EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce sistem üzerinde işlem yapılamaması

 

KAMU İHALE KURULU KARARI

 

Toplantı No                                                 :            2022/005

Gündem No                                                : 1

Karar Tarihi                                               : 24/01/2022

Karar No                                                    :            2022/DK.D-28

Toplantıya Katılan Üye Sayısı                  : 7

Gündem Konusu                                        : EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce sistem üzerinde işlem yapılamaması

Kayseri Büyükşehir Belediye Başkanlığı Fen İşleri Daire Başkanlığının 08.12.2021 tarihli ve 2021-159/23960 sayılı yazısında, 2021/610095 ihale kayıt numaralı “Kayserinin Muhtelif Yerlerinde Sıcak Asfalt Kaplama Yapılması İşi”ne ilişkin ihalede son teklif verme saatinin 07.10.2021 tarihli zeyilname ile 28.10.2021 tarih ve saat 11.00 olarak değiştirildiği, ancak belirtilen saatte idarelerinin ve isteklilerin EKAP sistemine giremediği ve ihalenin sonuçlandırılamadığı, sistem tarafından ihale tarihinin 01.11.2021 ve saati 15:00 olarak güncellendiği,  belirtilen tarihte yapılan ihale sonucuna göre işin Açıkalın Altyapı San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakılarak 18.11.2021 tarihinde sözleşmenin imzalandığı ve 18.11.2021 tarihinde işyeri tesliminin yapıldığı, iş kapsamında düzenlenen hak edişlerde 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre ihale edilen yapım işlerinde uygulanacak fiyat farkına ilişkin esaslar doğrultusunda hesaplanacak fiyat farkında temel endekse ilişkin idare tarafından ihalenin yapıldığı ay olan kasım ayının baz alındığı, ancak yüklenici firma tarafından ihalenin zeyilname düzenlenmeden ve taraflarına bir bildirim bulunulmadan ertelenmesi sebebi ile mağduriyete uğrandığı belirtilerek sözleşme kapsamında düzenlenecek hak edişlere ilişkin fiyat farkı hesaplamasında temel endeksin idari şartnamede belirtilen ihale tarihinin (28.10.2021) içinde bulunduğu aya ait endeksin kabul edilmesine ilişkin idareye başvuruda bulunulduğu, bu sebeple idare ve yüklenici firma arasında anlaşmazlık oluştuğu ifade edilerek konuyla ilgili Kurum görüşümüzün bildirilmesi talep edilmektedir.

 

Bu çerçevede uygulamada, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde EKAP üzerinde yaşanan teknik sorunlar nedeniyle idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce işlem yapılamaması halinde Kurumun ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik ilgili işlemleri ertelemeye yönelik tedbir alması durumunda idarelerce yapılacak işlemler açısından ne şekilde hareket edilmesi gerektiği hususunda birtakım tereddütlerin yaşandığı gözlemlenmektedir.

 

4734 sayılı Kanunun “İhale dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması” başlıklı 29 uncu maddesinde “İlân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilânlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilân olunur.

Ancak, ilân yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklikler yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir. Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkanı sağlanır…” hükmü,

 

Anılan Kanunun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30 uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

…

Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.

Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.” hükmü,

 

“Başvuru belgelerinin sunulması” başlıklı 31 inci maddesinde “Ön yeterliğe katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler 30 uncu maddenin birinci ve üçüncü fıkralarında belirtilen esas ve usullere uygun olarak idareye sunulur.” hükmü,

 

“Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36 ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır…” hükmü,

 

“Elektronik Kamu Alımları Platformu” başlıklı Ek 1 inci maddesinde “Bu Kanun kapsamında yapılan ihalelerde; bu Kanunun 13 üncü maddesi hükümleri saklı kalmak üzere, ilan, ihale dokümanının hazırlanması ve verilmesi, katılım ve yeterliğe ilişkin belgelerin sunulması, tekliflerin hazırlanması, sunulması ve değerlendirilmesi, ihalenin karara bağlanması ve onaylanması, kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi ve sözleşmenin imzalanması gibi ihale süreciyle ilgili aşamalar ile her türlü bildirimler kısmen veya tamamen, Kurum tarafından oluşturulan Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilebilir.

Elektronik Kamu Alımları Platformunun kurulması ve işletilmesi ile ihale sürecinde elektronik araçların kullanımına ilişkin esas ve usuller Kurum tarafından belirlenir…” hükmü,

 

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin “Dokümanda değişiklik veya açıklama yapılması” başlıklı 17 nci maddesinde “(1) 01/01/2015) İhale veya ön yeterlik dokümanında değişiklik yapılması halinde, düzenlenen zeyilname EKAP’a kaydedilir ve kayıt zamanına kadar e-imza kullanarak dokümanı indirmiş olan Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişilere EKAP üzerinden bildirilir.

(2) Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde zeyilname düzenlenmesi halinde, e-tekliflerini geri almak isteyen istekliler, EKAP üzerinden e-imza kullanarak e-teklifi silmek suretiyle bu işlemi gerçekleştirirler.

…” hükmü,

 

Anılan Yönetmeliğin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesi” başlıklı 18 inci maddesinde “(1) Uygulama yönetmelikleri ile bu Yönetmelikteki hükümlere göre başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesine ilişkin olarak gerçekleştirilen işlemler EKAP’a kaydedilir.” hükmü,

 

“e-tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 19 uncu maddesinde “(1) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlanır. İlan ve ihale dokümanında, EKAP üzerinden sorgulanması mümkün olmayan katılım ve yeterlik belgelerinin Kurum tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulacağı yönünde düzenleme yapılır.

(2) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir…

(3) e-teklifin ve buna ilişkin e-anahtarın EKAP’a alınma zamanı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatta düzenlenen zaman damgası ile kayıt altına alınır. Bu zamanın tespitinde atom saati kullanılır.

(4) İhale sürecinde idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce, teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması halinde, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik olarak alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde bu ve ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yönelik tedbirleri almaya Kurum yetkilidir. Bu durumda EKAP üzerinden gerekli bildirimler yapılır.

…” hükmü,

 

“e-tekliflerin açılması” başlıklı 23 üncü maddesinde “(1) E-teklifler, aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır… İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu hazır bulunanlara duyurulur…” hükmü yer almaktadır.

 

Aktarılan mevzuat düzenlemeleri uyarınca,

 

– İlân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmamasının esas olduğu, ancak ihale dokümanında tekliflerin hazırlanmasını veya işin istenildiği şekilde gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddî veya teknik hatalar veya eksikliklerin bulunduğunun tespit edilmesi halinde, ihtiyacın giderilmesinde gecikmelere neden olunmaması için zeyilname yapılmak suretiyle ihale dokümanında değişiklik yapılmasına imkân tanındığı, zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihinin bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebileceği,

 

 

 

– Tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verileceği, bu saatten sonra verilen tekliflerin kabul edilmeyerek açılmaksızın iade edileceği, ihale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğunun bir tutanakla tespit edilerek hazır bulunanlara duyurularak ihaleye başlanacağı,

 

– Kanunun Ek 1 inci maddesi uyarınca Kuruma verilen yetki kapsamında ihale işlemlerinin Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden gerçekleştirilebilmesine olanak sağlandığı, anılan platformun kurulması ve işletilmesi ile ihale sürecinde elektronik araçların kullanımına ilişkin esas ve usulleri belirleme yetkisinin Kuruma verildiği,

 

– Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde e-tekliflerin, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlanacağı ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderileceği, e-teklifin ve buna ilişkin e-anahtarın EKAP’a alınma zamanının 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatta düzenlenen zaman damgası ile kayıt altına alınacağı, e-tekliflerin aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılacağı,

 

– Diğer yandan EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce sistem üzerinde işlem yapılamaması halinde, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik olarak Kurumun alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yönelik tedbirleri almaya yetkili olduğu,

 

– Verilen tekliflerin zeyilname düzenlenmesi hali hariç herhangi bir sebeple geri alınamayacağı ve değiştirilemeyeceği, ancak zeyilname düzenlenmesi halinde teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek yeniden teklif verme imkânı sağlanacağı, e-ihalelerde e-tekliflerini geri almak isteyen isteklilerin EKAP üzerinden e-teklifi silmek suretiyle bu işlemi gerçekleştirebileceği,

 

anlaşılmaktadır.

 

İlgi yazıda da belirtildiği üzere EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce sistem üzerinde işlem yapılamadığı bazı durumlar oluşabilmekte, böyle hallerde yaşanan teknik aksaklığın niteliğine göre EKAP’a giriş yapılamadığı, ihale dokümanının indirilemediği, e-imza ile işlem yapılamadığı, ihale tarihinden önce teklif verilebilmiş olmasına rağmen ihale tarihi günü ve saatinde teklif verilemediği, verilen tekliflerin açılamadığı veya idare/istekli olabilecek/istekliler tarafından sistem üzerinden ihale süreciyle ilgili diğer işlemlerin yapılamadığı olaylar vuku bulabilmektedir.

 

Bu türden teknik sorunların ortaya çıkmasında ihaleyi gerçekleştiren idarelerin, isteklilerin veya istekli olabileceklerin herhangi bir kusuru olmamakta veya bu durumu önceden öngörmeleri mümkün bulunmamaktadır. Sistemin işleyişine etki eden teknik aksaklıklar, gerek idare veya istekli olabilecek/isteklilerin bildirimi gerekse de Kurum tarafından sistemde yapılan kontrol işlemleri üzerine tespit edilebilmektedir.

 

Teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması halinde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin yukarıda aktarılan hükmünün verdiği yetki kapsamında ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacıyla Kurum tarafından ihale sürecine ilişkin işlemleri durdurma, erteleme, yenileme veyahut iptal etmeye yönelik tedbirler kullanılabilmektedir.

 

Bu tedbirleri almaya sadece Kurum yetkili olup bu yetki, Kamu İhale Kurumu Teşkilatı ve Personelinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’in “Elektronik İhale Dairesi Başkanlığı” başlıklı 19 uncu maddesinde Elektronik İhale Dairesi Başkanlığına verilen “Elektronik Kamu Alımları Platformunun kurulması ve işletilmesi ile ihale sürecinde bilgi teknolojilerinin kullanımına ilişkin işlemleri yürütmek ile ihalelerde aday ve isteklilerin yeterliliğinin tespitiyle ilgili olarak Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden sistemin kurulması ve işletilmesine ilişkin işlemleri yürütmek” görevleri kapsamında anılan Daire Başkanlığı tarafından kullanılmaktadır. İlgililer ise bu Başkanlık tarafından alınan tedbirler doğrultusunda ihale sürecine ilişkin işlemleri yürütmektedir.

 

Bu tür bir yetkiye dayanılarak yapılan ilgili işlemleri durdurma, erteleme, yenileme veyahut iptal etme tedbirleri “teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması” haline hasredilmekte, dolayısıyla burada devam etmekte olan ihale sürecine Kurum tarafından müdahalede bulunulmamakta, aksine EKAP kaynaklı teknik aksaklıklar nedeniyle ilerletilemeyen ihale sürecinin yeniden işler hale getirilebilmesine yönelik tedbirlerin alınmasına olanak sağlanmaktadır.

 

Zorunlu durumlarda ve istisnai nedenlerle yapılan durdurma, erteleme, yenileme veyahut iptal etme yönündeki teknik müdahale işlemlerinin yukarıda öngörülen amaçlarla sınırlı ve ölçülü şekilde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu sınırlar içerisinde Kurum tarafından sistemde sorun olup olmadığının anlaşılması amacıyla ihale tarih ve saatine kadar yapılabilecek işlemler (doküman indirme, teklif sunma vb.) engellenmemekle birlikte tekliflerin açılması engellenerek ihale işlemleri durdurulabilmekte, durdurma sonrasında ihale işlemlerine kalındığı yerden devam edilebilmekte; sistemde yaşanan teknik sorunlar nedeniyle işlem yapılamadığı hallerde ise ihale işlemleri sorunların giderilmesine olanak sağlayan en kısa süredeki makul bir tarih ve saate ertelenebilmekte; elektronik eksiltme işlemleri gibi gerekli durumlarda ise işlemlerin yenilenmesine imkan tanınabilmekte, kimi durumlarda da ihale sürecine ilişkin işlemlerin iptal edilmesine yönelik tedbirler alınabilmektedir.

 

Dolayısıyla teknik sorunlar nedeniyle EKAP’ta işlem yapılamaması durumu, ihalelerde tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek teklifin içeriği ile bağlantılı temel hususlardan bağımsız nitelik arz etmekte olup böyle durumlarda her ne kadar ihale sürecine ilişkin işlemler durdurulsa veya ertelense de verilen teklifler herhangi bir sebeple geri alınamamakta veya değiştirilememektedir.

 

Diğer yandan 4734 sayılı Kanunun 24 üncü ve 27 nci maddelerinde ihale tarihinin, ihale ilanı ve idari şartnamede belirtilmesinin zorunlu olması ve bunun emredici hükümle kurala bağlanması karşısında, bu tarihin değiştirilmesine ilişkin Kanunun 29 uncu maddesinde ve buna dayalı olarak ikincil mevzuatta yer verilen düzenlemeler çerçevesinde, zeyilname ile ihale tarihinin ertelenmesi ve tekliflerin geri çekilerek yeniden teklif verme imkânın getirilmesinin asıl sebebinin ilan yapıldıktan sonra ihale dokümanında tekliflerin hazırlanmasını veya işin istenildiği şekilde gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddî veya teknik hatalar veya eksikliklerin giderilmesinin olduğu, bu doğrultuda ihale tarihinin bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün süreyle ertelenmesi ve zeyilname düzenlenmesi halinde teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere de tekliflerini geri çekerek yeniden teklif verme imkânının sağlanmasının amaçlandığı anlaşılmaktadır.

 

Bir başka ifadeyle; ihale tarih ve saatinin ihale dokümanının bir parçası olan idari şartnamede belirtilmesi zorunlu olmakla birlikte, ilanda ve idari şartnamede belirlenen ihale tarihinin farklı bir tarih olarak tayin ve tespit edilebilmesi için bu değişikliğin anılan Kanunun 29 uncu maddesinde öngörülen usule uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Burada zeyilname düzenlenmesi ile ihale tarihinin ertelenmesi veya bunlar dışındaki ihale sürecinde tesis edilen zincir işlem niteliğindeki diğer bütün işlemler, ihaleyi yapan idareler tarafından gerçekleştirilmektedir.

 

Bu yönüyle teknik sorunlardan kaynaklanan Kurum tarafından yapılan erteleme işleminin, Kanunda zeyilname ile ihale tarihinin ertelenmesi ve tekliflerin geri çekilerek yeniden teklif verme imkanın getirilmesinden farklı olarak ihalenin değil, teknik sorunların niteliğine bağlı olarak ihale sürecindeki bazı işlemlerin (doküman indirilmesi, tekliflerin sunulması ve açılması, ilk oturum işlemlerinin yapılması vb.) ertelenmesi anlamına geldiği açıktır.

 

Dolayısıyla elektronik ortamda yapılan ihalelerde EKAP üzerinde yaşanan teknik sorunlar nedeniyle ihale sürecine ilişkin işlemlerin ertelenmesi ile, ihale dokümanından kaynaklı oluşabilecek hatalar veya eksikliklerin önlenmesine yönelik tekliflerin içeriğinin değiştirilebilmesine imkan tanımaktan ziyade doküman indirilebilmesi, hazırlanmış olan tekliflerin elektronik ortamda gönderilebilmesi, açılabilmesi ve/veya diğer işlemlerin yapılabilmesine münhasır olarak gerekli teknik altyapı ortamının temin edilmesine ilişkin tedbir alınması amaçlanmaktadır.

 

Ayrıca ifade etmek gerekmektedir ki bu durumdan kaynaklı olarak ihale sürecine ilişkin işlemlerin ertelenmesi halinde, doküman indirmemiş veya indirememiş, teklif vermemiş veya teklif vermek istemiş ancak verememiş istekliler açısından Kurum tarafından belirlenen yeni tarih ve saate kadar doküman indirebilme ve/veya teklif verebilme imkânı doğmakta, ancak öncesinde teklif vermiş istekliler varsa bu isteklilerin tekliflerini geri çekerek yeniden teklif verebilme imkânı bulunmamaktadır.

 

Bu çerçevede EKAP’ta yaşanan genel bir teknik aksaklık, gerek e-imza ile gerekse de diğer yöntemlerle ihale dokümanının indirilmesi, tekliflerin hazırlanması, sunulması, açılmasına kadar pek çok işlemin gerçekleştirilememesine sebebiyet verebilecekken, tekliflerin sunulmasıyla ilgili yaşanan bir teknik aksaklık, yalnızca tekliflerin sunulamaması ve/veya açılamaması gibi sorunlara sebebiyet verebilecektir.

 

Bu durumda EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle yapılacak işlemlerde, hem ihale tarihi ve saatinden öncesi ve sonrasındaki menfaat dengesinin hakkaniyetli ve orantılı şekilde oluşturulabilmesi hem de bu hususta kusuru bulunmayan istekli olabilecek veya istekliler açısından hak kayıplarının önlenebilmesi için teknik aksaklığın niteliğinin ve kapsamının tespit edilerek ilgililerce EKAP’ta yapılabilecek işlemlerin belirlenmesi ihtiyacı oluşmaktadır. Nitekim EKAP’ta yaşanan teknik sorunun niteliğinin ve kapsamının sistem üzerinden teknik olarak tespiti mümkündür.

 

Ayrıca Kuruma verilen görev ve yetki çerçevesinde EKAP üzerinden, ihale tarih ve saatinde tekliflerin açılmasına yönelik ihale işlemlerinin başka bir tarihe ertelenmesi durumunda,  ihale öncesi hazırlık işlemlerinden sözleşme sürecine kadar ihale sürecinin ihale tarihi ile bağlantılı olduğu hususlarla ilgili yapılacak işlemler (asgari ücret ve diğer işçilik maliyetlerine ilişkin yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığının belirlenmesi, parasal değer içeren yeterlik kriterleri yönünden (iş deneyim) güncelleme yapılması, ihale tarihi itibarıyla ihalelere katılmaktan yasaklı ve ihale dışı bırakılma durumlarında olunmadığının gösterilmesi, ihale saatinden önce ihalenin iptal edilmesi, tekliflerin geçerlilik süresi ile geçici teminat mektuplarının geçerlilik tarihi süresinin hesabı, aşırı düşük teklif açıklamada bulunulması, yabancı para birimi üzerinden verilen tekliflerin dönüştürülmesi, hak arama hürriyeti bağlamında ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikâyet başvurularında sürelerin hesaplanması, Kanunun 10 uncu maddesinde yer alan hükümler gereğince birinci fıkranın fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e), (g) ve (i) bentlerinde belirtilen durumlarda olunmadığının tevsiki, fiyat farkı ödeme işlemleri vb.) açısından ihale tarihi olarak hangi tarihin esas alınması gerektiğinin belirlenmesi önem arz etmektedir.

 

Çünkü mevzuatın uygulanmasında ihale tarihinde yasaklı olan birinin EKAP’ta teklif alma ve/veya açma işlemlerinin ertelenmesi sürecinde yasaklılığın biterek ihaleye katılabilmesi veya ihale tarihinde yasaklı olmayan birinin erteleme sürecinde yasaklanarak ihaleye katılamaması, ihale işlemlerinin ertelenmesi durumunda tekliflerin geçerlilik süresinin dolması, geçici teminat mektuplarında geçerlilik tarihinin yetersiz kalması, aşırı düşük teklif açıklama işlemlerinde kullanılan tarife ve fiyatların, geçici vergi beyanname döneminin, asgari ücretin belirlenmesinde veya fiyat farkı hesabında kullanılacak formülde yer alan temel endeksin/fiyatın/sayının tespitinde veyahut ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayet başvurusunun yapılabileceği en son tarihin belirlenmesi gibi hususlarda ihale tarihi olarak hangi tarihin dikkate alınması gerektiğinin ortaya çıkaracağı tereddüt yaratan pek çok durum ve sonuç olacaktır.

 

Zira yılın son gününde yapılacak bir ihalede tekliflerin alınması ve/veya açılması işlemlerinin EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle bir sonraki yıla ertelenmesi varsayımında yukarıda bahsedilen işlemlerin (yaklaşık maliyet güncellemesi, asgari ücret vb.) yanı sıra istenecek yeterlik kriterlerin (ciro, bilanço, iş deneyimi vb. ilişkin kabul edilecek yıllar vb.) dahi değişebilme olasılığı bulunduğu dikkate alındığında ihale kurgusunun tamamıyla farklılaşacağı durumlar söz konusu olabilecektir.

 

Dolayısıyla idarenin satın alma sürecine ilişkin ihale takvimi ve planlamasının, ihale konusu iş için belirlenen kriter ve özelliklerin belirli olması ve istekliler tarafından hazırlanan tekliflerin sağlıklı bir şekilde oluşturulabilmesi için bahsedilen durumların ortaya çıkarabileceği riskleri veya tereddütleri önleyerek satın alma sürecini öngörülebilir kılmak önemlidir.

 

 

 

 

Bu nedenle Kuruma tanınan yetki kapsamında ihale sürecindeki işlemlerin kısa bir süreliğine de olsa teknik gerekçelere ve zorunlu nedenlere bağlı olarak ertelenmesinin, ilgililer aleyhine sonuç doğurmamasını ve idari şartnamede öngörülen ihale tarihindeki ihaleye katılım koşulları açısından sahip oldukları durum ve koşulların korunmasını temin etmenin Kanunda öngörülen temel ilkeler ile hukuki belirlilik ilkesi çerçevesinde hukuk devleti olmanın bir gereği olduğu değerlendirilmektedir.

 

Nitekim konuyla ilgili Hukuk Hizmetleri Dairesi Başkanlığının da görüşü alınmış olup alınan görüş ve yukarıda aktarılan değerlendirmeler neticesinde, EKAP üzerinde yaşanan teknik sorunlar nedeniyle ihale sürecine ilişkin işlemlerin ertelenmesi ile zeyilname yapılmak suretiyle ihale tarihinin ertelenmesinin gerekçelerinin aynı mahiyette olmadığı, konuyla bağlantılı hususlarda bu durumun da göz önünde bulundurularak değerlendirme yapılmasının, dolayısıyla ihale tarihi olarak ihale işlemlerinin ötelendiği tarihin değil, ihale ilanında ve dokümanında belirlenmiş olan ihale tarihinin esas alınmasının daha uygun olacağı anlaşılmaktadır.

 

Diğer yandan fiili uygulamada EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle yapılan erteleme sonucunda ihale tarihi olarak tekliflerin alındığı ve açıldığı yeni tarihin esas alındığı, ancak yukarıda aktarılan hususlar doğrultusunda ilgili Yönetmeliğin 29 uncu maddesinde Kuruma tanınan erteleme yetkisinin EKAP üzerinde belirtilen koşullarda ve sınırlarla kullanılmasının uygun olacağı, bu doğrultuda konuyla ilgili ihale sürecine ilişkin yapılacak işlemlerde de ihale dokümanında belirlenmiş olan ihale tarihinin dikkate alınarak sürecin yürütülmesi gerektiği değerlendirilmektedir.

 

Netice itibarıyla hem idareler tarafından satın alma sürecinin başında oluşturulan ihale planlamasının korunarak öngörülebilirliğin temin edilmesi hem de ihale tarihinden önce teklif vermiş istekliler ile ihale tarihinde teklif vermek isteyen ancak EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle doküman indiremeyen ve/veya e-teklif gönderemeyen istekli olabilecekler/istekliler arasında aynı durum ve koşulların oluşturulabilmesi amacı doğrultusunda, ihale tarihinden önce teklif veren isteklilere tekliflerini geri çekme hakkı tanınmadığı da göz önünde bulundurulduğunda, yapılacak işlemlerde (teknik sorun nedeniyle teklif alma, açma vb. işlemlerinin ötelenmesi hariç) ihale tarihi olarak ihale ilanında ve dokümanında (İdari Şartname) belirlenmiş olan ihale tarihinin esas alınabileceği kararına varılmıştır.

 

Yukarıda yer alan tespit ve değerlendirmeler çerçevesinde;

 

EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle ihale sürecinin devamının sağlanması ve hak kayıplarının önlenmesi amacıyla Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 29 uncu madde hükmünün verdiği yetki kapsamında Kurum tarafından ihale sürecine ilişkin işlemlerin ertelenmesi halinde,

 

1) Erteleme tedbiri kapsamında, ihale dokümanından kaynaklı oluşabilecek hatalar veya eksikliklerin önlenmesine yönelik tekliflerin içeriğinin değiştirilebilmesine imkân tanımaktan ziyade ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için gerekli teknik altyapı ortamının temin edilmesine ilişkin tedbir alınmasının amaçlandığı, bu çerçevede ihale ve sözleşme sürecinin ihale tarihi ile bağlantılı olduğu hususlarla ilgili yapılacak işlemlerde (teknik sorun nedeniyle teklif alma, açma vb. işlemlerin ötelenmesi hariç), hem idareler tarafından satın alma sürecinin başında oluşturulan ihale planlamasının korunarak öngörülebilirliğin temin edilmesi hem de ihale tarihinden önce teklif vermiş istekliler ile ihale tarihinde teklif vermek isteyen ancak EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle doküman indiremeyen ve/veya e-teklif gönderemeyen istekli olabilecekler/istekliler arasında aynı durum ve koşulların oluşturulabilmesi amacı doğrultusunda, ihale tarihinden önce teklif veren isteklilere tekliflerini geri çekme hakkı tanınmadığı da göz önünde bulundurulduğunda, ihale tarihi olarak ihale ilanı ve dokümanında (İdari Şartname) belirlenmiş olan ihale tarihinin esas alınmasına,

 

2) Kararın, EKAP’ta gerekli teknik altyapı geliştirmelerinin tamamlanmasını müteakip Kurumun resmi internet adresinde ve Elektronik Kamu Alımları Platformunda ilan edilmesine;

 

Oybirliği ile karar verilmiştir.

 

 

 

 

Hamdi GÜLEÇ Başkan
Dr. Ahmet İhsan ŞATIR Kurul Üyesi	Oğuzhan YILDIZ Kurul Üyesi	Osman ŞAHİN Kurul Üyesi
Mehmet BIÇKICI Kurul Üyesi	Selami KORKMAZ Kurul Üyesi	Halil YILMAZ Kurul Üyesi