4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 10 uncu maddesinin 3 üncü fıkrasında “İş bitirme, yönetim ve denetim suretiyle elde edilecek belgeler, belge sahibi kişi veya kuruluşların dışındaki istekliler tarafından kullanılamaz, devredilemez, kiraya verilemez, satılamaz” düzenlemesi yer almakla birlikte, bu belge sahiplerinin kuracakları veya ortak olacakları tüzel kişilerin ihale girebilmesinde belli koşullar aranmaktadır.
İhalelerde, tüzel kişiliğin yarıdan fazla hissesine sahip ortağa ait iş deneyimin değerlendirilmesi bakımından, tüzel kişiler tarafından katılım sağlanacak ihalelerde ortağa ait iş deneyim belgesinin kullanılabilmesi için; iş deneyim belgesi ortağın tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip olması, ve bu yarıdan fazla hissesine sahiplik durumunun en az bir yıldır devam ediyor olması ve Anılan madde kapsamında her ihalede bu oran aranması ve teminat süresi boyuncu muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Ayrıca 4734 sayılı Kanun’a göre yapılan ihaleler kapsamında imzalanan sözleşmelerin yürütülmesi bakımından tüzel kişiliğin temsil ve yönetim yetkisine sahip olması ve yine sahip olduğu bu yönetim ve temsil yetkisinin de en az bir yıldır devam ediliyor olması şartı aranmaktadır.
Anılan kanun maddesinin gerekçesine bakıldığında ise; Tüzel kişinin ortağına ait belgelerin kullanabilme şartlarına ilişkin uygulamada ortaya çıkan ve rekabet ortamını bozan sonuçların kaldırılması ve belge sahiplerinin sorumlu olarak tecrübe ve birikimlerini doğrudan tüzel kişiye ve ihale konusu işe yansıtmasını sağlamak amacıyla belgesi kullanılan ortağın tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili olması şartı getirildiğini görülmektedir.
4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinde aranan yönetim ve temsil yetkisinin de tescil ve ilan edilmesi gerekmektedir. Temsil ve yönetim koşulunda aranan bir yıllık süresinin tayininde de ticaret siciline tescil tarihinin dikkate alınacağı standart formda yer alan Ortaklık Tespit belgesinde ifade edilmiştir.
18.01.2019 tarihli resmî gazetede yayımlanan 7161 sayılı Kanun ile yapılan değişiklik sonucunda, belge sahibinin tüzel kişide en az bir yıldır yarıdan fazla hisseye sahip olma koşuluna ilaveten bu sürede 4734 sayılı Kanununa göre yapılacak ihalelere ilişkin sözleşmelerin yürütülmesi konusunda temsil ve yönetime yetkili olması koşulu getirilmiştir. Belge sahibinin bu koşulları sağladığı her ihalede aranacak ve söz konusu koşulların aynı zamanda teminat süresi sonuna kadar muhafaza edilmesi zorunlu olacaktır.
Belge sahibinin söz konusu şartları sağladığının tevsiki ise İhale Uygulama Yönetmeliklerinin ekinde Standart Formlar arasında yer alan “Ortaklık Tespit Belgesi” ile mümkün kılınmıştır. Bilindiği üzere daha önceki uygulamada istekliler tarafından Ortaklık Durum Belgesi sunulmakta olup, anılan kanun değişikliği yürürlüğe girmiş olması ile birlikte Ticaret sicil müdürlükleri veya meslek mensubu tarafından ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenen, düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak şartların korunduğunu gösteren belge olan Ortaklık Tespit Belgesi sunulacaktır.
Ek olarak, Ortaklık Tespit Belgeleri, düzenlendikten sonra iş deneyim belgesini kullanan tüzel kişinin temsilcisi ve iş deneyim belge sahibi tarafından imzalanması şartı getirilmiştir. Bununla birlikte kanun maddesinde söz konusu şartların aynı zamanda teminat süresi sonuna kadar muhafaza edilmesi zorunlu tutulduğundan, temsil ve yönetim koşulunun sözleşmelerin yürütülmesi aşamasında tevsiki de gerekecektir ki, buna ilişkin de Tip Sözleşmelerde yapılan değişik ile Yükleniciler tarafından her hakedişle birlikte «2.2. G Yüklenicinin tüzel kişi olması ve ihalede sunulan iş deneyim belgesinin yüklenicinin yarısından fazla hissesine sahip ve 4734 sayılı Kanuna göre yapılacak ihalelere ilişkin sözleşmelerin yürütülmesi konusunda temsile ve yönetime yetkili ortağına ait olması halinde yüklenici, aşağıda yer alan ifadeyi içeren beyanı her hakedişle birlikte idareye sunar.
“[Teklif kapsamında sunulan belgenin düzenleme tarihi yazılacaktır.] tarihli Ortaklık Tespit Belgesinde yer alan bilgilerde bugüne kadar değişiklik olmadığını ve ortağımıza ait iş deneyimini gösteren belgelerin tamamının, başka bir tüzel kişiye kullandırılmadığını taahhüt ederiz.» ifadesini içeren beyanın idareye sunulması gerekmektedir.
