden, ister numuneler üzerinden isterse demonstrasyon yoluyla tespit edilsin, idarenin teklif edilen ürünün teknik şartnameyi karşılayıp karşılamadığına muayene ve kabul aşamasında da bakması mevzuat gereğidir. Ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın, ürünün teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu açıktır.

Ayrıca İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde yer alan düzenleme gereğince kurulacak cihazların marka, model, tip, hız vb. özelliklerini ve şartnameye uygunluklarını maddeler halinde Türkçe olarak gösteren, firma yetkilisince imzalı belgelerin yeterlik belgesi niteliğinde olduğu, bu bağlamda somut ihalede yeterlik değerlendirmesinde anılan madde kapsamında istenilen belgelerin dikkate alınması gerektiği belirlenmiştir. Buna karşın başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik tespitler bu belgeler üzerinden yapılan inceleme veya tespite dayalı olarak alınmamış olup demonstrasyon sonucu tespit edilen aykırılıklar üzerinden işlem tesis edilmiştir.

Demonstrasyona dayalı teklif değerlendirme işlemine ilişkin hukuki değerlendirme yapılabilmesi için öncelikle demonstrasyona yönelik ihale dokümanı düzenlemelerinin irdelenmesi gerekmektedir. İhale dokümanında demonstrasyona ilişkin tek düzenleme Teknik Şartname’nin 5.2’nci maddesinde yukarıda belirtilen şekilde yer almaktadır. Bunun dışında, ihale dokümanında tekliflerin, teknik şartnameye uygunluğunu değerlendirmeye yönelik olarak numune veya demonstrasyon talebine ilişkin herhangi bir düzenlemeye yer verilmemiştir. Dolayısıyla, demonstrasyonun muayene ve kabul aşamasında yüklenici tarafından teklif edilen cihazın teknik şartnameye uygun olup olmadığını tespitte kullanılacağı buna mukabil tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında kullanılmak için öngörülmediği anlaşılmaktadır.

Demonstrasyona dayalı olarak teklif değerlendirilmesi yapılabilmesinin ön şartı demonstrasyonun yapılmasını öngören düzenlemeye ihale dokümanında yer verilmesidir. İhale komisyonu kararı alınmadan evvel tekliflerin değerlendirilmesinde demonstrasyonun esas alınacağını öngören bir düzenlemeye ihale dokümanında yer verilmediğinden, demonstrasyona dayalı olarak başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uyarlık bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Bu itibarla ihale dokümanı düzenlemelerine göre yeterlik değerlendirmesinin İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde belirtilen ve bu kapsamda isteklilerce sunulan belgeler üzerinden yapılması gerektiği, ihale komisyonu kararında gerek başvuru sahibi gerekse ihale üzerinde bırakılan istekli bakımından bu yönde bir tespit veya değerlendirmede bulunulmadığı ve başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılmasına esas teşkil eden demonstrasyonun ise ihale dokümanında dayanağının bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uyarlık bulunmamıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, başvuru konusu kaleme teklif veren iki istekliden sadece başvuru sahibinin teklif ettiği cihazın teknik şartnameye uygunluğuna ilişkin demonstrasyon yapıldığı buna mukabil ihalenin üzerinde bırakıldığı diğer isteklinin teklif ettiği cihazın teknik şartnameye uygunluğuna yönelik demonstrasyon yapıldığına ilişkin herhangi bir belge veya bilgiye rastlanmadığından idarece istekliler arasında eşitlik ilkesine aykırı işlem tesis edildiği sonucuna ulaşılmakla birlikte kararın (A) bölümünde yapılan değerlendirme neticesinde demonstrasyon işleminin ihale dokümanında dayanağının bulunmadığı görüldüğünden ihale üzerinde bırakılan istekliye demonstrasyon yapılmamış olması sonucu itibarı ile ihale dokümanına aykırı olarak değerlendirilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınarak tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.