Numune değerlendirme işlemlerinin ihale komisyonu üyeleri haricinde personel eliyle gerçekleştirilmesi mümkün müdür?
Numune değerlendirmesine dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; numune değerlendirmesinin İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenip belirlenmediği, İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirleme yapıldıysa idarece, numune değerlendirmesi ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve numune değerlendirme tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvuru sonuçlandırılmaktadır.
Numune değerlendirmesine ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir. Bu anlamda idarelerce yerine getirilmesi beklenen bir diğer sorumluluk ise numune değerlendirme tutanağında yer alan tespitlerin ihale komisyonu kararına esas teşkil etmesi, ihale komisyonu kararlarının bu kapsamda düzenlenen tutanak doğrultusunda alınması gerektiği hususudur.
Yapılan incelemede, İdari Şartnamane’nin 7.5.6’ncı maddesi gereğince numune sunan 3 isteklinin de ihalenin birinci ve ikinci kısımlarına teklif verdikleri, idare tarafından yapılan numune değerlendirmesi sonucunda her 3 isteklinin çeşitli sayıdaki numunelerinin ihalenin birinci ve ikinci kısımlarına aykırılıklar taşıdığı tespiti doğrultusunda ihalenin “numunelerin doküman düzenlemelerine uygunluk çoğunluğu” gözetilerek sonuçlandırıldığı, numuneleri doküman düzenlemelerini karşılamadığı tespit edilen bahse konu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılması gerekirken idare tarafından numune uygunluğu en yüksek istekli tespit edilmek suretiyle değerlendirme yapıldığı ve bu değerlendirme neticesinde ihalenin her iki kısmının da Yeni Kayalar Tem. Ür. Yem. Hiz. Züc. Gıda Paz. Hayv. İnş. Taah. İth. İhrac. San. ve Tic. Ltd. Şti. uhdesinde bırakıldığı, bu haliyle ihale komisyonu kararının numune değerlendirme tutanağında yer verilen tespitler gereğince oluşturulmadığı anlaşılmıştır.
Öte yandan, 4734 sayılı Kanun’un 6’ncı maddesi uyarınca ihale sürecinde gerçekleştirilen işlemlerin ihale komisyonu yoluyla yerine getirilmesi gerekmekte olup, teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’yi karşılayıp karşılamadığının tespitinin numune değerlendirilmesi yoluyla yapılacağı belirlenen ihalelerde, numune değerlendirmesi işlemlerinin sonucunda düzenlenen numune değerlendirme tutanağında ihale komisyonunun en az bir üyesinin imzasının bulunması gerekmektedir.
Yapılan incelemede, idare tarafından numunelerin değerlendirilmesine ilişkin olarak oluşturulan 3 kişilik muayene ve teslim alma komisyonunun ihale komisyonu üyeleri haricindeki kişilerden oluştuğu, incelemeye konu numune değerlendirme tutanağında da aynı kişilerin imzalarının bulunduğu dolayısıyla başvuruya konu ihalede numune değerlendirme işlemlerinin mevzuata aykırı olarak ihale komisyonu üyeleri haricinde personel eliyle gerçekleştirildiği tespit edilmiştir.
Sonuç olarak, ihale komisyonu kararına dayanak teşkil eden numune değerlendirme işleminin ihale komisyonu üyelerince yerine getirilmediği, dolayısıyla usulüne uygun biçimde düzenlenmemiş numune değerlendirme tutanağında yer alan tespitler ile değerlendirme yapılamayacağı anlaşıldığından numune değerlendirme işlemlerinin ihale komisyonu üyelerinden en az birisinin katılımıyla yeniden gerçekleştirildikten sonra tutanağa bağlanması, akabinde alınacak ihale komisyonu kararının da anılan tutanakta yer alan tespitler doğrultusunda alınması gerektiği sonucuna varılmıştır.
