|
BAŞVURU SAHİBİ:
Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Anonim Şirketi,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Erzurum İl Sağlık Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2021/253505 İhale Kayıt Numaralı “Müdürlüğümüze Bağlı Birimler İçin Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (Sbys) Hizmeti” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Erzurum İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 31.05.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Müdürlüğümüze Bağlı Birimler İçin Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (Sbys) Hizmeti” ihalesine ilişkin olarak Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Anonim Şirketinin 17.06.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.06.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.07.2021 tarih ve 30711 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.07.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2021/1149 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 07.06.2021 tarihinde hazırlanan demonstrasyon tutanağında Teknik Şartname’de belirlenen kriterler karşılanmadığı gerekçesiyle demonstrasyon işleminin sona erdirildiği, düzenlenen demonstrasyon tutanağında taraflarınca şerh düşülmesine izin verilmediği, söz konusu hususun kamera kayıtlarından kontrol edilebileceği,
Teknik Şartname’nin 1.6.12’nci maddesi ve 1.14’üncü maddesinin “Yardım” başlığı altında yer alan düzenleme kapsamında Nevşehir Devlet Hastanesi üzerinden yapılan canlı bağlantı işleminin ihale komisyonu tarafından kabul edilmediği,
Söz konusu demonstrasyon işlemi sırasında Teknik Şartname’nin 1.10.13’üncü maddesinde yer alan düzenleme çerçevesinde taraflarına 15 dakikalık ek sürenin verildiği, idare tarafından söz konusu süre içerisinde ilgili madde karşılanmadığı gerekçesiyle tekliflerinin doğrudan değerlendirme dışı bırakıldığı, idarenin söz konusu işleminin mevzuata aykırı olduğu, taraflarınca belirlenen süre içerisinde Nevşehir Devlet Hastanesi’ne bağlantı sağlandığı,
İdarede kullanılan sistemin aynı olduğu, sorgulama işlemlerinin bir saniyenin altında tamamlandığı, komisyon üyelerinin bu durumu bildiği, ilgili maddelerin internet ve diğer bileşenlerle ilgili olduğu,
İhale komisyonu tarafından tüm referans listesinden kendilerinin seçtiği iki hastanenin olacağının ifade edildiği, taraflarınca tüm referans listesinin olmayacağı, bununla birlikte üçüncü basamak olan iki hastane izin yazısının sunulacağı ve ibraz edileceğinin söylendiği ve ihale komisyonu tarafından da bu durum kabul edildiği,
Demonstrasyon esnasında iki kuruma ait izin belgelerinin kurumlardan talep edildiği, ilgili kurumlardan gönderilen gizlilik sözleşmelerinin mail ortamında taraflarına gönderildiği, taraflarınca sözlü olarak izin belgelerinin alınmış olduğu söylenmesine rağmen demonstrasyon aşamasında söz konusu belgelerin ihale komisyonuna sunulmasına imkan verilmediği, söz konusu hususun kamera kayıtlarından görülebileceği,
Teknik Şartname’nin 1.7.5’inci maddesindeki düzenlemenin taraflarınca karşılandığı, idare tarafından söz konusu madde kapsamında Erzurum İl Sağlık Müdürlüğü HBYS dış IP linki üzerinden gerekli şartların gösterilmesinin istenildiği, idarenin teknik personellerine ihale yapılmadan önce mobil browser üzerinden dış IP ile bağlantı yapılmaya çalışıldığında sorun olduğu bilgisinin verildiği, teknik personeller tarafından dış IP girişinde güvenlikle ilgili (SSL) sorun olduğu ancak lokal ağ ile giriş yapıldığında problem olmadığının ifade edildiği, söz konusu bilgi idare tarafından da bilinmesine rağmen canlı sistem üzerindeki dış erişim IP’si aracılığıyla girişler üzerinden alınan güvenlik önlemlerinin (SMS doğrulama, kullanıcı izin vb.) eksiklik olarak belirtildiği, ilgili Teknik Şartname maddesi gereğince Android ve IOS uygulama marketlerinden kullanışlı olarak ve hali hazırda kullanılan programlar olduğunun ihale komisyonuna aktarıldığı, ihale komisyonu başkanı tarafından söz konusu hususun hangi sürümlerde kullanıldığının bilindiğinin ifade edildiği, bununla birlikte komisyon başkanının kendi mobil telefonu üzerinden giriş yaparak objektif yaklaşımda bulunulmadığı ve mobil uygulamalarının ergonomik olmadığının iddia edildiği, ilgili yazılımın mobil cihazlar üzerinden de kurum tarafından belirlenen güvenlik politikalarına göre internet tarayıcılar ile çalışabileceği, bu durumun kamera ve ses kayıtlarından görülebileceği,
İhale komisyonunun uygulamayı internet tarayıcı üzerinde kullanarak ergonomik olup olmadığına karar verebilecek teknik yetkinliğe sahip olması gerektiği, HBYS uygulamalarında yüzlerce modülün bulunduğu, her modülün kendi içerisinde farklı iş süreçlerinin olduğu ve tüm modüllerin web tarayıcı üzerinde erişimlerde %100 ergonomik çalışmasının teknik olarak mümkün olmadığı, bu kapsamda komisyon üyelerinin IT alanında tecrübeli ve bilgi sahibi kurum çalışanlarından ve en azından bir tanesinin de kurum dışından olmak üzere alanında uzman kişilerden belirlenmesi gerektiği,
Demonstrasyon işleminin sadece görüntülü olarak kayıt altına alındığı, Teknik Şartname’nin 1.10.15’inci maddesi gereğince sesli olarak da kayıt altına alınması gerektiği, aktarılan durumlar dikkate alınarak demonstrasyon işleminin tekrarlanması gerektiği iddiasına yer verilmiştir.
A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrasında “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü,
Anılan Kanun’un “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.
İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.
İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.
İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,
Aynı Kanun’un “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “…9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.
…
İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir.” hükmü,
“Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.
İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,
“Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,
“Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde “… Kurum, itirazen şikayete ilişkin nihai kararını, incelenen ihaleye ilişkin gerekli bilgi ve belgeler ile ihale işlem dosyasının kayıtlara alındığı tarihi izleyen yirmi gün içinde vermek zorundadır.” hükmü yer almaktadır.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.
(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.
(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.
(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır…” hükmü yer almaktadır.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. 4734 sayılı Kanunun “Tanımlar” başlıklı 4 üncü maddesinde “ihale yetkilisi”; idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak belirlenmiştir. İdarelerin bu yetkilere sahip kişi, kurul veya görevlileri ise, kendi mevzuatlarında belirlenmektedir. Bu nedenle, idarenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, ihale yetkilisinin idarelerce belirlenmesi gerekmektedir.
5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.
5.3. Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.
5.4. İhale komisyonlarının idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilecektir.
…
5.8. İhale yetkilisi, ihale komisyonunda görev alamaz. Kurulların ihale yetkilisi olduğu durumlarda da kurul üyeleri ihale komisyon üyesi olamazlar.
5.9. İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar. Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir. İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz.
5.10. İhale işlem dosyasının birer örneği, ilan veya davet tarihini izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonunun asıl üyelerine verilir. İdare tarafından gerek görüldüğü takdirde, yedek üyelere de ihale işlem dosyasının birer örneği verilebilir. Yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması halinde ise ihale işlem dosyasının bir örneğinin yedek üyeye verilmesi zorunludur.” açıklaması,
Anılan Tebliğ’in 16.9’uncu maddesinde “Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması yer almaktadır
İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;
a) Adı: Müdürlüğümüze Bağlı Birimler için Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) Hizmet Alımı
b) Türü: Hizmet alımı
c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği
ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.
d) Kodu:
e) Miktarı:
2 Kısım SBYS Hizmet Alımı
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Erzurum İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Tesisler” düzenlemesi,
Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1 İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilginlerin e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.:
…
7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:
{Belirtilmemiştir}
7.5.5 Bu Şartname ile 7.5.4. maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.
…
7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:
7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır.
7.7.2.
Teknik şartnamede belirtilen hükümler çerçevesinde demonstrasyon yapılacaktır.” düzenlemesi,
Teknik Şartname’nin ilgili maddelerinde aşağıdaki düzenlemeler yer almaktadır:
“1.6. Hastane Bilgi Sistemi Genel Koşullar
…
1.6.12. Teklif edilen SBYS yazılımında tek bir kaydın sorgulanması, eklenmesi, değiştirilmesi ya da silinmesi 3 saniyeden fazla sürmemelidir. Bu özellik, demo esnasında firmanın referans listesinde bulunan ve İdarenin belirleyeceği herhangi bir referans tesisten canlı gösterilmesi istenecektir. İstekli, bağlantı kurarak canlı demonstrasyon yapacağı kurum veya kurululardan yazılı izin almalıdır ve bu izni demo esnasında göstermelidir.
1.7. Yazılım Geliştirme Ortamı ve Altyapısı
…
1.7.5. Teklif edilen SBYS yazılımının: Android, IOS vb. işletim sistemine sahip tablet, telefon gibi mobil cihazlar için Özel geliştirilmiş ve mobil cihazlarda ergonomik kullanımı sağlayan aşağıdaki niteliklere sahip web sürümü olmalı ve söz konusu işletim sisteminin uygulama marketinden indirilip kullanılabilen mobil uygulama sürümü olmalıdır. Bu sürüm H1MSS 6 ve HIMSS 7 için gerekli bulunan aşağıdaki tüm mobil özellikleri taşımalıdır.
…
1.10. Demonstrasyon
1.10.1. İhale aşamasında, ihaleye katılan isteklilerin teklifleri kabul edilip idari şartnamede istenilen belgelerin öncelikli olarak kontrolü yapılacak geçerli en ucuz teklif sahibi istekliden başlanarak en ekonomik teklif sahibi ilk iki istekli bulununcaya kadar sırasıyla demonstrasyon için yer, gün ve saat verilerek davet edilecektir.
1.10.2. İş bu şartname içerisinde yer alan modüllere ait tüm teknik özellikler idare tarafından demonstrasyon esnasında yazılım üzerinde sorgulanacaktır.
1.10.3. En az 5 gün önceden bildirilmek üzere demonstrasyon yeri ve tarihi belirleme ihale komisyonunun yetkisindedir.
1.10.4. Demonstrasyon esnasında kurum içinden çalışanlar sunuma katılabilir, katılımcılar şartname üzerinden sorular sorabilirler. İhale komisyonu uzmanlık gerektiren konularda kurum içinden ve kurum dışından danışmanlık alabilir.
1.10.5. Demo ortamında İdare gerekli internet erişimi sağlayacaktır. Yüklenici talep etmesi halinde kendi internetini kullanabilir. Sağlıklı internet bağlantısının yapıldığı her demonstrasyon oturum öncesi taraflarca kontrol edilerek tutanak altına alınır.
…
1.10.10. Demonstrasyonun olumlu veya olumsuz sonucu idare tarafından oluşturulan ve değerlendirme şartları idare tarafından belirlenen ihale komisyonu marifeti ile yapılacak olup, yapılacak olan Demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış Demo raporu aynı gün içinde tutulacaktır. Firma yetkililerince herhangi bir sebeplen dolayı tutulan tutanağı imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilecektir.
…
1.10.13. Demonstrasyon sırasında sunumun kesintiye uğramasına sebep olan yüklenici kaynaklı herhangi bir sorunda yükleniciye çözüm için bir defalığına mahsus olmak üzere en fazla 15 (onbeş) dakika süre verilecektir. Bu süre içerisinde yüklenici kaynaklı bu sorunun giderilememesi halinde demonstrasyon kesilerek firmanın teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.
…
1.10.15. İdare tarafından gerekli görülmesi halinde demonstrasyonun tüm aşamaları sesli ve görüntülü kayıt cihazları ile kayıt altına alınacaktır.
…
1.14. Yardım
1.14.1. Kullanıcı istediğinde sadece bir tuşa basarak yardım alabilmelidir. Yardım menüsü tüm güncellemeleri kapsamalıdır. Yapılan her yeni güncellemenin yardım dokümanı da birlikle sisteme yüklenmelidir.
1.14.2. Yardım, hem ekran bazında hem de alan bazında olmalıdır.
1.14.3. Her ekranda, belirli bir anda kullanılabilecek işlevlere ilişkin görsel kontroller (tuş. komut düğmesi, vb.) görüntülenmelidir.
1.14.4. Hata mesajları; açık, anlaşılır ve dikkat çekici olmalıdır. Her halanın, hata kod numarası olmalıdır. Kullanıcı bu numara ile Hata Mesajları dokümanına başvurarak, hatanın sebebini ve hata düzeltme yollarını bulabilmelidir.
1.14.5. Hata mesajları ile uyumlu çalışan, hata mesajı alındığında ya da kullanıcı gerek gördüğünde olası hala kaynakları ve problemin çözüm yolları hakkında bilgi sağlayan, çevrimiçi yardım olanağı sağlanmalıdır.
1.14.6. Acil ve mevzuat gereği durumlar dışında kalan kullanıcı istekleri ile şikayetleri, önceden tasarlanmış bir sistemle Yüklenici ve İdareye aynı anda bildirilmelidir. İstek ya da şikayetin Yüklenici tarafından alındığına dair İdare’ye gönderilen geri bildirimde, isteğin hangi süre içinde karşılanabileceği, ya da sorunun hangi süre içinde çözümlenebileceğine dair yaklaşık süre yer almalıdır.
1.14.7. Sorun/İstek/Şikayet bildirim ve geri bildirimine ilişkin alternatif çözüm sürecinin tasarlanması ve işletilmesinden İdare’nin onayı alınmak kaydıyla Yüklenici sorumludur.”
İlan tarihinde yürürlükte olan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin eki Açık İhale Usulü İle İhale Edilen Hizmet Alımlarında Uygulanacak Tip İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” maddesinin ilgili kısımlarının aşağıda aktarılan şekilde olduğu görülmüştür:
“7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:
…
d) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,
…
7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:
…
7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:
…
7.5.5 Bu Şartname ile 7.5.4. maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.”
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) bendinin 9 numaralı alt bendinde “İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları”nın istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği, anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerinin ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmadığı belirlenen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı hüküm altına alınmıştır.
Teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu, idareler tarafından, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon ya da numune değerlendirmesi yoluyla yapılabileceği gibi, bu değerlendirme ürünün teslimini müteakip muayene ve kabul aşamasında da gerçekleştirilebilmektedir. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılmamasının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca ürünün teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu açıktır.
Ayrıca yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamalarından ihale komisyonunun ihale yetkilisi tarafından biri başkan, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirileceği, ihale sürecindeki bütün değerlendirmelerin oluşturulacak bir komisyon tarafından yapılması ve oluşturulacak bu komisyonda işin niteliğine göre belirlenecek sayıda uzman üye bulundurulabileceği düzenlenerek teknik değerlendirme ve fiyat değerlendirmesinin aynı anda yapılabilmesinin amaçlandığı anlaşılmıştır.
Buna ek olarak aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları uyarınca ihale sürecinde gerçekleştirilen işlemlerin ihale komisyonu yoluyla yerine getirilmesi gerekmekte olup, teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’yi karşılayıp karşılamadığının tespitinin demonstrasyon değerlendirilmesi yoluyla yapılması halinde, demonstrasyon değerlendirmesi işlemlerinin sonucunda düzenlenen değerlendirme tutanağında, ihale komisyonunun en az bir üyesinin imzasının bulunmasının mevzuata uygun olduğunun kabul edileceği anlaşılmıştır.
Demonstrasyon değerlendirmesine dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; demonstrasyon değerlendirmesinin İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenip belirlenmediği, İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirleme yapıldıysa idarece, demonstrasyon değerlendirmesi ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon değerlendirme tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvuru sonuçlandırılmaktadır. Zira demonstrasyon değerlendirmesine ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait bulunmaktadır.
Yukarıda yer verilen ihale dokümanı düzenlemelerinden, isteklilerin teklif ettikleri sistemin Teknik Şartname’de istenilen kriterlere uygunluğunun değerlendirmesi amacıyla demonstrasyon gerçekleştirileceğinin anlaşıldığı, söz konusu demonstrasyon işleminin İdari Şartname’nin 7’nci maddesi ile Teknik Şartname’deki düzenlemeler doğrultusunda yapılacağı, demonstrasyonun ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en avantajlı teklifi veren istekliden başlanacak şekilde yapılacağı, demonstrasyon sonucuna göre yeterli görülen birinci ve ikinci en avantajlı teklif olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demonstrasyon yapmalarının istenmeyeceği, demonstrasyon işlemlerine yönelik bütün değerlendirmelerin ihale komisyonu üyeleri tarafından yapılacağı, gerçekleştirilen demonstrasyon işlemi sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulacağı, idare tarafından gerekli görülmesi halinde demonstrasyonun tüm aşamalarının sesli ve görüntülü kayıt cihazları ile kayıt altına alınacağı, bu kapsamda demonstrasyonun kayıt altına alınmasının zorunluluğunun bulunmadığı anlaşılmıştır.
Şikayete konu işe ait ihale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, 05.05.2021 tarihli ve E-94368684-949 sayılı olur ile harcama yetkilisi Destek Hizmetleri Başkanı tarafından ihale komisyonu asil ve yedek üyelerinin belirlendiği tespit edilmiştir.
Başvuru konusu ihalede 13 adet ihale dokümanı indirildiği, 31.05.2021 tarihinde yapılan ihalenin itirazen şikayete konu edilen 1’nci kısmına 4 isteklinin katıldığı, 28.06.2021 onay tarihli ihale komisyonu kararıyla ihalenin söz konusu kısmının Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. Tic. A.Ş. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibinin demonstrasyonda Teknik Şartname’nin ilgili maddelerini sağlamadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.
İdari Şartname’nin 7’nci maddesine göre Teknik Şartname’de belirtilen düzenlemeler çerçevesinde demonstrasyon yapılacağı, bu kapsamda, ihalenin 1’nci kısmında başvuru sahibi istekli tarafından teklif edilen ürüne ilişkin 07.06.2021 tarihinde demonstrasyon tutanağının düzenlendiği, idare tarafından yapılan demonstrasyon değerlendirilmesinde “07.06.2021 tarihinde 2021/253505 ihale kayıt numaralı ihale ile yapılan SBYS demonstrasyonunda, ihale dokümanı madde 1.10.13 gereği yüklenici firma Sisoft Sağlık Bilgi Sistemler AŞ’ye 11.43 itibarıyla 15(onbeş) dakikalık ek süre verilerek madde 1.6.12, madde 1.7.5, madde 1.14 gereklilikleri yerine getirilmeleri istenilmiştir.
İş bu tutanak komisyonumuz tarafından imza altına alınmıştır.” ifadelerine yer verildiği, ardından aynı tarihte ikinci bir tutanak düzenlendiği, söz konusu tutanakta “2021/253505 ihale kayıt numaralı ihale demonstrasyonunda madde 1.10.13 gereği istekli firmaya Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri AŞ’ye 15 dakikalık ek süre verilmiş, süre sonunda yüklenici/istekli firmanın madde 1.6.12, 1.7.5 ve 1.14 gereklilerini yerine getirmemeleri nedeniyle yüklenici/istekli demodan başarısız sayılara demonstrasyon sonlandırılmıştır.
İş bu tutanak tarafımızca imza altına alınmıştır.” ifadelerine yer verildiği, söz konusu tutanakların ihale komisyonu üyeleri ile başvuru sahibi isteklinin yetkilisi olan Çağrı Özkaya tarafından imzalandığı tespit edilmiştir.
Başvuru sahibi tarafından 07.06.2021, 08.06.2021 ve 09.06.2021 tarihinde idareye üç ayrı dilekçeyle başvuruda bulunulduğu, idarenin 11.06.2021 tarihli yazısıyla dilekçelerdeki iddiaları uygun bulmadığı, bunun üzerine başvuru sahibi tarafından 17.06.2021 tarihinde idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, idarenin 23.06.2021 tarihinde şikayete cevap yazısında “2021/253505 İhale Kayıt Numaralı SBYS İhalesi Demonstrasyon Komisyonu tarafından, 07.06.2021 tarih ve Saat: 10:00’da istekli firma ile gerçekleştirilen demonstrasyon esnasında isteklinin Teknik Şartnamenin 1.6.12, 1.7.5 ve 1.14 maddelerini ibraz edememesi üzerine tutulan tutanakla Teknik Şartnamenin 1.10.13. maddesi gereği 15 (Onbeş) dakikalık ek süre verilmiş olduğu, bu süre sonunda mezkur maddelerin yeniden incelenmesi sonucu isteklinin yükümlülüklerini/eksikliklerini yerine getirmediği tespit edilerek demonstrasyondan ilgili firmanın başarısız olduğu taraflarca tutanak tutularak tespit edilmiştir. Tutanaklar tek nüsha olarak düzenlenmiş olup istekli temsilcisi Çağrı ÖZKAYA tarafından imza edilmiş, ilgi tutanakların fotoğrafları çekilmesine izin verilerek istekli firma ile paylaşıldığı tespit edilmiştir.
Şikayet dilekçesinde Teknik Şartnamenin Madde 1.6.12 maddesinin istekli firma tarafından sağlanmasına rağmen ihale komisyonu tarafından başarısız sayıldığı ifade edilmektedir. Teknik Şartnamenin 1.6.12. maddesinde belirtilen “Teklif edilen SBYS yazılımında tek bir kaydın sorgulanması, eklenmesi, değiştirilmesi ya da silinmesi 3 saniyeden fazla sürmemelidir. Bu özellik, demo esnasında firmanın referans listesinde bulunan ve idarenin belirleyeceği herhangi bir referans tesisten canlı gösterilmesi istenecektir. İstekli, bağlantı kurarak canlı demonstrasyon yapacağı kurum veya kurumlardan yazılı izin almalıdır ve bu izni demo esnasında göstermelidir.” sistem performansının nasıl ölçüleceği ve hangi koşullarla değerlendirilebileceği anlatılmıştır. Demonstrasyon esnasında Demo sunucusundan ihale maddeleri incelenmeye başlanılmış ihale komisyonuna referans tesislere ilişkin herhangi bir belge teslim edilmemiş sadece Amasya ve Kastamonu İl Sağlık Müdürlüklerinden izin belgesi aldığını komisyon üyelerine sözlü olarak beyan etmişlerdir. Ancak Madde 1.14 gerekleri, istekli tarafından yerine getirilemediğinde istekli firma Nevşehir Devlet Hastanesine bağlanarak ilgili maddenin gerçekleştirildiğini göstermek istemiş, Madde 1.6.12 doğrultusunda izin alınmamış ayrıca ihale komisyonuna resmi belge ile teslim edilmemiş herhangi bir tesis üzerinde bu işlemin yapılamayacağı açık olduğundan ihale komisyonu ilgili talebi kabul etmemiştir. Ayrıca şikayet dilekçesi ekinde Nevşehir Devlet Hastanesine ait izin belgesi gönderildiği söylemekte olup ilgili belge kurumlarımızda kullanılmakta olan standart dokümanlardan olan Personel Gizlilik Sözleşmesi’dir. Bu belgenin söz konusu kurum veya kurumlardan alınacak olan yazılı izin belgesiyle ilgisi ve ilişkisi yoktur. İstekli Firma Demonstrasyon esnasında izin alınan kurumlarda ve demonstrasyon için hazırlanan demo sunucularında Madde 1.6.12 ve Madde 1.4 gereklerini yerine getiremediği komisyon tarafından tespit edilerek tutanak altına alınmıştır.
İhale dokümanı Madde 1.7.5 ile “Teklif edilen SBYS yazılımının; Android, IOS vb. işletim sistemine sahip tablet, telefon gibi mobil cihazlar için özel geliştirilmiş ve mobil cihazlarda ergonomik kullanımı sağlayan aşağıdaki niteliklere sahip web sürümü olmalı ve söz konusu işletim sisteminin uygulama marketinden indirilip kullanılabilen mobil uygulama sürümü olmalıdır. Bu sürüm HIMSS 6 ve HIMSS 7 için gerekli bulunan aşağıdaki tüm mobil özellikleri taşımalıdır.” Olarak açıklanmakta olup kullanılacak Mobil Web Servisi adreslerine istekli firma temsilcisinin yönlendirmeleri ile komisyon üyelerince giriş yapılmış Mobil Web Servisinin ana ekranda kalarak çalışmadığı, kullanıcı tepkilerine yanıt vermediği komisyon üyelerince tespit edilerek İstekli Firma Temsilcisi ile komisyon üyeleri arasında tutanak altına alınmıştır. Madde 1.14, Madde 1.6.12 ve Madde 1.7.5 deki eksikleri için istekli firmaya süre tanınmış, süre sonunda istekli firma temsilcisi farklı bir adresten Mobil Web Servisini açtığı ifade edilmektedir. Akabinde ihale komisyonunca Mobil Web Servisi farklı ekran büyüklüklerine sahip cihazlardan (tablet ve telefonlardan) açılmaya çalışılmış farklı ekranlarda sistemin fonksiyonlarının ya görülmediği yada kullanılamadığı görülmüştür. Dinamik olmayan tasarıma sahip olduğu sadece belirli tip ekranlarda ihtimal dahilinde çalışacak Mobil Web Servisi İhale komisyonu tarafından ergonomik ve yeterli görülmediği tutanak tutularak kayıt altına alınmıştır.
İhale dokümanı Madde 1.10.15 ile “İdare tarafından gerekli görülmesi halinde demonstrasyonun tüm aşamaları sesli ve görüntülü kayıt cihazları ile kayıt altına alınacaktır.” dir. İdare tarafından gerekli görülmesi durumunda sesli ve görüntülü kayıt alınabileceği ifade edilmiş demonstrasyon esnasında sesli kayıt alma gerekli görülmemiştir. İtirazda yer aldığı şekliyle sesli kayıt yapılmamasının Madde 1.10.15’e ne suretle muhalefet ettiği anlaşılmamıştır.
Veri Tabanı Lisanslama Modeli tercihiyle ilgili ihale komisyon tarafından zeyilname talepleri karşılanmıştır. İstekli firma istenilen koşulları sağladığını beyan ederek ihaleye iştirak etmiş ve ihaleye teklif verilmiştir. İhale süreci tamamlanması akabinde şartnamenin ilgili hükümleri çerçevesinde en ekonomik teklifi veren ilk iki istekli firma demonstrasyona çağrılmıştır. Zeyil konusu olabilecek hususların ihalenin bu aşamasında incelenmesi mümkün değildir.
Komisyon üyelerinin başhekim yardımcısı başkanlığında, hastane hizmetlerinde uzun yıllar çalışmış deneyimli ve tecrübeli iki personel, bilişim uzmanı ve bilgi sistemleri şube müdüründen oluşturulmuştur. Kurumsal hafızanın güçlü olduğu üyelerden oluşan komisyonun yetkin kişilerden oluşturulduğu da görülmüştür. Komisyonun değiştirilmesi yönündeki talep ve girişimler istekli firmanın demonstrasyondan sonra yapması ayrıca kurum dışından bilirkişi niteliğinde komisyon üyesi belirlenmesine yönelik talebi ihalenin gelmiş olduğu aşamada değerlendirmesi mümkün değildir.” değerlendirilmesine binaen talepleriniz uygun görülmemiştir.” ifadelerine yer verildiği ve şikayet başvurusunun reddedildiği tespit edilmiştir.
Kamu İhale Kurumunca itirazen şikayet başvurularına ilişkin incelemenin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde yer alan “… Kurum, itirazen şikayete ilişkin nihai kararını, incelenen ihaleye ilişkin gerekli bilgi ve belgeler ile ihale işlem dosyasının kayıtlara alındığı tarihi izleyen yirmi gün içinde vermek zorundadır.” hükmü gereği belgeler üzerinden yapılabileceği, dolayısıyla idare tarafından Kurum’a gönderilen belgeler üzerinden ve başvuru sahibinin iddialarını destekler nitelikte bilgi ve belgeye yer verilmesi kaydıyla değerlendirme yapılabileceği anlaşılmış olup bu kapsamda yapılan değerlendirmede;
05.05.2021 tarihli ve E-94368684-949 sayılı olur ile harcama yetkilisi Destek Hizmetleri Başkanı tarafından ihale komisyonu asil ve yedek üyelerinin belirlendiği, işin uzmanı olarak görevlendirilen komisyon üyelerinin unvanları ile ihale konusu işin niteliği dikkate alındığında söz konusu kişilerin ihale konusu işin uzmanı olmadıklarının söylenemeyeceği, Teknik Şartname’nin 1.10.15’inci maddesi gereğince idare tarafından gerekli görülmesi halinde demonstrasyonun tüm aşamalarının sesli ve görüntülü kayıt cihazları ile kayıt altına alınacağı, bu kapsamda idare tarafından gerekli görülmemesi halinde demonstrasyonun sesli kayıt cihazları ile kayıt altına alınması zorunluluğunun bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin söz konusu iddialarının yerinde olmadığı,
Ayrıca istekliler tarafından teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’de belirtilen hususlara uygunluğunun, demonstrasyon değerlendirmesi yapmak suretiyle tespiti konusundaki takdir yetkisinin ve ihale konusu işte kullanılacak ürünlerin Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan tespitler neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu hususları çerçevesinde; idarece gerçekleştirilen demonstrasyon işlemi sonucu hazırlanan tutanağın ihale komisyonu üyeleri ile başvuru sahibi isteklinin yetkilisi tarafından Teknik Şartname’nin 1.10.10 maddesi gereğince imzalandığı, demonstrasyon değerlendirme tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunmadığı, İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenen demonstrasyon değerlendirmesi ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirildiği, bu kapsamda başvuru sahibinin ihalenin 1’inci kısmına ait teklifinin Teknik Şartname’nin ilgili maddelerini karşılamadığı gerekçeleriyle değerlendirme dışı bırakılması işleminde herhangi bir aykırılık bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin anılan iddiasının da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,
Oybirliği ile karar verildi.
|
