Ürünün Teknik Şartname kriterlerini sağlayıp sağlamadığına dayanak teşkil edecek temel unsurun numune değerlendirmesi işlemi olduğu hk.

BAŞVURU SAHİBİ:

Baxter Turkey Renal Hizmetler Anonim Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Mardin İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/260437 İhale Kayıt Numaralı “237 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Mardin İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 08.07.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “237 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak Baxter Turkey Renal Hizmetler Anonim Şirketi’nin 20.08.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.08.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 05.09.2019 tarih ve 36932 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.09.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1045 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalede 115’inci kısma ilişkin olarak teklif ettikleri ürünün Teknik Şartname’ye birebir uymasına rağmen tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idarenin komisyon kararında yer verdiği gerekçelere karşılık itiraz edildiği ve numune değerlendirmesinin daha fazla ürünle yapılmasının talep edildiği, idarenin “…numuneyi değerlendirmek üzere görevlendirilen uzman üyelerin ürünün daha önceki alımlarda kullanılmış olup; setleme yapıldığında king yapılması, klemplerin kapatılması sırasında zorluk yaşanması, arter ve ven haznelerinin makineye yerleştirilmesinde sorun yaşanması, arter ve ven girişlerinin diyalizör bağlantı yeri sert olmasından dolayı zorluk yaşanması,…” şeklinde cevap vererek başvuruyu reddettiği, idarenin vermiş olduğu cevaba göre “daha önceki alımlarda kullanılmış” ürünlere göre yazıldığının belirtildiği, ancak söz konusu ürünlerin hangi marka ve hangi model olduğunun belirtilmediği, 2 yıl önce hastaneye doğrudan teminle aynı set markasının farklı bir modelinin satıldığı, söz konusu ürünle alakalı herhangi bir şikayetin kendilerine bildirilmediği, çalışan personelin ziyaretinde de herhangi bir sorunun taraflarına iletilmediği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir…” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: 237 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme

…

c) Miktarı ve türü: 237 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme. Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yerler: Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesislerinin Tıbbi Sarf Ambarları…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5’inci maddesinde “…7.5.6.Firmalar Teklif edecekleri ürünlere ait numuneleri ihale tarih ve saatine kadar satın alma birimine üzerinde sıra numaraları yazılı bir şekilde (firmaca önceden düzenlenmiş) tutanakla teslim edeceklerdir.  Teslim edilen numuneler orijinal olmalı ve üzerinde isteklinin unvanı, ürünün markası, ürünün onaylanmış barkod numarası ve ihtiyaç listesi (ihale kalemi sıra numarası) sıra numarası yazmalıdır.  Gerektiğinde numune açılıp kontrol edilerek gerekli testlere tabi tutulacaktır. Karar verilememesi veya numunelerin karar vermek için yetersiz olduğu durumlarda istekli firmadan tekrar numune talep edilebilir. İhaleye katılan istekliler bu şartı peşinen kabul etmiş sayılırlar…” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Tüm Malzemeleri Kapsayan Genel Hükümler” başlıklı bölümünün “Numune” kısmında “1. Tüm kalemlere numune verilecektir. Verilen numunelerin karışmaması açısından her numune üzerine ihale kalem sırası ve firma bilgisi olmalıdır. Numuneler dağınık olmayacak her numune kendine ait orijinal ambalajı içinde yoksa bir poşet içinde olmalı tüm numuneler bir kutu veya kutular içinde olmalıdır. Kutu üzerinde ayrıca firmanın kaşesi olmalıdır.

2.Numuneler ihale saatinden önce ihaleyi yapacak idareye tutanak karşılığında tutanakta malzemelerin teslim edildiği tarih ve saat yazılacaktır. Teslim tutanağın bir nüshası isteklide bir nüshası numuneleri teslim alan yetkilide kalacaktır. İhale komisyonu numunelerin bulunmaması, karışması vb. durumlarda gerektiğinde bu tutanağı isteyebilir, tutanağın ibraz edilememesi halinde numunenin teslim edilmemiş kabul edilerek teklif değerlendirmeye alınmayacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Hemodiyaliz için Arter-Ven Seti (Yetişkin)” başlıklı 115’inci bölümünde “1.a)Arter setinin özellikleri aşağıdaki gibi olmalıdır;

• Arter seti ucunda priming spike bulunmalıdır.

• Arter seti ucunda tırnak ayarlı klemp olmalıdır.

• Arter setinde”yeterli uzunlukta” heparinin füzyon hattı bulunmalıdır.

• Arter hattında, pompa segment başlangıcında bir hava yastığı ve infizyon için bir enjeksiyon portu bulunmalıdır.

• Arter setinde drip-chamber bulunmalıdır.

• Arter basınç bağlantısı pre-pump olacaktır.

• Arter hattındaki pompa segmentine kadar basınç bağlantı hattında 1 adet ve dripchamber hava alma portunda 1 er adet klemp bulunacaktır.

• Arter set üzerinde ya da yanında 1 adet izolatör ve 1 adet yedek izolatör verilecektir.

• Arter seti ven setiyle beraber veya ayrı ayrı ”steril paketlerde” alınabilecek, ancak her iki halde de paketin üzerinde setin sterilizasyon şekli, tarihi ve son kullanım tarihi ile pompa segment çapı her kurumun makinelerine uyumlu olmalıdır.

• Uygun sterilizasyonda miadı en az 2 yıl olmalı, üretim tarihi yakın olmalıdır. Yükleyici firma, miadına kadar kullanılmayan setleri yenileriyle ücretsiz olarak değiştirecektir.

• Setler tek kullanımlık olmalı, arter setinin uzunluğu uluslararası set standartlarına uygun olmalıdır.

• Priming spikelerde hava yolu bulunmalıdır.

• Serum bağlantı hattı olmalıdır.

1.b)Ven setinin özellikleri aşağıdaki gibi olmalıdır;

•  Ven seti ucunda bir sirkülasyon adaptörü bulunacaktır.

•  Ven seti ucunda tırnak ayarlı klemp bulunmalıdır.

•  Venözdrip-chamberde pıhtı tutucu süzgeç bulunmalıdır.

• Venöz basınç hattı üzerinde 1 adet izolatör ayrıcı 1 adet yedek ven izolatörü verilmelidir. (ayrı paket halinde de verilebilir).

•  Venöz hatta basınç bağlantı hattında ve drip-chamber hava alma hattında birer adet klemp bulunmalıdır.

• Setler tek kullanımlık olmalı, venöz hattın uzunluğu uluslararası standartlara uygun olmalıdır.

•  Ven seti, arter seti ile aynı veya ayrı steril paketlerde olabilir ancak her iki halde de set paketinin üzerinde sterilizasyon şekli, tarihi ve son kullanma tarihleri gibi teknik bilgiler bulunmalıdır.

•   Uygun sterilizasyonda, miadı en az 2 yıl olmalı, üretim tarihi yakın olmalıdır.

•   Ven setinde klempli atık torbası setlerle aynı poşette bulunmalıdır.

• Yüklenici firma miadında kullanılmayan setleri yenileri ile ücretsiz olarak değiştirecektir.

•  Ven hattı üzerinde enjeksiyon portu bulunmalıdır.

 -Ven setlerinin 1 adet baypas bağlantı yeri olmalıdır.

2.Arter-ven setleri steril olmalıdır. Total kan hacmi 155 ml’nin üzerinde olmamalıdır.

3.Şartnamedeki uygun özelliklere sahip olmayan ürünler değerlendirmeye alınmayacaktır.

4.Setlerin kullanımı sırasında meydana gelebilecek her türlü üretim hatasından yüklenici firma sorumludur.

5.Üretim hatası bulunan veya herhangi bir nedenle kullanılması mümkün olmayan malzemelerin değiştirilmesi satıcı firma tarafından yapılacaktır.

6.İstekliler ihalede teklif edecekleri 5 adet mühürlü numuneleri ve katalogları, üzerinde firma ismi ve ürünlerin ihaledeki sıra numarası belirtilmek suretiyle ihale komisyonuna teslim edeceklerdir. Her ürünün UBB kaydı olmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

            Yukarıda aktarılan İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde teklif edilen ürünlerin numunelerinin teslimine ilişkin olarak düzenlemeler yapıldığı, buna göre; idarenin teklif değerlendirme kapsamında numune değerlendirmesi yapacağı, ihalenin tüm kısımlarına ilişkin Teknik Şartname düzenlemelerinde numune tesliminin zorunlu tutulduğu ve Şartnamedeki özelliklere sahip olmayan numunelerin değerlendirmeye alınmayacağı görülmüştür.

İhale işlem dosyası üzerinde yapılan incelemede; isteklilerin teklif etmiş olduğu ürünlere ilişkin numunelerin idare görevlilerince teslim alındığı, ihale komisyonu uzman üyeleri tarafından Numune Değerlendirme Tutanağı’nın düzenlendiği, söz konusu tutanakta şikayete konu edilen 115’inci kısım için “115.Kalem olan Hemodiyaliz için Arter-Ven Seti (Yetişkin) malzemesine ait Baxter Turkey Renal Hiz. A.Ş. firması tarafından teklif edilen ürünün numunesi teknik uzmanlar tarafından değerlendirilmiş olup ürün kullanım esnasında king yapması ve klemplerin sert olması nedeni ile kullanıma uygun bulunmayarak teklifi değerlendirme dışı bırakılmıştır.” ifadelerine yer verildiği,

Söz konusu Numume Değerlendirme Tutanağı’nda yapılan değerlendirmelere istinaden 15.08.2019 tarihinde ihale komisyonu kararı alındığı ve ilgili kısma teklif veren isteklilere EKAP üzerinden tebliğ edildiği görülmüştür.

Anılan ihale komisyonu kararında; “115. Kalem olan Hemodiyaliz İçin Arter-Ven Seti

 (Yetişkin) malzemesine ait Baxter Turkey Renal Hiz. A.Ş. firması tarafından teklif edilen ürünün numunesi teknik uzmanlar tarafından değerlendirilmiş olup ürün kullanım esnasında king yapması ve klemplerin sert olması nedeni ile kullanıma uygun bulunmayarak teklifi değerlendirme dışı bırakılmıştır.” ifadelerine yer verildiği, komisyon kararı ile başvuru sahibi isteklinin teklifinin şikayete konu edilen 115. kısımda Teknik Şartname’ye uygun olmaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, Kon-Med Sağlık İnş. Tur. Eğt. Ltd. Şti.nin teklifinin ise ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından söz konusu ihale komisyonu kararına yönelik olarak şikayet başvurusunda bulunulduğu, yapılan başvuruda “…Teklif ettiğimiz arter ven setinin klemplerinin esnek olmadığına dair yapılan değerlendirmeye cevaben; Baxter olarak Türkiye’deki birçok Eğitim Araştırma, Üniversite ve Özel Diyaliz merkezlerine yaklaşık 2 milyon civarında Novaline BL-31 arter ven seti satışı gerçekleştirdik. Bugüne kadar ürünümüzle ilgili hiçbir sağlık çalışanından klemplerin esnek olmadığına dair ne bir şikayet alma ya da ihale dışı kalma durumu ile karşı karşıya kalmadık. Setlerimiz uygun materyalden imal edilmiş olup, hem hasta hem de çalışan güvenliği açısından son derece hassas bir settir. Hal böyle olunca bu tespitin biraz da sübjektif ve kişiye göre değişen bir durum olduğu anlaşılmaktadır, ayrıca teknik şartnamede klemplerin sertliği hakkında belirleyici bir bilgiye yer verilmemiştir.

        …

            Değerlendirmenin yeniden yapılabilmesi amacıyla daha fazla set numunesi vermeyi talep etmekteyiz.

           Teklif ettiğimiz arter ven setinin “king” yaptığına dair yapılan değerlendirmeye cevaben; Baxter olarak Türkiye’deki birçok Eğitim Araştırma, Üniversite ve Özel Diyaliz merkezlerine yaklaşık 2 milyon civarında Novaline BL-31 arter ven seti satışı gerçekleştirdik. Bugüne kadar ürünümüzle ilgili hiçbir sağlık çalışanından setin king yaptığıyla alakalı geri bildirim almadık. Ayrıca king setin malzemesinin yapısı ile alakalı olduğu gibi çalışanın hastayı setlemesiyle de alakalıdır. Setimiz uygun materyalden imal edilmiştir. Dünya standartlarına uygun olarak üretilmiş ve kullanımlarda herhangi bir negatif geri bildirim almamıştır.

           Yaptığımız araştırma ve görüşmelere dayanarak setlerin fiziksel muayene ve önceki kullanımlardan esinlenerek uygun bulunan setlerin denendiğini görmekteyiz. Bu durum çalışanın seti setlemesi esnasında king yapma olasılığını test etme şansını ortadan kaldırmaktadır.

           Daha objektif bir değerlendirme olabilmesi için, daha fazla set numunesi vermeyi talep etmekteyiz…” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Söz konusu şikayet başvurusu üzerine değerlendirme yapılması için raportör görevlendirilmesi yapıldığı ve itiraz değerlendirme komisyonunun oluşturulduğu, oluşturulan komisyonun başvuru sahibi tarafından teklif edilen ürüne ilişkin olarak numune değerlendirmesi yaptığı ve İtiraz Değerlendirme Tutanağı hazırladığı, söz konusu tutanakta “…Bu ürün daha önceki alımlarda kullanılmış olup; setleme yapıldığında king yapılması, klemplerin kapatılması sırasında zorluk yaşanması, arter ve ven haznelerinin makineye yerleştirilmesinde sorun yaşanması, arter ve ven girişlerinin diyalizör bağlantı yeri sert olmasından dolayı zorluk yaşanması,…” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları bir arada değerlendirildiğinde; teklif edilen malın Teknik Şartname’de yer alan kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla, ihale konusu ürünlerin numunelerinin istenebileceği, teklif edilen ürünlerin teknik şartnameye uygunluğunun idareler tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında, numune değerlendirmesi yolu ile yapılabileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, ayrıca bu değerlendirmeler hangi aşamada yapılırsa yapılsın ürünün teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır.

             Yukarıda yer verildiği üzere, idare tarafından ürünlerin Teknik Şartname’ye uygunluklarının numune üzerinden değerlendirildiği, numune teslim ve değerlendirme tutanaklarının imza altına alındığı, ilk numunenin değerlendirildiği tutanakta yer alan imza sahiplerinin ihale komisyonunun uzman üyesi oldukları, başvuru sahibi istekli tarafından idareye yapılan şikâyet başvurusu üzerine numunenin tekrar değerlendirildiği, yapılan değerlendirme neticesinde düzenlenen raporda yer alan imzaların teknik uzmanlara ait olduğu, dolayısıyla numune değerlendirilmesi işleminin içeriğinin uygunluğuna ve alımı yapılacak ürünün istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapıldığı, numune değerlendirmesi işlemlerine dair yetki ve sorumluluğun idareye ait olduğu, ayrıca ürünün teslimi, muayene ve kabulü aşamasında da Teknik Şartname kriterlerini sağlayıp sağlamadığına dayanak teşkil edecek temel unsurun numune değerlendirmesi işlemi olduğu dikkate alındığında başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Ayrıca; İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “İtirazen şikâyet başvurularında aranılacak şekil unsurları” başlıklı 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında “…Kısmi teklife açık ihalelerde… tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklaması bulunmaktadır. Başvuru sahibi tarafından başvuru bedelinin 17.163,00 TL olarak yatırıldığı görülmekle birlikte, ihalenin şikâyete konu kısmının yaklaşık maliyet tutarı dikkate alındığında, 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendi gereğince başvuru bedeli 5.719,00 TL olarak hesaplanmakta olup fazla ödendiği anlaşılan 11.444,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1-) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2-) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği  ile karar verildi.