Doğrudan Teminde Teknik Şartname Hazırlanması Gerekli Midir?
İhale idarenin ihtiyaçlarını temin yollarından birisidir. İhale, idarenin ihtiyacı olan mal, hizmet veya yapım işlerinin temini için gerçekleştirildiğinden, öncelikle ihtiyacın nitelik ve niceliğinin tam olarak belirlenmesi gerekir. İhalenin şartları ile ihtiyacın nitelik ve niceliği ihaleyi gerçekleştiren idare tarafından teknik şartnamede belirlenmektedir. İhale dokümanın içerisinde yer alan teknik şartname, ihale konusu alımın her türlü özelliğinin yer aldığı belge şeklinde tanımlanabilir.
Teknik şartname ve projeler, yaklaşık maliyet tespit edilmeden önce hazırlanır. Çünkü bu doküman yaklaşık maliyetin tespitine esas teşkil etmektedir. Yaklaşık maliyet belirlendikten sonra idari şartname ve sözleşme tasarısı ile diğer ihale dokümanı oluşturulur.
Teknik şartnamenin doğru bir şekilde hazırlanması yaklaşık maliyetin gerçeğe uygun olarak tespit edilmesi, ihaleye katılmayı düşünen kişilerin kararlarını etkilemesi ve sözleşmenin uygulanması aşamasında sözleşme konusu edimin sözleşmeye uygun bir şekilde ifa edilip edilmediğinin kontrolü bakımından büyük öneme sahiptir.
Doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımlarda teknik şartname hazırlanması zorunlu mudur?
Teknik şartname 4734 sayılı Kanun’un “Şartnameler” başlıklı 12. maddesinde düzenlenmiştir. Anılan maddede, ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verileceği hüküm altına alınmıştır. Bu maddeye göre, ihale ile yapılan tüm alımlar için teknik şartname düzenlenmesi zorunludur. Çünkü alınacak mal ve hizmetler ile yapım işlerinin teknik özellikleri bilinmeden işin yaklaşık maliyeti tespit edilemeyeceği gibi ihale sonucu imzalanan sözleşmede yer alan edimin ihale dokümanında yer alan edim olup olmadığının muayene ve kabul komisyonu tarafından tespiti de mümkün olmayacaktır.
Doğrudan teminle yapılan alımlarda da gerek fiyat araştırması sırasında gerekse alımın muayene ve kabulü için bir teknik şartnamenin hazırlanması zorunluluğu işin doğası gereği ortaya çıkmaktadır. Teknik şartname hazırlanması ihalelere özgü bir durum olmayıp, ticari hayatın zorunluluklarından biridir.
Sonuç olarak belirtmek gerekirse, doğrudan temin yöntemi ile yapılan alımlarda teknik şartname hazırlanması gereklidir. Bu husus ayrı bir teknik şartname düzenlenmesi şeklinde olabileceği gibi teklif alma yazısında alıma konu ihtiyacın niteliklerinin belirtilmesi şeklinde de olabilir.
Uygulamada tereddüt yaratan bir başka husus da 4734 sayılı Kanun’un 22. maddesi kapsamında yapılan alımlarda marka ve model belirtilip belirtilemeyeceği hususudur.
4734 sayılı Kanun’un 12. maddesinde, “İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.
Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmeyecektir.
Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.” hükmüne yer verilmiştir.
Söz konusu madde gereği teknik şartnamelerde belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Bu durumun istisnası ise ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hâllerinde veya dengi ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilmesi durumudur.
Yine yedek parça alımlarında, alım konusu malın tanımının yapılabilmesi için, yedek parçasına ihtiyaç duyulan ana malın marka ve modelinin teknik şartnamede belirtilmesi mümkündür.
Söz konusu durumlar dışında ihalelerde marka veya model isteme imkânı yoktur. 4734 sayılı Kanun’un 12. maddesinin doğrudan teminle yapılan alımları kapsamadığı ileri sürülse bile, yukarıda anlatılanlar çerçevesinde, doğrudan temin yöntemi ile yapılan alımlarda da alınacak ihtiyacın niteliklerinin belirtilmesi durumunda marka veya model belirtilmemesi gerektiği kanaatindeyiz. Ancak 22. maddenin (a), (b) ve (c) bentleri kapsamında yapılan alımlarda marka veya model belirtilmesi işin doğası gereğidir.
Nitekim Kurul’un 01.04.2003 tarih ve 2003/DK-D.94 sayılı kararında da, “Bir taahhüt kapsamında, taahhüt konusu sözleşme veya şartnamede yer alan hükümler nedeniyle belli bir marka veya modelli malın alınmasının zorunlu olduğu hallerde, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22.maddesinin (a) bendinin uygulanması mümkün bulunmaktadır.” denilmektedir.
Buna karşılık Kamu İhale Genel Tebliği’nin 22.5.1.4. maddesi gereği, idarelerce işletilen eğitim ve dinlenme tesisi, ordu evi, askeri gazino, misafirhane, çocuk bakımevi, kreş, spor tesisi, kantin ve benzeri sosyal tesisler tarafından, bu tesislerden yararlananların tercihine göre satılmak üzere, 4734 sayılı Kanun’un 22. maddesinin (d) bendi kapsamında yapılacak mamul mal alımlarında marka belirtilmeden yararlananların tercihinin karşılanamayacağı hâllerde marka belirtilmek suretiyle alım yapılabilmesi mümkündür.
(Sorularla Doğrudan Temin, Ankara Yayınevi,2015)
